對基于信息化手段的高校政府采購管理模式的研究

袁玉芬

根據我國《政府采購法》，高校的物資采購已被納入政府采購范疇，因此具有采購數量大、種類多、專業性強等特點。隨著信息技術的發展，建立信息化的高校政府采購管理模式勢在必行。本文結合現階段高校政府采購情況和信息化管理特點，探討和研究高校采購業務流程及管理工作。

隨著政府對教育科研的投入提高，高校政府采購工作任務變得繁重。雖然信息化技術大力提升了高校采購管理工作的效率，確保了高校教學與科研工作的穩步進行，但當前我國高校在采購方面的信息化建設程度，仍舊存在各個地區發展的不均衡，信息化建設重視不到位，相關法律條規滯后等問題。怎樣在高校政府采購管理工作中保證效率的同時，能夠公平、公正、公開，最大化投資效益，進一步推動高等教育的提升，一個設計科學合理完整的信息化采購流程尤為重要。

一、高校政府采購信息化現狀分析

（一）地區發展不均衡

最近幾年，國家堅持加大對教育的投入，財政教育投入的增加使高校在教學和科研上的經費得到強力保證，高校采購業務變得頻繁，需要結合信息化進行有效管理。但從目前的實際情況來看，全國各個地區的高校在建設采購信息化上，仍舊具有地區發展不平衡的特點，發達地區的高校在信息化方面已經先人一步，建立了較為科學系統的信息化程序，而中西部落后地區的高校，其采購信息化管理過于落后。有的高校已經搭建采購電子化平臺，實現采購招標一體化，并逐步完善相關配套管理機制，而有的高校信息化程度十分落后，互聯網+，大數據的運用幾乎為零，有些高校甚至還在使用傳統的采購流程。這種極大的發展不平衡給高校和政府均帶來重大挑戰。

（二）相關性法律滯后

高校采購在政府采購法中被納入政府采購范圍，但在該法律頒布之后，高校政府采購改革的落腳地集中在根據法規完善相關制度，而對于制度的執行與監管，略顯輕視。而信息化管理在此大批量制度改革中間，更是無法成為重心。但順應互聯網+的高速發展，高校采購信息化過程中出現的諸多與法律制度上相抵觸的問題。相關性法律法規不單涉及采購主體管理制度問題，更涵蓋交易結算等問題。即便國家鼓勵高校采購信息化，但由于我國目前缺少專門針對高校采購信息化的相關條例，高校在進行采購信息化管理時只能摸著石頭過河

（三）建設流于形式

一些高校缺乏長期的戰略性眼光，對信息化建設不夠重視，僅僅只是為了迎合互聯網+數字化的潮流，跟風建立了相應的采購信息化網絡平臺或系統。比如專門開設一個網站公開發布招標信息，建立簡單的采購申報網絡系統，開發網上在線評標平臺。雖然這類信息化管理確實在一定程度上優化了高校政府采購過程，但相應的配套措施得不到及時有效的更新，同樣會對高校信息化管理造成阻礙。例如公開信息不及時，網絡安全防范措施不夠，只有硬件沒有軟件支持，缺少真正懂得信息化技術及管理的人等等。這些都會使高校采購信息化管理流于表面，僅僅只是走個過場，沒有真正將信息化運用到采購管理中去。

二、高校政府采購業務流程及系統操作步驟

（一）申報模塊

采購流程的第一步是申報，系統使用者通過瀏覽器登錄申報系統，在申報界面上按照系統提供的表格錄入計劃申請采購的物資的相關信息，確認無誤后進行提交。使用者所在的院級單位審核人員在使用者提交后，即可查看該申報單。

（二）審批模塊

采購申報被提交之后，就轉入審批環節。審批過程中，審核人員能查閱申報人的所有申報信息。審核人員對申報信息進行核對核對，特別是轉賬卡號。如果存在填報不規范或者錯誤，審核人有權不予通過，退回該申報單并給出修改意見；如果審批通過，系統將對申報單進行自動編號，采購計劃單也隨之自動生成。

