大數據背景下高校檔案信息化管理體系建設的思考

祖盼云

摘要：高校檔案工作是高校教育管理的基礎性工作，是體現教育教學質量和管理水平的一個重要標志，它集直觀性、傳承性、文化性于一體，折射出高校發展的歷史文化及管理沿革。文章探討大數據時代高校檔案信息化管理體系建設的重要性以及存在的問題，并著眼于實際崗位工作經驗，進行思考展望，以期提高高校檔案管理水平，更好地為教學、科研、管理等工作服務，助力于新時代“雙一流”高校建設。

關鍵詞：大數據;高校;信息化;檔案管理

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2019）21-0009-02

習近平總書記在十九大報告中指出，“加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展”[1]。實現高等教育內涵式發展，首先要提高高等教育管理的基礎水平。聚焦新時代“大數據”背景下的檔案管理建設，則是在現有的管理基礎上，創新檔案工作的方式方法，提高檔案工作的整體水平，夯實高等教育管理的基礎，推動教學、科研等各項工作可持續發展。

一、檔案信息化在高校檔案管理工作中的重要性

大數據時代，信息化在社會生活各個領域全面鋪開，信息化帶來的便利、信息公開、資源共享極大地改變了我們的生活、工作方式。高校檔案管理工作也不例外，信息化條件下，檔案工作呈現了許多新的特點。

（一）豐富了檔案的內容，提高了工作效率

信息化技術介入檔案之后，檔案的收集整理可以借助于大數據，使檔案的內容來源更加的豐富，從文書檔案到聲像檔案、實物檔案等，內涵外延都隨之擴大。其次，檔案在進行整理分類、編目、利用等步驟時，借助信息化的檔案管理系統，大大減少了傳統紙質檔案裝訂、編目的時間，這對于檔案數量多且專業檔案人員少的高校有著重要意義。同時，查閱者可借助于網上檔案管理系統，快速地查閱到檔案電子版材料，提高了檔案利用的效率，提升了檔案管理的整體服務水平和質量。

（二）節約了空間，減少了成本

就傳統檔案，尤其是高校檔案來說，其在存儲過程中，尤以紙質檔案、實物檔案等存檔形式為主。這種存檔的方式對于檔案庫房的規模以及貨架等擺放、庫房的干濕度等都有具體的要求。而檔案庫房的規模大小應與建校時基礎設施的規劃建設融為一體，這在新建校區，開始基礎設施規劃時，尚可從頂層設計角度上加以設定，但對于一些較老的校區，房屋面積緊湊，如若不斷地增加檔案數量，會受檔案庫房整體面積的制約，影響檔案工作的正常開展。因此，信息化的檔案處理手段，在保存一些非涉密可公開的檔案文件及實物時，能最大程度上節省紙質檔案存放的空間，一定程度上減少了檔案管理的人力和物力成本。

（三）實現高校信息庫資源的共享和利用

高校信息庫資源除了我們熟知的辦公自動化軟件帶來的數據信息以外，還有很大一部分是來自高校的檔案信息，包括綜合檔案以及人事檔案等。檔案管理與辦公自動化除了能共享基本文字材料信息外，還能共享教學、科研、校友等各項活動中的圖片、視頻等信息，將辦公與檔案管理有機結合，及時豐富信息庫的資源，從而實現信息庫資源最大程度的共享和利用。

二、高校檔案信息化管理體系建設的現狀及問題分析

筆者通過調查了解及結合實際崗位工作實際，認為高校檔案信息化管理體系仍存在一定的問題。

（一）檔案信息化水平較低

高校檔案信息化的水平參差不齊，且總體來說還處于較低水平。有的學校未使用專業的檔案管理系統;有的對于專業系統的應用仍處在低級階段，僅會處理目錄信息，沒有開發全文數據庫檢索，專業化程度較低。檔案整理還是以傳統的紙質檔案收集為準，雖然也收集電子檔案，但是電子檔案整體的收集、分類不完善、不夠細化。檔案管理的數據庫并沒有形成統一的規范標準。一些二級學院仍沒有被納入到學校整體數據庫信息中。

