辦公室業務管理工作探究

田新軍

[摘 要] 隨著我國經濟水平的不斷提高，我國各單位、公司與機構已經顯現出巨大的生機與活力，在經濟社會中也占據重要地位。其中，辦公室作為組成單位整體的重要一部分，在單位中起到的作用和履行的責任都是不可替代的。辦公室辦事效率的高低也決定著整個單位的整體實力和工作質量，因此，完善辦公室的管理工作對現階段各單位不斷加強內部管理工作，邁上一個更高的臺階具有深遠意義。

[關鍵詞] 辦公室業務 管理工作 工作人員

中圖分類號：F272.9 文獻標志碼：A

辦公室是一種具有多項管理職能并為單位提供綜合性服務的部門，是鏈接各個部門、各領域工作的中間橋梁，也是整個單位組織中的重要潤滑器和穩定器。辦公室的管理工作是促進各部門之間關系，整合單位內部各種任務的重要一環，對單位內部順利進行管理，統籌工作任務分配及完成成果都有著重要意義[1]。但隨著時代的發展和辦公室職能的不斷多元化，辦公室管理人員在管理工作中逐漸出現了很多變數與不足，制約著整個單位的協調發展和工作效率。本文主要從這個重要課題入手，探究辦公室業務管理工作中的不足和障礙，并結合筆者自身實際及實踐經驗提出一些相對應的解決措施，希望能夠為辦公室內的業務管理人員提供更多有效的方法，提高工作效率，提升工作質量。

一、辦公室業務管理工作現狀

（一）辦公室氛圍和風氣存在提升空間

由于辦公室的業務眾多，管理工作自然十分繁瑣，在這種高強度的辦公環境下，許多辦公室的工作人員就會衍生出一種無形的壓力，對自己的工作也會產生一種職業懈怠和消極態度，長此以往，就會使辦公室的整體氛圍變得十分壓抑，沒有一種積極向上的整體風氣，從而對辦公室業務管理過程產生消極影響。筆者在工作中時常可以發現一些年紀較輕、工作經驗不足的員工總是出現消極態度，對于分配給自己的工作任務和工作量不滿意，從而產生工作壓力和怨天尤人的心情，這就容易導致一種惡性循環，致使他們在工作完成過程中無法發揮出個人真實水平，不利于個人的職業生涯發展及提高辦公室的辦事效率，也無法對自己的單位產生歸屬感和認清自我價值。因此，一種積極向上的辦公室氛圍和樂觀開朗的辦公室風氣是十分必要的，對辦公室業務管理工作也有著重要影響。辦公室的管理者必須轉變思路，除了實質性的管理，也要重視精神方面的建設和辦公室文化的傳播。

（二）辦公室工作人員能力與素質還需提升

辦公室是各個單位和機構進行外部競爭的內部基礎力量，也就是說，辦公室的辦事質量和辦事能力決定著其組織在外部行為中的表現。而辦公室是由各種工作人員組成的，他們的專業素養和理論知識的高低，代表了辦公室的整體水平和整體能力。從現階段來看，很多工作人員的業務水平僅僅停留在一些基礎事務上，當面臨一些困難復雜的任務時，大家往往都退避三舍，不愿意承擔[2]。另外，在組織人員開會或是交流的過程中，很多工作人員鮮少為領導建言獻策，即使是從實踐經驗中得出的一些創新方法，也選擇默默留在自己心里，不愿意告訴領導，這是因為，在他們眼里，一旦說出了一些創新策略，就必然會得到實際應用與改革，就會隨之增加自己的工作量和改變工作流程，給自己徒增壓力。種種原因導致辦公室工作人員在業務管理中仍采用很多老舊的方法和手段，不學習新東西，把自己封閉起來，停留在一個原始的知識層面，得不到進步和發展。

（三）辦公室管理體制落后，監督手段缺乏

一套完善合理的管理體制是保障辦公室業務管理工作有效落實的基礎，管理體制也是辦公室工作中遵循的思路與準繩，必須得到不斷更新與完善。然而，現階段很多的辦公室在管理體制方面存在不合理之處。其中，管理體制的落地較為困難，很多辦公室工作人員在業務管理過程中并不能做到完全遵守相應的管理體制，管理體制僅僅成為一種“面子工程”發揮不出實際的效果。同時，隨著時代的進步，相應的管理體制也必須得到不斷更新，而辦公室內的領導干部和工作人員并沒有培育起根據形勢把握管理體制的能力，造成管理體制的老化和喪失效力[3]。另外，監督機制的缺乏也是管理體制缺乏生命力的重要原因，沒有監督，就無法規范辦公室工作人員的行為和日常工作質量，而實施監督的上層領導也會因為害怕與執行層關系惡化或是沒有精力管理而忽略了這方面的工作。

