淺談醫院印章檔案管理現狀及信息化管理

林寂靜

[摘要] 實用印章是機關企事業單位日常管理中重要的憑證，具有權威性和法律效力，印章檔案的管理又是檔案管理工作中重要的組成部分。由于各種客觀問題，目前醫療機構在印章管理工作中存在一定問題，管理思路落后，受重視不夠，缺乏全流程統一管理等，該文擬就現今印章檔案管理的信息化管理進行探討。

[關鍵詞] 醫院；印章檔案；信息化管理

[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）02（b）-0097-03

根據《印章檔案整理規則》（DA/T 40-2008），印章是將文字、符號和圖形等按照一定的規范格式或藝術風格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標記為使用方式的標志性信物和藝術品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執柄）和印材5個構成要素。作為在社會交往中象征和證明身份、權力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作使用印章或印信；作為欣賞和表現篆刻藝術為目的的印章又稱為藝術印章或文人印章。印章檔案指的是國家機關、社會組織和個人在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的檔案[1]。因此，該文所述均圍繞實用印章展開。隨著檔案管理工作的重要性不斷增強，醫院綜合檔案室在印章管理方面不斷規范，但管理中存在的問題也日益凸顯，并亟待解決。該文將就筆者工作實踐中發現的印章檔案管理問題和信息化管理談幾點看法。

1 醫院印章檔案的特點

1.1 印章形制的多樣性

醫院工作性質不同于各類機關企事業機構，以從事醫療服務活動為主，根據開展的各項業務而形成各自不同的專用印章，如：單位公章、內設機構章、各類專用章、簽字章等，其形狀、材質、規格、印文樣式不盡相同。

1.2 在用印章保管的復雜性

這里所說的復雜性指的是印章保管模式的復雜和保管人員身份的復雜。醫院的科室結構和人員構成均有其特殊性，以所在單位為例，行政處室25個，臨床醫技科室近80個，在冊職工3 000余人，其中行政工作人員僅占不到10%，醫護人員占90%。大部分印章由行政處室保管，存在一個部門管理多枚印章的情況，同時小部分印章又由臨床科室負責保管，此外，大型三家醫院還有大量在用的財務專用章，而收費員流動性強，上述3種原因造成醫院在用印章保管較為復雜。

1.3 印章檔案的歷史價值高

印章具有查驗、鑒別如甄別文件真偽的重要作用。除此之外，醫院，特別是大型三級甲等公立醫院大多擁有較為悠久的歷史，隨著歷史時期的更迭，醫院在長期的發展過程中，機構的撤并、更名及內設機構增設等變動不可避免，必然產生大量失去法律效力的印章，失效印章成為記載醫院歷史的重要載體之一，也側面反映了不同歷史時期醫療衛生事業的發展，在醫院歷史乃至醫療衛生改革史方面有重要的研究價值，從這個角度上看印章檔案具有較高的歷史價值。

1.4 印章檔案的成套性

當印章作為檔案進行管理時，應與其刻制、領用、失效歸檔等各環節資料共同構成印章檔案。因此僅僅印章實體無法構成印章檔案，其相應的管理資料也是檔案的重要組成部分。

2 當前醫院印章檔案管理現狀

2.1 醫院檔案管理的“先天不足”

醫院是以從事醫療活動為主的單位，從事醫院綜合檔案管理的工作人員多為非檔案學專業的行政管理工作人員兼職。非專業人員缺乏系統的培訓，在檔案管理工作中易出現因專業知識不足而造成的管理不規范現象，隨著現代管理理念和檔案信息化的發展，對人員素質的要求也不斷提高，而其繼續教育不受重視，檔案管理人員的管理創新意識不足，管理思路滯后，成為醫院綜合檔案管理的一大短板。

2.2 印章檔案管理相較其他檔案管理，受重視度不足

印章檔案不同于文書檔案，文書檔案量大，一定時間內產生密度較大，文件辦結時限短，便于定期、批量歸檔入庫；而實用印章在機構未發生性質變更、注銷或印章本身磨損嚴重等情況下，往往可持續使用數十年，在實際使用中，常以分散管理的模式進行保管。印章失效歸檔時間受上級部門政策和醫院工作調整等影響，存在較強的不確定性，無規律可循。以筆者所在工作單位為例，年均發文量700份左右，相比之下，現存登記在冊的印章總量僅為260余枚，其中，失效歸檔印章近60枚，200余枚印章仍處在用狀態。也正是由于印章檔案總數量遠小于文書及其他檔案，難以定期批量歸檔，因此印章檔案的管理工作未引起足夠的重視。