（三）采購模塊

財務處將根據生產的采購計劃單中的申購金額轉賬至采購部門，在完成轉賬手續后，所有采購計劃單均將在系統中報送至對應采購部門。采購部門將分配相應的采購人員對物資進行采購。采購部門根據物資種類和預算的不同，采用不同的采購方式。目前主要的采購方式有三種：網上競價、詢價和公開招標。經過三種采購方式，采購部門確認最終供應商，并與之簽訂相關采購合同。之后，采購人員將合同編號錄入系統。

（四）結算模塊

采購流程的最后是金額結算階段。系統中將顯示所有與合同相關的信息，若合同中的金額超過前期財務轉賬至采購部門的經費，則需要退回至申報人處追加經費，在補款的過程中，不必再經過審核人審核。財務處依據系統中顯示的信息，對供應商進行支付。金額結算后， 申報者根據采購發票進行資產登記。登記完成后，再由申報人到財務處進行報賬，整個采購過程到此結束。

三、信息化采購實際過程中出現的問題

在高校實施政府采購信息化的過程中，普遍存在以下問題：學校資產管理人員專業素質參差不齊；高校無法自行建立信息化采購管理系統的，外包軟件公司的技術支持保障往往不夠及時；自行搭建系統的，因缺乏大量相應技術人員，系統功能單一，且存在安全性問題；采購、審批、財務各個部門相關的人員配合存在問題，高校組織機構與購買的軟件系統中設置的權利架構不一致等等。

四、采購管理信息化取得的效果

（一）采購流程更嚴謹、規范

在高校采購過程中建立信息化系統，根據信息化系統的設計特點，將采購工作過程的申報，審批，采購，結算整合一體化，能規范整個采購過程，在最初的項目審批中就插入監督工作，并貫穿整個執行過程和最后的驗收反饋。通過信息化系統切實執行工作流程中的每一個步驟，工作層級，工作人員權限得到明確，所有采購項目均須通過相應的審計部門核查確認后才能得以進行。事先做好的采購計劃也必須嚴格執行，不得省略流程或不報批就更改采購流程，將所有流程嚴格固化到軟件系統中，堅決杜絕違規操作行為。在過往政府采購過程中出現的類似先斬后奏的違規現象，也能夠得到有效解決。

（二）采購管理性得到提升

高校將信息化管理模式運用至采購工作中，其目的是為了完善采購工作流程，提升管理能效，實現采購過程一體化和提高工作效率，加強了監管能力。尤其是通過系統，對各部門的執行權和監管權進行互相制約。這要求在建立采購管理系統時，滿足簡潔方便的特點，讓不同的高校和供應商在使用時都能滿足其要求。系統操作程序類似辦公軟件，可將各類辦公軟件數據之間導入處理，降低操作難度，節省操作時間。

（三）采購效率提高，降低采購成本

作為采購信息化管理中的一環，網上詢價、競價、公開招標等多種招標方式讓眾多供應商能夠積極參與到公平競爭中去。建立公開采購招標平臺可以將物資采購的價格限定在一個合理的區間中，從而降低采購成本。采購的數字信息化也將大大拉近供應商與高校之間的時間空間距離，從而減少采購周期。明確的責任分配也使得每項工作任務都能夠在第一時間找到相關責任人。

（四）采購過程公開透明，有跡可循

高校能夠通過信息化管理系統將采購過程規范化，將所有環節控制在規定的范圍內，建設完成的信息化采購系統在采購過程中使每一個環節都有著密切的聯系，每一個環節都不能被逾越或省略。申報、審批、采購、結算等環節所涉及的部門各司其職，向前延伸至審批，向后延伸至反饋，每個人員只能根據系統的授權行使權力，無法越權辦事。整個采購流程在數字化技術的輔助下能夠做到采購全程公開透明化，方便監管部門基于信息的公開對高校采購行為進行監管控制，減少貪腐事件的發生。并且，相關工作人員的所有工作行為都將被記錄在系統之中，留下具體化的操作痕跡證據，為日后調查追責保存了客觀材料，方便查找相應采購數據。

高校采購工作管理是復雜而系統的，其過程是高度統一的信息化系統，進一步完善采購機制，結合各高校自身環境特點，不斷探索實踐，認真研究學習政府采購法及相關法律法規，建立一套機制科學的，且適合高校本身的政府采購信息化管理系統，對出現的問題能夠迅速進行優化管理，使整個采購流程更為公平、高效，為高等教育的長期良好發展提供助力。（作者單位：徐州醫科大學）