二、完善辦公室業務管理工作的策略

（一）運用激勵機制，增強辦公室工作人員工作熱情

激勵機制是一種有效促進辦公室氛圍和風氣朝著正面、積極的方向前進的一種有效辦法，也是效率最高的一種辦法，通過進行物質激勵和精神激勵，工作人員能夠產生更大的積極性對待生活，通過業績考核制度能夠不斷加強辦公室內的競爭氛圍，讓工作人員對自身工作產生動力，從而激勵自己不斷進步。創設一種利于工作的辦公室環境是一種十分有效的手段。從人類行為與社會環境領域的“人在環境中”理論可以得知，環境對人的影響比外力強制人去改變更加有效，一個有意營造的環境甚至可以很快改變一個人的習慣，在辦公室創設一個熱情積極的環境，能讓工作人員從潛移默化中產生一種自我認同感，從而用一種快樂的心態面對工作和生活，確保業務管理工作的正常進行。

（二）加快創新型人才培育

創新是進步的重要驅動力，在人才培育方面也是一樣。現有的對辦公室人才培訓的成果中，培養方案與模式大致都是千篇一律，按照傳統古板的方式進行，沒有新意和獨創性。時間久了，這樣的培育作用也就越來越小。這樣的現象歸根究底還是創新度不足。想要將正確的創新手段運用到辦公室人才培育中，就要改變現階段不正確的人才培育模式，從源頭入手，結合時代的特點和辦公室業務管理的特點進行[4]。而創新型人才更是人才中的重點，不僅能夠提升辦公室工作效率，還能夠發揮適當的創造力和創新力，加強對辦公室工作流程的優化和簡化，促使辦公室的整體實力上升。而在享受之風席卷的現代生活中，辦公室工作人員也大多不注重自身素質的加強及理論水平的提升，而是安于現狀，混混度日。所以，管理者要加強相關培養機制，通過為工作人員提供學習機會和培訓，促進其能力素質的提高。

（三）加大管理體制的與時俱進，加強監督力度

時代在進步，人們對辦公室業務管理的要求也在不斷更新，辦公室要想獲得更大的發展和光明的未來，就必須提高其與時俱進的能力。在具體的工作中，工作人員要有一個長遠的眼光和發展的思維，在不斷變化的時代要求中找到適合自身的發展模式，并順應時代發展潮流，改善變革不合理的管理體制，保障辦公室管理體制始終處于時代前沿。另外，在監督力度上，辦公室的負責人一定要負起責任，做好自己的監督和督促工作，用一種平等的態度對待自己的下屬和同事，并在面對一些嚴肅問題時能夠做到不退卻、不怕得罪人，而是能夠用自身的威信力和強制力確保業務順利完成。

三、結語

辦公室業務管理工作逐漸成為一個重要的時代課題，對很多公司、企業、事業單位的發展具有重要意義，人們對于這個課題的研究也是永無止境的。本文分析了現階段大多數辦公室內部在業務管理上存在的問題，但很多優秀辦公室的成功案例也使得我們不能忽視這個領域的進步和發展。總而言之，辦公室要想不斷提升自身工作能力，獲得一個更大、更快的發展，就不能安于現狀，而是要加快進取的步伐，逐漸走上一條寬廣無限的康莊大道！

參考文獻：

[1]秦妍，林海濱.電力企業辦公室工作精細化管理探析[J].辦公室業務，2018（22）：20.

[2]李垚，剛申坤，黃晨陽.推進精細化管理 提升辦公室工作效能[J].辦公室業務，2018（22）：14.

[3]劉燕.提升企業辦公室管理工作成效的路徑探索[J].中小企業管理與科技，2018（11）：5- 6.

[4]夏慧慧.現代企業辦公室管理工作優化策略研究[J].中小企業管理與科技，2018（11）：27- 28.