高校檔案工作信息化建設思考

楊軍

[摘? ? ? ? ? ?要]? 高校檔案工作是一項非常繁瑣且勞動強度較大的管理工作，現如今多數高校檔案仍以紙質材質為主，紙質檔案不論是存檔、查找還是利用都十分麻煩。將信息技術運用到高校檔案工作中，實現檔案管理的信息化，能夠有效提高檔案利用效率和效果，因此，檔案工作信息化建設成為高校檔案管理的發展主流。

[關? ? 鍵? ?詞]? 高校;檔案工作;信息化建設;思考

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）04-0184-02

高校檔案是高校進行教育教學、黨政管理、學生管理、科學研究、基礎建設等一系列工作以及進行其他社會活動時形成的，具有保存價值的文檔、圖表、聲音、影像等文件材料的總稱，是高校發展過程的真實歷史記錄。檔案工作是高校管理活動的重要內容之一，是學校工作的有機組成部分，檔案管理工作的好壞關系到學校的正常運作和發展。目前，高校各項工作正朝著信息化的方向邁進，探討高校檔案工作信息化建設，保障檔案工作全面、有序、高效開展已經成為高校檔案管理人員急需解決的問題。

一、檔案信息化建設工作的研究背景和必要性

信息化是當今世界社會和經濟發展的必然趨勢。社會信息化程度、科學技術水平的高低、網絡應用及發展狀況逐漸成為衡量國家現代化水平的標志之一，我國各個領域都在爭先恐后地進行改革，品嘗改革的成果。當前，我國高校檔案管理工作普遍較為傳統，對檔案的開發和利用嚴重不足，效率低下，創新不夠，跟不上時代步伐，逐漸積累了諸如制度不完善、體制不健全、人員不思進取、工作效率低下等問題。因此，當前高校檔案工作要抓住信息化發展機遇改革創新，充分利用科學技術優勢，發揮高校人才集中的特長，處理好檔案工作中存在的問題，加快信息化建設步伐，確保高校檔案工作隨著社會的發展共同進步。

檔案工作信息化建設，是指創新原有的檔案管理技術，利用信息技術和信息化手段對傳統檔案管理工作進行改革。通過檔案管理人員及其相關領域研究人員有針對性地開展研究，找出原有檔案工作中存在問題的實質，盡可能利用新技術手段思考問題，提出改革和創新的方法策略，真正幫助高校檔案工作走出傳統管理模式的困境，提高服務質量和效率，進而提高檔案管理綜合水平。這是研究檔案工作信息化建設的意義所在，也是對高校檔案管理創新工作進行研究的價值所在，這項研究不僅在服務高校，也在造福社會。鑒于這樣的使命，我們將高校檔案工作信息化建設的研究工作提上重要日程。

二、當前高校檔案工作的現狀及存在的問題

（一）高校檔案管理工作人員缺乏先進的管理理念

由于長期受到傳統檔案管理理念、方式、方法的影響，高校檔案工作幾十年如一日，存在設施、設備老化，工作機械、被動，人員學習氛圍不濃，管理方式傳統、陳舊等問題。而且，檔案工作在許多高校通常無法受到校領導及其他部門的重視，容易成為高校日常管理工作中的薄弱環節，進而影響到全校整體的可持續發展。此外，很多高校檔案管理工作人員缺乏檔案知識的素養，不具備檔案工作創新意識，大多數人沒有把自身工作重視起來，把檔案工作看作是對檔案資源簡單的“收、管、存、用”，至于如何收全、如何保存、如何提高工作效率，如何將檔案的效用發揮好，沒有去多想，更沒能主動學習先進的管理理念，沒能真正實現與信息時代接軌，由此使高校檔案工作信息化建設嚴重遲滯。

（二）高校檔案管理工作人員專業素質不高

當前高校檔案館管理人員人數不足，文化偏低、專業性不強等問題很突出。很多工作人員所學的專業知識與檔案管理基本不相關，只是由于工作的安排和調整才進入檔案系統。此外，很多人對檔案館存在偏見，認為檔案館是“養閑人”的地方，尤其是高校檔案館，他們“自覺”認為，高校檔案館辦公環境好，工作清閑，待遇穩定，而且壓力還不大，這些認識使高校檔案館成為人員層次和性質最為雜亂的地方，除了為數不多的正式在編人員外，還有數量不少的教工家屬、臨時工等人員，這類人員不具備基本的檔案專業知識，來館里工作后才開始慢慢接觸、學習，因此，能讓其完成檔案管理基本工作已屬不易，更不能要求做出創造性、創新性工作了。其實，檔案工作信息化建設是一項復雜的系統工程，需要同時具備檔案學相關知識和一定的現代化網絡技術、信息技術的人來實施，由此看來，人的因素非常重要，人事管理制度的改革以及檔案管理人員自身素質的提高成為需要迫切解決的問題。