（二）檔案安全呈現新的特點

傳統檔案整理保管，在安全性方面注重的是“防塵、防光……”等“八防”工作。而在大數據時代，檔案信息化逐步加快的階段，電子數據的安全面臨新的挑戰，若不注重加強網絡信息化安全體系建設，檔案信息數據的丟失、泄露可能會在收集、保管以及利用的各個環節出現。鑒于此，有些高校有意地放緩檔案信息化的步伐，“保險起見”的意識較強，仍全力從事傳統檔案的管理。

（三）檔案管理隊伍專業化程度不高

此處所指的專業化程度不高，主要表現在兩個方面：一是應用大數據處理檔案工作的能力不足，傳統管理模式根深蒂固，思路不夠開闊。二是專職檔案工作人員隊伍不足，高校檔案室，尤其是二級院系，以兼職檔案員為多，一定程度上制約了整體檔案管理水平。現階段大數據的大背景下，檔案信息化的發展成熟，關鍵需要依靠人才，如何強化專業隊伍建設，培養適應檔案信息化時代的復合型人才，是檔案工作發展的應有之義。

三、高校檔案信息化管理體系建設的對策

（一）加強網絡安全管理，確保檔案安全

檔案安全的總體原則是，按照檔案的內容確認安全等級，分級分類地保護檔案信息。首先，要在制度層面上加強安全性的規定，制定檔案管理、電子文檔管理、信息系統操作的安全規范;其次，對于所有接觸到檔案資源的工作人員，要加強安全意識的培訓，從檔案的收集，到檔案的整理，再到檔案的利用，都要時刻警醒，強化檔案相關人員的職業道德;最后，技術性的手段也要保證，登錄信息系統，可以通過“加強身份認證、設置權限、數據加密、異地異質備份、單點登錄、保存操作日志”[2]等方式，來保證信息處理的安全性。

（二）加強頂層設計，將檔案信息化建設“納入到學校總體規劃建設”[3]

高校應高度重視檔案信息化工作，從頂層設計上著手，一方面，將檔案信息化納入到學校整體信息化建設規劃中，使其與辦公自動化系統做好對接，減少重復錄入，實現可公開的信息資源共享，豐富檔案的內容，提高檔案的利用服務水平。另一方面，加大檔案工作的資金投入力度，購置一些較為先進的設備設施。重點考慮穩定性好、安全性能強的設備，配備專業的檔案信息化系統，考慮系統的兼容性和穩定性，確保整個信息化工作的順利開展。

（三）加強信息化檔案管理人員隊伍建設

高校檔案信息化建設的核心是創新型人才。檔案管理人員除了熟知檔案學專業知識外，還需要掌握網絡技術、數據庫技術等，將檔案學與信息化技術相結合。如何將二者結合，提高隊伍建設總體水平，可以從以下幾個方面來探討：一是招聘引進復合型的專業技術型人才，注重將計算機技術與檔案管理技術相結合;二是通過外引或內提等手段，培養一批專職檔案人員，提升檔案管理的專業水平;三是通過培訓及學習交流等形式提升現有檔案管理員的技術水平;四是“建立完善的考核評價與競爭激勵機制，激發廣大檔案人員的積極性，提升綜合素養”[4]。

四、結語

總之，在大數據時代，不僅要加大資金投入，培養一批專業水平過硬的檔案管理隊伍，注重安全管理，還要將檔案數字化納入學校整體信息化規劃中，將各種現代化技術充分利用起來，提高檔案的開發、利用以及服務水平，為高校的教育管理工作提供優質、便捷的服務，助力高校“雙一流”建設。

參考文獻：

[1]習近平.決勝全面建成小康社會 奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利——在中國共產黨第十九次全國代表大會上的報告[2017-10-18].http：//cpc.people.com.cn/n1/2017/1028/c64094-29613660-3.html.

[2]張慧玉.大數據時代高校檔案資源管理的思考[J].蘭臺世界，2018，（9）：62

[3]邱曉青.高校檔案數字化建設存在的問題與對策[J].福建商學院學報，2018：3

[4]張克玉，何麗華.高校檔案資源信息化利用淺議[J].內蒙古農業大學學報（社會科學版），2007，（1）：355.