淺析辦公室檔案管理工作問題及措施

王秀敏

摘 要 文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作。本文主要分析了文書檔案的管理特點(diǎn)和存在問題，并提出改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 文書檔案 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作。近年來，隨著時代的不斷發(fā)展，文書檔案在各個單位、各個公司的各項(xiàng)工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書檔案的完整性與真實(shí)性，不斷提高檔案立卷的質(zhì)量，才能更好的開發(fā)與利用檔案信息的資源，從而為社會提供更好的服務(wù)。

1當(dāng)前文書檔案管理存在的問題

1.1文書檔案管理制度不規(guī)范

當(dāng)前，許多單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔;或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔;或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上單位發(fā)展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

1.2文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

2辦公室人員做好文書檔案管理的措施

辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復(fù)雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。

2.1完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)定辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.2建設(shè)“自動化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統(tǒng)的設(shè)計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計算機(jī)對其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

2.3強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務(wù)水平。同時，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

3結(jié)束語

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識，提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強(qiáng)文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

參考文獻(xiàn)

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