新形勢下，如何實現(xiàn)學(xué)校檔案工作的信息化

陳藝華

檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理工作的重要組成部分。隨著教育教學(xué)改革的不斷深化，各式各樣的教學(xué)科研活動和各類專題檢查不斷增加，學(xué)校管理工作越來越規(guī)范化、制度化、精細(xì)化，需要歸檔的資料也越來越多，檔案資料成倍增加。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，用于檔案管理工作的技術(shù)設(shè)備也逐漸更新?lián)Q代，為學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新提供了條件。因此，信息化建設(shè)成為學(xué)校檔案管理工作急需解決的問題。

一、實現(xiàn)檔案信息化管理的意義

1.便于管理，避免丟失。紙質(zhì)的檔案資料在收集、整理、歸檔、利用過程中可能存在資料損壞、丟失的問題，而檔案信息化管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。

2.便于開發(fā)利用，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用起來相當(dāng)麻煩，查找到目錄后還要在浩如煙海的檔案資料中查找，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱。實現(xiàn)檔案的信息化管理之后，人們可以在計算機上查閱檔案資料，極大地提高了工作效率；同時，檔案資料的電子化也便于學(xué)校對資料進(jìn)行二次開發(fā)和利用，提高了檔案資料的實用性和利用率。對檔案進(jìn)行信息化管理，可以為學(xué)校各項工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.便于存儲。隨著檔案數(shù)量的增加，學(xué)校檔案管理工作面臨著沉重的庫房壓力。檔案信息化管理利用計算機硬盤或光盤存儲，可以很好地解決檔案信息存儲難的問題。

二、目前存在的問題

1.思想認(rèn)識錯位。部分學(xué)校對檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，思想認(rèn)識上出現(xiàn)偏差，因而往往怠于配合、協(xié)助。

2.人員配備缺位。端州區(qū)各學(xué)校的檔案員基本上都是由教師兼任，他們每天需要應(yīng)付日常大量的教育教學(xué)工作，很難抽出更多時間開展檔案信息化工作。目前，學(xué)校都是臨時聘請檔案員做學(xué)校檔案資料的整理歸檔工作，人員配備不到位，導(dǎo)致工作難以開展。

3.技術(shù)指導(dǎo)失位。檔案信息化建設(shè)涉及很多新情況、新問題，有些內(nèi)容專業(yè)性較強，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.資金來源不足。檔案信息化建設(shè)在加強規(guī)范管理、加大硬件投入等方面需要較大支出，而學(xué)校經(jīng)費中用于檔案建設(shè)方面的專項資金很少，不能滿足工作需要。

三、關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的幾點建議

1.加強重視，充分準(zhǔn)備。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化建設(shè)工作，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，落實工作責(zé)任，落實相應(yīng)的資金、設(shè)備、人員，建立健全相關(guān)的管理制度，為推進(jìn)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)提供保障。

2.建立管理機制，實現(xiàn)規(guī)范建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過程中，各學(xué)校還要建立相應(yīng)的管理機制，提供制度保障。首先，要明確相關(guān)責(zé)任，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全性；同時，還要從檔案電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。

3.配置硬件設(shè)備，推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就要為檔案室配備計算機、打印復(fù)印一體機、數(shù)碼相機以及掃描儀、投影儀等信息化設(shè)備，也要為檔案管理人員配備計算機。

4.開展培訓(xùn)，掌握專業(yè)水平。檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機知識、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，熟悉檔案室情況，及時跟蹤了解檔案業(yè)務(wù)的最新領(lǐng)域及其發(fā)展趨勢。為確保學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，學(xué)校要加大對檔案員計算機技能及檔案信息化水平的培訓(xùn)力度，使檔案管理人員積極參加市、區(qū)檔案局組織的電子文件歸檔及管理有關(guān)知識的培訓(xùn)，掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識，掌握文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)。

5.分步實施，有序推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

責(zé)任編輯 晁芳芳