2.3 印章檔案缺乏全流程統一管理

目前醫院雖然分別針對印章刻制、領用、在用印章保管及失效印章等各個環節分別制定了各自較為成熟的一套管理流程，但各流程相對獨立，未進行全流程統一管理。此外，印章檔案具有實體與其形成至注銷整個生命周期中其他資料分離保管的特點，也導致失效印章歸檔入庫時易發生相關信息不全，印章信息查詢困難以及難以確切掌握機構內各類印章狀態、去向等問題。

3 印章檔案信息化管理的構建

隨著科學技術的發展，計算機及網絡技術在管理工作中得到廣泛應用，信息化檔案管理已成為大勢所趨，利用大數據更有利于檢索和管理。該院已通過電子辦公系統成功構建醫院用印管理系統對主要產生法律效力的醫院公章、法人章等重要印章的用印審批進行信息化閉環管理。針對目前印章檔案管理中存在的問題，并遵循印章檔案成套管理原則，對印章刻制、失效印章歸檔管理環節進行整合和信息化處理，提升管理效率。

申請刻印部門的申請發起和各相關責任人審批環節均在系統中進行，新印章刻制完成后，其印模留存、領用登記、失效歸檔登記、編號等環節均由醫院綜合檔案室印章檔案管理人員操作錄入，通過上述方式代替傳統手工審批、登記、檢索。

通過信息化管理，可實現印章檔案生成、在用狀態、歸檔狀態及信息追溯的全程管控。其目的在于：實現印章刻制申請環節無紙化、規范化，減少審批環節的漏洞；做到印章狀態變更的及時編輯維護，實現在用印章動態監控；通過信息手段將印章登記信息及印模等圖像信息合并管理，形成印章檔案管理數據庫，實現印章檔案數據檢索、調取、統計的便利性。

4 印章檔案信息化管理的優勢

4.1 有效提升印章檔案管理效率

在印章檔案管理方面，充分利用信息技術構建本院的印章檔案登記、備案制度，在電子辦公系統（OA）或基于電子辦公系統單獨開發系統，整合印章刻制審批及失效歸檔兩個環節，構建印章信息化管理系統，即形成醫院印章管理數據庫，相較紙質材料登記、人工檢索，其效率大為提升，更便于日常查詢。此外通過印章檔案數據化，可更為便利地制作與印章實體有機聯系的印模集，大大提升失效印章實體的整理、歸檔效率。

4.2 便于日常維護管理

由于印章實體與其形成至注銷生命周期通常較長，其形成和失效時間具有隨機性，采取傳統紙質登記的方式不利于原始資料的保存。通過信息化管理，對與印章實體配套的相應資料及印章信息維護進行數字化保管，維護更加及時、便捷，也便于查詢，實現印章檔案全流程監控，杜絕管理的隨意性，更加規范。

4.3 促進醫院綜合檔案信息化建設

印章檔案管理作為綜合檔案管理的一部分，其信息化管理系統應納入整體檔案數據庫管理，成為醫院綜合檔案數據庫的子系統，實現印章檔案管理的特殊性和綜合檔案管理的普遍性的有機結合。通過信息化管理還可提升綜合檔案管理人員的業務能力，啟發和拓展檔案管理思路。

5 印章檔案信息化管理需注意的問題

印章檔案信息化管理系統的設計應從實際應用角度出發，符合檔案管理的要求，以人為本，需注意幾點。

①流程設計上必須在現有的檔案管理框架下，理順印章刻制和失效印章歸檔具體流程，并充分考慮2個環節整合后程序的連貫性和便利性。同時，系統應易于操作，實現圖像采集和信息錄入功能的統一，便于印章檔案數據的檢索、編輯修改，有利日常數據維護。

②印章檔案是醫院綜合檔案的重要組成部分，應進行延伸管理，嚴格控制。因此對印章檔案信息化管理后，必須保證信息的安全性和系統的穩定性，對不同級別管理員設置相應權限，嚴格遵守保密制度，同時，設置防火墻、安裝防病毒軟件維護系統保障系統安全，不定時對印章檔案電子信息進行存盤備案，防止信息被篡改。

③“追求卓越是一個旅程，完美—零缺陷—是這個旅程的虛構的目的地”[2]在實際應用中，利用PDCA管理工具，對系統流程進行持續改進和優化，使之更適應工作需要。同時，信息化管理模式對檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員的定位發生變化，工作內涵進一步豐富，需要不斷加強檔案管理人員的管理水平和信息處理能力，與時俱進，實現創新管理、科學管理。

6 結語

綜上所述，印章檔案管理具有實踐和理論雙重意義。檔案管理人員應自覺將現代管理理念融入檔案管理工作。對印章檔案的信息化、科學化管理，并在工作實踐中探索更優的管理方式，是對檔案管理工作的深化，也是對檔案文化的拓展和延伸，希望該文的一點薄見能為醫院檔案管理工作同道們提供一些新的思路。

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（收稿日期：2018-11-08）