關于事業單位檔案管理問題的思考

毛仲魯

[摘要]事業單位的檔案管理效率往往決定著這個單位的行事效率，檔案管理做得好能推動事業單位高效、有序地進行工作。隨著事業單位的不斷創新發展，傳統的檔案管理方式已經滿足不了新時期事業單位的發展要求。本文將具體研究事業單位在進行檔案管理中出現的問題，并結合時代的要求，提出一些有助于事業單位更好地管理檔案的意見。

[關鍵詞]事業單位;檔案管理;思考

引言

檔案一般記錄著事業單位在發展中遇到的重大問題，檔案里都藏著事業單位最重要的信息，在之后的發展中，如若事業單位再遇難題，便可將檔案翻出來，從中吸取經驗教訓，以便于能更好地處理問題。檔案的隱私性極高，因此事業單位應在保證檔案安全保密的情況下，將檔案管理結合現代化的信息管理，努力做好檔案管理，促進自身的發展。

一、事業單位在管理檔案時出現的問題

（一）檔案管理的設備落后且低效，與現代信息化技術結合較少

科技和時代在不斷發展變化，可檔案管理的設備卻沒有跟上時代的潮流，依舊停留在老舊的環節。有很多科室的硬件設備較差，設備配置也不夠齊全，一些現代化的電子設備和電子檔案處理需求得不到滿足。現代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。檔案管理對事業單位非常重要，但是很多事業單位的檔案管理水平還停留在過去的階段，這些老舊的管理設備如不及時更換，會降低檔案管理的效率。隨著現代技術的不斷發展進步，一些現代化的檔案管理技術已經普及，事業單位如果不積極主動地將檔案管理與現代信息技術相結合，那么就會影響到自身的發展進步。

（二）檔案管理模式落后

傳統的檔案管理模式雖然用起來得心應手，但已經不適應現代化的潮流，檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔。檔案管理工作是十分煩瑣的，如果再依照落后的管理模式繼續管理，很可能會造成檔案混亂或者損失。而隨著事業單位的發展，只會出現越來越多的重要檔案，長久下來，舊的檔案得不到好的歸納管理，新的檔案只會讓原本煩瑣的工作更加混亂。落后的檔案管理模式注定跟不上事業單位的發展，是要被淘汰的。

二、對事業單位檔案管理提出的建議

（一）更新檔案管理理念并提高管理人員素質

檔案管理對事業單位的重要性不容置疑，事業單位更應該重視檔案管理，更新檔案管理理念。事業單位應當主動要求加強檔案管理機制，更新檔案管理理念，并努力提高檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作絕不只是簡單地將檔案進行歸納、整理、分類，還有很多先進的管理技術。事業單位領導者應當看到現代化檔案管理技術的發展，并讓檔案管理部門努力順應現代化潮流。檔案工作者應當主動學習現代化高科技的管理技術，不能只是每日重復枯燥的檔案收集和分類工作，工作者應當有專業的職業素養，認真負責，既要將檔案進行合理歸納和分類，還要注意保護檔案的相關內容，防止事業單位的一些重要信息泄漏。只有單位領導入重視了檔案管理工作，督促檔案工作者們認真負責的工作，才能讓檔案管理得到更好的發展。

（二）更新檔案管理設備，強化與現代信息化技術的結合

老舊的檔案管理設備會拉低檔案管理的效率，因此，事業單位應當加大對檔案管理部門的經濟投入，給予檔案管理更多的經濟支持，為檔案管理部門引進適合自身發展需要的現代檔案管理的軟硬件設備。檔案管理部門的工作量必然很大，因此，檔案部門可以結合現代化信息技術，安裝計算機、掃描儀等儀器，將檔案進行紙質化和數據化的雙重保管，這樣一來，即使檔案的紙質版被破壞了也可以通過信息技術查找到它的具體內容。現代信息化技術雖然便捷但也存在著一定的危險性。檔案管理人員在運用現代信息技術時一定要注意重要檔案的保密工作，對于一些重要檔案要進行加密保存，以免信息泄漏給單位帶來不好的影響。

（三）創新檔案管理思路與管理模式

檔案管理不應當只是停留在檔案收集和分類的層面上，而應該創新思維，為管理檔案提出更多更好的新方法。事業單位領導入也不應當輕視檔案，而是應該更加看重檔案管理工作，對檔案管理投入更多的精力。檔案管理在現代化技術的幫助下可以變得簡單且高效，管理部門應當擴寬思路，想想應當如何借著現代技術，在不破壞和泄漏檔案內容的前提下提高檔案管理的效率。另外，在信息化的時代，檔案管理部門應該緊隨潮流，可以將一些不涉及事業單位機密的檔案發布在網上，促進檔案資源的共享，在大眾網絡的監督下，也能更好地管理檔案。新穎的管理思路和管理模式對檔案管理的作用十分巨大，希望事業單位的領導入和檔案管理人員都能意識到它的重要性，并共同努力促進檔案管理工作的發展。

結語

事業單位應當認識到自己在檔案管理中出現的問題，明確檔案管理的重要性，更新檔案管理理念，更新檔案管理設備，創新檔案管理思路和模式，在確保檔案的安全性和準確性的同時，促進檔案管理與現代信息技術的融合，這樣才有利于事業單位的檔案管理，也更有利于事業單位的發展。

參考文獻：

[1]李海珠，都蕾.試論事業單位檔案管理的創新思路[J].今日中國壇，2013（10）：185-186.

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