智能化檔案管理在醫院檔案管理中的應用

李紅霞 仲金枝

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【摘要】傳統的醫院檔案管理制度查詢困難、數據散失，落后于時代發展，對醫療科研工作的開展無法起到積極作用，無力支撐我國醫院現代化進程的需求。因而，本文通過對智能化檔案管理的優勢及醫院如何實施智能化檔案管理進行解析，以期為關注這一理念的機構和個人提供思路。

【關鍵詞】檔案管理 醫院信息現代化 智能化檔案

一、智能化檔案管理應用于醫院的優勢

（一）數據明確

智能化檔案管理的出現，是檔案管理的一次革命性轉變。在現代化醫院建設和發展過程中，社會大眾對醫療機構的要求越來越高，醫院想要在市場競爭中獲得優勢，必須建立起和諧的醫患關系和社會關系。在此過程中，檔案管理工作起著十分重要的作用。

一直以來，我國的醫院中有為數不少采取傳統的、承載媒介為純紙質的檔案制度，這一制度天然存在一定的缺陷性：如就診記錄分散，同一病患存在就診時間、診室、醫院差異，本應第一時間整合就診信息以便醫生問診，然而就診記錄碎片化，病患無法科學描述自身病情，同時，醫生用藥施診的習慣不同，重復檢查診療用藥之下，導致了醫療資源的極大浪費。在醫患關系緊張，社會對醫生和醫院普遍信任度低的今天，這甚至會引發患者對醫生的懷疑與不滿，醫患關系進一步緊張惡化，造成不可挽回的損失。

而采用智能化檔案管理制度后，病患的病情病史、就診記錄可以詳盡的為醫生所知，既節省了過多的檢查費用，又避免了使用藥物不當或藥效抵消等情況，醫生也可以節省時間和精力以達到就診效率最大化，同時，清晰明確、不易散失的病患資料又可以為醫學研究提供可信的資料。

（二）成本低廉

在傳統醫院檔案管理制度下，醫院的醫療工作和行政工作之間數據無法整合，需要各自消耗人事、財務和時間來記錄折算歸檔，使醫療工作和行政工作相互沖突，醫院運行效率降低。而在智能化檔案管理下，信息化、電子化既解決了檔案管理所需的占地，又節省了審計部門的人力，更重要的是將醫院總體的運行數據化，使得這兩類數據相互關聯，從而統籌醫院整體運營。

（三）醫院發展依據充分

傳統醫院檔案管理有著易損失，難甄別等缺點，而醫院在經營管理方面又會耗費大量時間和精力，因此無暇回顧檔案，也就無法吸取過去的經驗教訓。在經過智能化檔案管理后，這一問題可有效改善，例如，流行病爆發期間，可根據過往一定年限間的病例病癥估算疫情，做好醫療資源的調度分配;在培養新人時，可以快速查找出豐富的病例、照片、會診記錄等資料，以便于開展教育工作;從事研究工作的醫生可以節省查詢稀有病例、大容量數據的時間，更好地投身醫學研究;醫院行政管理方面，可以根據舊有資料分析當前形勢，購入或維護醫療器械、藥品，增加可容納病號數目等。

二、醫院如何實行智能化檔案管理

（一）提高管理人員專業素質

部分醫院以節省人事成本為目的，主要選擇各部門近退休或冗余的人員作為檔案管理部門的工作人員。此類工作人員自身調職到邊緣部門，難以對所屬部門產生責任感，又對檔案重要性缺乏正確認知，且受限于專業能力與檔案管理工作無法對應，難以對內容復雜，數量繁多的檔案進行應有的整理和維護，以至于內在價值無法估量的醫療檔案或丟棄遺失、或無法編訂。對于如上情況，醫院方面應拿出有力舉措，一方面，為現有的檔案管理人員加大普及檔案管理工作的維護知識、安全知識、責任意識等的力度，并在薪酬待遇上視同醫院其他部門的工作人員，以保證檔案管理人員采取積極正面、負有責任心的工作態度開展工作;另一方面，應向外界廣泛聘請專業的檔案管理人才，通過運用他們的管理技術和責任意識，不僅能使維護檔案更高效、管理流程更簡潔，還可為檔案管理系統的智能化和全面應用打下基礎。

（二）加大投入資金力度

部分醫院考慮到運營成本因素，在檔案管理部門投入的資金稀少，而主要將資金投放在可視醫療條件，如醫療器械、醫藥資源、院校合作上。但在自身資源的優質利用上態度消極。從表面看，這樣分配預算金額合乎邏輯，但內在價值極高的醫院檔案本可作為醫院開發藥物、開展科研、調整運營方針所依據的重要情報，現在不僅無法發揮作用，還需耗費金錢人力維護，實質上，這是對醫院隱形資產的消極化處理，足以造成巨大浪費和虧損。

因此，醫院方面應轉變運營思想，各大醫院可根據自身實際發展情況，將先進的信息管理系統引入到檔案管理工作中，并將原有的紙質信息錄入到計算機系統中進行保存。同時，出資研發醫院方白用的軟件系統，統合內部資料，并適時、適當地將檔案資源與其他醫院共享，擴大己方可使用資源庫體積。

（三）發動醫護人員豐富檔案內容

醫護人員為醫院良好運行的根本，醫護人員對智能化檔案管理的認知度和接受度，直接決定其所能產生的效益，而當下部分醫院的醫護人員視本職工作為主要工作內容，而忽視醫院檔案的準確性、重要性和參與性。因此，醫院方面，應鼓勵并推動醫護人員積極參與醫院檔案的歸檔工作，以體現智能化檔案管理的優點，即不受限于不同科室或科室與行政部門之間文書交接，從病患入院求診、醫生接診問診、檢查用藥、病患反饋、住院治療、醫護觀察反映或采取手術治療等各步驟，都可獲取即時性強的醫學資料，豐富醫院檔案;相比醫護人員在診療完成后，回憶細節加以記錄的傳統醫院檔案管理制度，智能化檔案管理下，醫護人員可第一時間將診療信息記錄歸檔，并且醫護人員觀察角度不同，操作經驗豐富，彼此治療方案有分歧或思路不同，可及時對照勘誤，以提升診療效率。

（四）發動行政人員運用檔案內容

行政人員為醫院良好運行的道標，在傳統醫院檔案管理制度下，行政人員僅從旁觀者的角度監督、協調醫護人員使用醫療資源和分配診療任務，客觀上存在滯后性和誤差性。而通過智能化檔案管理，行政人員可以具前瞻性地開展自身工作，如合理調配處于使用空檔期的醫療器械;利用數據分析避免院方購入的藥品不足或積壓;按照出診次數、就診能力及當前病患比例，靈活安排醫護人員診療任務和休假時間;監督各科室不當使用預算或浪費行為，如此，行政人員可大大降低醫院運營成本，有效提高醫療資源利用率。

三、結論

醫院的檔案管理系統智能化是當下醫院自身發展需切實完成的要務，院方需積極對待檔案管理工作，重視檔案管理人員，加大投入資金力度，使得醫院信息一體化，檔案可視化;發動醫護人員和行政人員一主一輔，從專業和旁觀者的角度完善發展醫院檔案，使得智能化檔案管理系統能更有利于醫院的運行，更高效的為廣大人民群眾服務。