現(xiàn)階段高校教學檔案管理存在的問題及對策

毛英俊

摘 要 本文以《高等學校檔案管理辦法》為依據(jù)，結合實際，對現(xiàn)階段教學檔案管理工作中出現(xiàn)的突出問題進行了闡述，并給出相應的對策，以適應新時期檔案管理的需要。

關鍵詞 現(xiàn)階段 教學檔案管理問題 對策

中圖分類號：G473.3文獻標識碼：A

1教學檔案的定義及意義

教學檔案簡單來說，就是教學資料，是指教師、學生、教學管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學改革、教學管理（包括教育評估和教學評價）等活動中形成的具有保存價值的文字、圖片、錄音、錄像等文件資料。對這些資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管 和使用等工作就是教學檔案管理。

教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是在教學管理、教學實踐、教學研究中直接形成的原始材料。因此，教學檔案是衡量學校教學管理水平和檢驗教學質(zhì)量的重要標志，是學校各項評估工作的重要內(nèi)容。搞好教學檔案的管理對于搞好教學工作（包括教學基本建設、教學改革和教學管理），甚至對搞好整個學校的工作，都具有十分重要的意義。這主要表現(xiàn)在以下幾方面：為師生員工提供真實的歷史資料，為教師進行教學改革提供有效地服務;為領導決策提供依據(jù);為教育評估和教學評價提供真實的原始資料。

2現(xiàn)階段教學檔案管理工作中存在的問題

隨著高校各類新專業(yè)的增開，教學規(guī)模也相應變大，對教研室任課老師及教學管理者提出了更高的要求，也使教學檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，所以實際工作中出現(xiàn)了以下幾個突出的問題。

（1）沒有按照規(guī)定時間上交教學資料。規(guī)定上交的各類表格、計劃等都有限定時間，如不按期上交將會影響正常教學秩序。但在實際執(zhí)行中，分院個別教研室經(jīng)常會延期上交，即使不停地打電話催，也還是以各種理由晚交，所以每次都是教學管理人員持續(xù)不斷地催促，才匆忙收集上交。

（2）上交的教學資料錯誤百出。各類匯總表、計劃等沒有仔細檢查就上交，經(jīng)分院教學辦審核后，會發(fā)現(xiàn)各種各樣的問題（如：紙質(zhì)版表格忘記簽名、教學日歷格式不對、實驗計劃不全等），結果只得返工修改，再次催上交就超過了限定時間。

（3）電子版教學資料沒有存檔，且電子檔案還沒有普及。在實際教學檢查中，發(fā)現(xiàn)分院個別教研室老師沒有將電子版教學資料存檔，或者存檔了沒有備份，網(wǎng)絡安全意識不足。導致紙質(zhì)版教學資料一旦因自身問題損毀或丟失無法及時補交，影響正常教學工作。現(xiàn)今還是以上交紙質(zhì)版教學檔案為主，電子檔案沒有普及，老師們普遍反映整理紙質(zhì)資料勞動強度太大，也不利于節(jié)能減排。

（4）沒有專用的教學檔案室。因?qū)W校條件限制，現(xiàn)階段分院的教學資料只能暫時存放在倉庫里，而倉庫各類雜物較多，且專用的檔案柜都已存滿教學檔案，對以后的教學檔案管理工作相當不利。

3做好現(xiàn)階段教學檔案管理工作的對策

（1）出現(xiàn)上述第一、二個問題的根本原因是高校全體教職工對教學檔案管理的重要性認識不足，個別新進教師對規(guī)定時間上交教學資料很反感，認為這不過是走形式而已，覺得現(xiàn)階段上交這些匯總表、計劃、成績單等多此一舉，所以對收集、整理教學資料能拖就拖，也就無心仔細檢查再上交。

針對這個現(xiàn)象，首先要提高學校全體教職工（包括領導及教學管理者）對教學檔案重要性的認識， 利用每周三下午教研室活動日時間，組織全體教職工認真學習《高等學校檔案管理辦法》及學校制定的教學檔案管理辦法細則，加強相關知識的宣傳，使全體教職工自上而下都認識到教學檔案對提高學校教學質(zhì)量的重要性，改變對教學檔案管理“說說大家都知道，要做時就敷衍，一忙其他就拖”的短視行為。

其次，建立完善的教學檔案管理機制，學校領導要重視教學檔案管理工作，除在各分院教學辦有一名兼職教學檔案管理員之外，各個教研室也要設立一名專門對接教學資料的老師。教學辦負責整個分院教學資料的匯總、歸檔等管理工作;教研室對接老師負責本科室的教學資料收集、整理、檢查無誤后上交等工作，各司其職，齊抓共管，使教學檔案管理工作能順利進行。嚴格按照上級部門及學校制定的教學檔案管理制度執(zhí)行，明確權責，按要求規(guī)范各類教學資料的分類、歸檔和管理辦法，以及相關的查閱、保密制度等。教學檔案管理人員要定期進行檔案管理相關培訓學習，不斷提高檔案管理水平。

最后，建議將教學檔案管理工作質(zhì)量同年終考核掛鉤，使相關老師更能意識到教學資料歸檔的重要性，提高教學檔案管理工作的積極性，增強工作責任心，減少人為因素對教學管理工作的負面影響。

（2）現(xiàn)階段是互聯(lián)網(wǎng)+向大數(shù)據(jù)時代進發(fā)，這是社會信息化發(fā)展的必然，教學檔案管理也應該緊跟時代潮流，要充分利用計算機相關軟件及網(wǎng)絡技術，建立統(tǒng)一的電子教學檔案專用數(shù)據(jù)庫，利用計算機及相關終端設備對教學資料進行收集、整理、統(tǒng)計、歸檔等管理工作。教學檔案管理要明確保管期限及價值，對保存期限10年以下的一般類手工紙質(zhì)版教學檔案要逐步用電子檔案來代替，減少紙張使用，利于節(jié)能減排;也減少了教學檔案管理者的純手工工作量及錯誤，減輕了勞動強度，提高了管理的效率和質(zhì)量。利用校園局域網(wǎng)，在做好相關安全措施的前提下，實現(xiàn)學校不同部門對教學檔案的共享及查閱，從而提高檔案的利用率。

（3）要設立專用的教學檔案室，完善的硬件條件無疑是提高教學檔案管理水平的基礎，同時 也是保證教學資料質(zhì)量的必要條件之一。在《高等學校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。 存放涉密檔案應當設有專門庫房。 存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

在高等教育不斷深化改革的今天，我們對教學檔案要進一步科學化管理，要與時俱進，不斷學習和提高自己的教學檔案管理水平，改進教學檔案的管理方式，為學校的教學改革及發(fā)展服務。

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