大數據時代背景下檔案管理模式的變革和優化

薛秋娟

摘 要：大數據就是指數據大規模、大量增加的年代，由于計算機一級互聯網的迅速發展以及應用，大數據時代便應運而生，在大數據快速發展下，其作用影響了許多部門，其中就包含檔案管理部門。檔案管理部門不僅負責檔案基本的管理工作，還要負責為社會人員就業、科研等工作提供信息服務。大數據的應用在檔案管理產生了重要作用。本文立足于對大數據背景下檔案管理變革的分析，提出優化檔案管理的幾點措施。

關鍵詞：大數據 檔案管理 變革 優化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）07-00-01

網絡的發展改變了人們的生活，使人們的生活充滿著便捷。無論是哪個行業都會以數據的模式存在，時代在改變下迎來了大數據時代。由于目前檔案管理的數據信息數量非常多，類型多樣，傳統的紙質化檔案管理方式滿足不了時代所要求的高效率。因此這對檔案管理而言不但是機會也是挑戰，也就意味著檔案管理部門要改變傳統的管理模式，機會便是完善檔案管理方式，提高工作效率，為人們提供高水準的服務。本文以河南省舞陽縣人社局的檔案管理為研究對象。

一、大數據時代下檔案管理方式的變革

1.轉變觀念

檔案管理方式的改變首先要從檔案的儲存模式開始改變。在計算機以及網絡不發達的時代下，檔案的儲存一般采取紙質化的儲存方式，這種儲存方式耗費大量的人力物力[1]。在當今的大數據時代下，對檔案的儲存可通過計算機技術電子化處理檔案數據，更加方便人們對檔案的查閱，提高數據使用率，提升工作效率。還可以讓檔案管理相關的工作人員慢慢的接受并適應大數據的檔案管理方式，同時制定檔案數據的大型化、查閱速度華的管理制度。

2.檔案大數據的收集以及處理

一方面可在原有的數據上重新進行資源的有效整合，可按照相關部門對數據進行互聯網建檔或以數據的來源為依據，進行數據的重新歸類并建立對應的數據庫，并將數據結果匯報至相關上級部門。另一方面對存儲的檔案信息進行校對刪除，通過校對刪除已過儲存時間的檔案信息，規范數據的檔案管理方式，確保檔案信息的可靠性、時效性以及準確性。與此同時，要充分使用安全性較高、性能較好的科研軟件對檔案進行管理，避免造成數據丟失等風險。

3.制度檔案大數據策略

對各項數據進行檔案管理是提升競爭力的方法之一，龐大的數據庫可為決策以及發展提供數據上的支持。所以，要對檔案管理進行高度重視，需要制定檔案管理策略。通過我國目前的科學技術水準、大量優秀人才的培養、多種的數據信息來制定檔案管理策略性布局。以此實現數據資源龐大、查閱速度、及時交流的互動性較強的數據管理策略。

4.數據儲存注重其類別與年限

要使用目前先進的計算機技術對檔案數據進行對應的設計。對檔案在進行入庫儲存室要進行一致的時間并標明存儲的時間期限，以此來確保檔案數據的時效性。要制定檔案數據的分類明細，并以此為依據進行數據的分類，提高查閱數據的速度以及準確性。檔案管理的科學化可優化工作效率、提供高水準的服務。

5.統籌合作

人社局檔案數據來自人社局的各個職能類工作部門。因此，對于不同類型的工作部門要有差別的進行數據管理。在為人社局的決策提供信息時，各工作部門要進行相互協調、配合，統籌兼具。最大程度實現數據資源的有效配置、流通，各部門之間進行合作，確保數據信息及時進行共享。

二、大數據時代優化檔案管理模式的措施

1.建立現代化的檔案管理理念

目前各行業都在使用智能設施、自動化設備等科學技術，推進自身的發展壯大，由于這種狀況的大規模出現推動了現代化變革的產生。檔案管理要緊跟時代的變化，努力研究全新的檔案管理方式，轉變管理理念。一方面檔案管理人員不要抗拒新理念的產生，要適應時代的發展進步，積極接受新理念，接受網絡、計算機的發展對檔案管理產生的作用以及變革。另一方面要由傳統的檔案儲存模式改變至為所處人社局的發展提供所需要的信息以及數據參考。

2.加快檔案管理信息化建設

在當今信息化的背景下，各行業都要以信息化為目標進行改革。為提高人社局檔案管理，一方面需要對基礎設施進行不斷的更新換代，進行完善，相關部門要加大資金資源的投入力度以此確保基礎設施的更換。另一方面要加強對數據的數字化建設，加強檔案管理的自動化。可通過專業人員的維護以及投入資金來提高建設的質量。還需要加大相關設施的使用率，加強舒心二次使用的精準性。

3.加快檔案管理標準化建設

在現代化的背景下，檔案管理要達到標準化以及信息化。標準化管理的意思為要有目標、針對性、有條理的進行檔案管理的規范以及指導檔案管理的標準。通過這種手段，可使管理工作有條不紊的開展，使數據信息能夠準確的歸檔并有效的查閱。可通過先進的計算機技術對檔案信息進行處理，使用在線閱讀或掃描為電子光盤的形式制作電子化模式，做到在檔案數據信息在建檔使就可實現現代化、標準化的管理模式。

4.建立完善檔案管理的安全保障系統

檔案管理的重中之重的工作便是對于檔案信息的保護。在傳統的檔案管理模式中，要定期的進行防火、防潮等保護手段。但在今天電子書信息化的時代背景下，檔案全部是以電子數據的方式存放在計算機中。因此檔案管理會面臨著新的困難，要不斷加強對電子檔案數據的保護，提高網絡安全意識，加強建設網絡安全體系。一方面可使用專業的計算機技術方面的人才進行網絡安全隱患的排查、定期維護檔案管理系統，不斷完善網絡安全系統。另一方面要樹立法律意識，購買正版的網絡安全設備，嚴格遵守國家的法律法規。

5.注重對檔案管理人才的培養與建設

在大數據的背景下，全新的檔案管理模式依賴于計算機技術，目前面對的難題一致是沒有相關工作人員能夠很好的勝任現代化的檔案管理模式，對工作人員的能力提出來新的要求。傳統的檔案管理方式不適合全新的時代背景，需要不斷的學習新的知識。為使大數據時代的檔案管理迷失能夠順利的開展建設，需要重新聘請部分具有信息技術以及專業性較強的工作人員。但也要對原有的工作人員以檔案管理信息標準為依據進行能力培訓，不斷完善其信息化理論體系，增加技術實踐能力。要對人員進行“一員多用”的能力培訓，對工作進行細化，提高工作效率，加強人員處理突發事件的能力。要加強工作人員經驗的溝通，與其他人社局進行合作交流，共同發展進步，克服大數據檔案管理模式面臨的困難。

結語

大數據的社會背景下，要求檔案管理跟緊時代的進步步伐，與時俱進。以檔案管理實際的工作情況為依據，制定相關措施預計策略來促進檔案管理模式的改革發展，加強建設檔案管理的信息化以及標準化。同時檔案管理工作人員要順應時代的要求，形成全新的檔案管理理念，構建服務型的檔案管理模式。

參考文獻

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].信息化建設，2016（5）：48-50.