淺談提高婚前醫學檢查檔案管理科學化水平的思路

王桂榮

【摘要】婚前醫學檢查是對準備結婚的男女雙方可能患影響結婚和生育的疾病進行醫學檢查，目的是保障母親和嬰兒健康，提高出生人口素質。文章以正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務中心為例，梳理出了婚前醫學檢查證明檔案的歸檔范圍、基本文件材料和其他文件材料;并且詳細論述了婚前醫學檢查證明檔案的整理原則和整理婚前醫學檢查證明檔案時應當遵循的10個步驟。

【關鍵詞】婚前醫學檢查 證明檔案 歸檔范圍 整理方法

在婚前醫學檢查工作中，檔案管理不僅是一個重要的構成部分，同時也是做好其整體管理工作必不可少的一個環節。

一、婚前醫學檢查證明檔案的歸檔范圍

就正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務中心而言，婚前醫學檢查證明檔案的歸檔范圍主要包括兩個方面：一是基本文件材料，包括相關機構頒發的《婚前醫學檢查證明》存根、《婚前醫學檢查證明》申領表;二是其他文件材料，包括未按時申領《婚前醫學檢查證明》情況說明、民政局出具的證明、派出所出具的證明材料，以及其他應當保存的相關文件材料及《婚前醫學檢查證明》簽發登記本。具體來說，婚前醫學檢查證明文件材料又分為首次簽發、換發、補發三種情況。首次簽發的應有《婚前醫學檢查證明》存根、《婚前醫學檢查證明》申領表;換領的應有《婚前醫學檢查證明》存根、《婚前醫學檢查證明》申領表及原《婚前醫學檢查證明》等相關材料;補領的應有《婚前醫學檢查證明》存根、《婚前醫學檢查證明》申領表、補領《婚前醫學檢查證明》書面情況說明等相關材料。

二、婚前醫學檢查證明檔案的整理方法

（一）婚前醫學檢查證明檔案的整理原則？

就正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務中心而言，我們在整理婚前醫學檢查證明檔案時遵循以下三大原則：一是以各簽發《婚前醫學檢查證明》相關機構（即各級醫院、衛生院）為檔案的獨立的立檔、立卷單位原則;二是以一對準夫妻為對象作為一件進行整理原則;三是按照《婚前醫學檢查證明》編號順序排列文件原則。

（二）婚前醫學檢查證明檔案的整理步驟

就正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務中心而言，我們在整理婚前醫學檢查證明檔案時遵循以下10個步驟：

（1）組卷。一般按照100個編號（100個新婚對象）的文件材料組成一卷。按照《婚前醫學檢查證明》編號順序排列文件。

（2）編制案卷頁碼。對排列好的卷內文件材料用阿拉伯數字編寫頁號。

（3）編制卷內文件目錄。以一個新生兒為對象作為一件進行編制卷內目錄的一個條目，《婚前醫學檢查證明》申領表為正面，把《婚前醫學檢查證明》存根、有效身份證件復印件粘貼于《婚前醫學檢查證明》申領表正面的指定區域處或反面，其他材料附于后面;填寫卷內文件目錄，卷內文件目錄要置于卷內文件首頁之前。①序號：填寫卷內文件材料排列的順序編號;②婚前醫學檢查證明編號：填寫婚前醫學檢查證明存根編號;③責任者：填寫立檔單位名稱;④新婚夫婦：填寫新婚人姓名;⑤妻子：填寫新婚女性姓名;⑥丈夫：填寫新婚男性姓名;⑦婚檢日期：填寫婚前檢查日期，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2018年5月7日標注為“20180507”;⑧發證日期：填寫婚前醫學檢查證明發放日期，以8位阿拉伯數字標注年、月、日;⑨頁號：填寫每件文件首頁所對應的頁號，最后一件文件填寫該件起止頁號;⑩備注：對需要說明情況的文件材料在備注欄內標注，換、補發婚前醫學檢查證明的情況在備注欄內注明“換發”或“補發”，廢證在備注欄內注明何時作廢。

（4）填寫卷內備考表。卷內備考表表中項目具體填寫要求是：①本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況;立卷后發生上述情況的，相關人員應當填寫說明并簽名、標注時間;②立卷人：由本案卷的整理者簽名;③檢查人：由本案卷質量審核者簽名;④立卷時間：填寫本案卷的立卷完成日期。卷內備考表置于卷末。

（5）案卷裝訂。案卷按照“案卷封面——卷內目錄——文件材料——卷內備考表——封底”的順序裝訂，裝訂卷時要先去掉文件材料上的金屬物，然后裝訂成卷。

（6）填寫案卷封面和案卷號。案卷封面表中項目具體填寫要求是：①全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，全宗名稱可以直接印在封面上;②填寫該案卷婚前醫學檢查證明起止編號;③廢證編號：填寫該案卷中各廢證編號;④起止日期：填寫該案卷婚前醫學檢查證明發放的起止日期，中間以“～”連接;⑤件數、頁數：填寫該案卷立卷完成時卷內文件的總件數和總頁數，立卷后發生變化的在“卷內備考表”中說明;⑥廢證頁碼：填寫該案卷中廢證頁碼;⑦全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;⑧類別號：填寫婚前醫學檢查證明檔案類別標識及婚前醫學檢查證明檔案所屬年度;⑨案卷號：填寫案卷的順序編號，案卷排列從每年1月1日開始，按照婚前醫學檢查證明編號每100個編號的文件材料組成一卷，案卷號從1卷開始，依次排卷。

（7）編制案卷目錄。編制婚前醫學檢查證明檔案案卷目錄，婚前醫學檢查證明檔案案卷目錄，表中項目按照整理完畢的案卷相應項目填寫。

（8）裝訂案卷目錄。按照把一年的案卷目錄排在前面，把每年的卷內目錄按照婚前醫學檢查證明編號順序依次排在后面。

（9）編制檔號。婚前醫學檢查證明檔案檔號的編制方法如下：①檔號的結構為“全宗號一類別號一案卷號一婚前醫學檢查證明編號”;②全宗號為立檔單位標識，由檔案館確立;③類別號由婚前醫學檢查證明檔案的類別標識、婚前醫學檢查證明檔案所屬年度構成，并列成分之間用“？”分開;④案卷號為同一全宗、類別的婚前醫學檢查證明檔案的案卷流水號，從1開始編制;⑤婚前醫學檢查證明編號既作為文件自身內容和屬性的體現，在檔號中也代替文件順序號形式存在。

（10）裝盒。把裝訂好成卷的檔案按檔號順序將其裝入檔案盒，并準確填寫檔案盒正面和盒脊各個項目。裝盒時要根據案卷厚度也可將若干連續的案卷裝入同一檔案盒進行保管。

檔案盒正面，表中項目具體填寫要求是：“全宗名稱”填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，也可以直接印在封面上。

檔案盒盒脊，表中項目具體填寫要求是：①全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;②類別號：填寫婚前醫學檢查證明檔案類別標識及婚前醫學檢查證明檔案所屬年度;③案卷號：填寫本盒內的婚前醫學檢查證明檔案起止案卷;④起止編號：填寫本盒內婚前醫學檢查證明的起止編號。

總之，婚前醫學檢查檔案管理為婚檢對象提供溫馨的就診支持，一對一服務，注意保護就診者的隱私，消除不必要的顧慮。檔案管理人員要加強業務學習，不斷提高業務水平，保證檔案管理質量，因此具有重要的意義。