（三）高校檔案利用效率低，檔案功能單一

高校一般保存著教學、科研、黨政、人事、財務、基建、學生等11類檔案，名目繁多，數量龐大。如今，高校依靠傳統檔案管理方式進行管理，費時費力，工作不見成效。對館藏檔案的利用還屬于簡單利用，當用戶前來查檔，工作人員需要找出實體檔案進行復制，再提供給用戶使用。從程序上看，傳統檔案工作利用方式單一、繁瑣、被動，從效果上看就是效率低下，不能滿足用戶需求，不能發揮檔案應有的作用。此外，由于用戶對檔案的需求是有限的，高校檔案中使用率高的是教學和人事檔案中的部分檔案，這導致多數檔案在存檔后便被束之高閣，成了“死檔”，沒能得到有效利用，失去了檔案存在的價值。

三、對高校檔案工作信息化建設的思考

（一）轉變觀念，樹立信息化管理的先進理念

近幾年，檔案越來越受到重視，高校領導也在慢慢轉變觀念，增加對檔案工作的關注和基礎設施的投入，切實要將檔案工作的開展和全校整體的發展協調起來。但我們也看到，檔案工作本身并沒有發生多少改變，依舊沿用較原始的方式進行管理，檔案的重要作用沒有得到充分體現。

信息化檔案管理理念是近幾年提出的全新的、科學的、先進的管理理念，能促進高校檔案工作走向現代化。可是檔案工作者對其存在疑慮，原因在于，一是檔案工作信息化的基礎是檔案數字化，而檔案數字化是一項費時費力的大工程。掃描館藏檔案是需要拆卷、再裝卷等工序，需要進行詳細的條目著錄，實際操作中，許多老舊檔案和日常利用率高的檔案紙張條件都不好，掃描時必須仔細處理。此外，在“雙套制”下，紙質和電子檔案需要一并歸檔，必然增加工作人員的工作量。這些必不可少的基礎工作給工作人員帶來較重的工作負擔;二是檔案工作信息化建設是長期的系統工程，需要群策群力、多方配合，使這項工作在短期內看不到效果，阻礙了工作人員的工作熱情。因此，高校檔案管理變革中，要加強高校檔案工作人員管理理念的更新，樹立信息化管理先進理念，要讓其充分認識到檔案信息化建設的重要意義，下定決心改變陳舊的管理方式、方法，自覺適應現代化檔案管理要求。

（二）完善高校檔案管理制度，提高工作人員整體素質

古語有云：“沒有規矩，不成方圓。”完善、合理的制度是工作、任務完成的必要條件，高校檔案管理制度一般包括五個方面的內容，即立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用以及檔案人員崗位責任制等制度。由此可以看出，對檔案工作人員職責、權限、任務以及考核等方面提出明確要求是高校檔案管理制度的重要組成，它對提高人員素質、強調工作中的規范，執行檔案保密紀律和提高業務水平都有重要意義。

制度管理的目的是進行人才建設。用完備的制度為高校檔案工作信息化建設保駕護航，可以從以下幾方面入手。加速人才流動，將更多的檔案專業技術人員引入檔案管理崗位，充實檔案專業隊伍;以人為本，制定有效措施，讓檔案人從中感受到尊重與平等，從而激發出工作熱情;采取提高待遇、打通晉升渠道等方式盡可能地留住專業人才，穩定工作人員隊伍;積極提供學習條件，加緊對現有檔案人員的培養，以適應現代管理的需要。在當今信息時代，對高校檔案工作人員提出了新的要求，我們如果因循守舊、不思進取，抱著傳統的管理模式和方法過日子，必然會被淘汰、被邊緣化。

（三）推進數字化檔案建設，實現檔案功能的多樣化

檔案數字化是推動檔案工作信息化的基礎，也是創新檔案工作的必經之路。檔案數字化就是通過技術手段將以紙張為主要介質的檔案材料進行數字化加工掃描，轉化為能計算的數字、數據，然后運用專業檔案管理軟件來實現檔案“收、管、存、用”基本功能，解決以往檔案管理主要依靠人工進行的傳統管理模式，使檔案管理更準確、快捷、高效。當然，這些只是數字化檔案的基本功能，它的功能決不僅限于這些。“十八大”報告指出，文化軟實力顯著增強是全面建成小康社會必不可少的五項新要求之一，也給檔案管理提出了新要求，指明了檔案進行文化建設的必要性。對高校而言，檔案資源建設顯得尤為重要，我們要通過數字化檔案帶來的工作便利，盡可能全面、豐富地收集資源，結合新時代要求，針對性地舉辦展覽，做好宣傳，陶冶師生情操，弘揚社會正能量。此外，豐富的檔案資源提供給檔案研究人員重要的資料參考，使他們能拓寬研究視野，緊緊抓住檔案管理新動向，走在檔案研究領域的前沿;還可以利用數字化檔案特點，給高校師生及社會提供更便利的服務，提升公共服務功能。

四、結語

在當今社會信息技術發展的背景下，推進檔案工作信息化是做好檔案管理的必然趨勢，也是高校管理改革發展的必然要求。我們要在充分認識到高校檔案信息化建設的重要意義后，積極面對困難，迎難而上，將現代化的檔案管理理念與先進的信息科學技術相結合，用高素質的人才來穩固檔案工作信息化建設的成果，加快信息化建設步伐，為高校檔案管理的長足發展貢獻力量。

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編輯 張 慧