事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究

王冬霞

摘 ? 要：本文主要針對事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合展開深入研究，主要對辦公軟硬件方面、管理制度方面、安全級別方面、人才專業(yè)發(fā)展方面等差異性進(jìn)行了闡述，然后重點(diǎn)闡述了幾點(diǎn)完善對策，主要包括加強(qiáng)辦公軟硬件的整合、制定完善的管理制度、樹立高度的安全意識(shí)、加強(qiáng)人才整合建設(shè)等，將辦公系統(tǒng)和智能檔案管理有機(jī)融合在一起，為事業(yè)單位的健康發(fā)展保駕護(hù)航，確保良好的實(shí)施效果。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ?辦公系統(tǒng) ?智能檔案管理 ?融合

中圖分類號(hào)：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）02（a）-0174-02

在市場經(jīng)濟(jì)的強(qiáng)大推動(dòng)下，對我國事業(yè)單位發(fā)展提出了全新的要求，而加強(qiáng)辦公系統(tǒng)與智能檔案管理之間的融合也變得越來越關(guān)鍵。一般來說，在事業(yè)單位管理中，對于檔案來說，可以對工作和活動(dòng)軌跡進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，彰顯出事業(yè)單位的發(fā)展歷程，并確保事業(yè)單位工作決策的準(zhǔn)確無誤。而檔案管理工作水平，也是事業(yè)單位整體管理效率的重要影響因素，旨在促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展過程中，極大地促進(jìn)了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，對事業(yè)單位檔案管理工作的開展產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。所以說，加強(qiáng)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合是至關(guān)重要的。

1 ?事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合原則

1.1 規(guī)范性原則

對于事業(yè)單位OA辦公系統(tǒng)來說，在信息儲(chǔ)存格式、數(shù)據(jù)等方面，與智能檔案管理系統(tǒng)存在的差異性比較顯著。在不同文本格式和算法的影響下，也對信息轉(zhuǎn)換和交流產(chǎn)生了極大的影響。所以在整合事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理過程中，必須要貫徹落實(shí)好規(guī)范性原則，將兩者的格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)算法等進(jìn)行統(tǒng)一化，并加強(qiáng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫的配置和構(gòu)建，在格式和操作等方面，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，不同部門之間采取相應(yīng)的操作規(guī)范，可以為信息交流創(chuàng)造有利條件。

1.2 信息安全性原則

辦公系統(tǒng)或智能檔案管理系統(tǒng)要想實(shí)現(xiàn)信息共享性目標(biāo)，都要做好信息搜集、整理以及分析等工作，特別對于事業(yè)單位智能檔案管理工作，在整理和歸類檔案信息以后，可以確保信息共享和交流目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，并將其保密分級區(qū)別化。在保密級別范圍內(nèi)，加強(qiáng)信息流轉(zhuǎn)，必須要將信息公開條例和保密條例等落實(shí)到位[1]，進(jìn)而在信息交流過程中，將信息條理化充分體現(xiàn)出來。

2 ?事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合中存在的問題

2.1 辦公軟硬件方面的差異性

目前，一些事業(yè)單位信息化和自動(dòng)化操作目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但是針對辦公系統(tǒng)和智能檔案管理，所屬的工作類型仍然具有差異性。雖然都對計(jì)算機(jī)和服務(wù)器等進(jìn)行應(yīng)用，但是在設(shè)備型號(hào)和功能等方面，所存在的差異性仍然比較顯著，進(jìn)而影響兩者所處的工作條線。因此，要想更好地融合辦公系統(tǒng)和智能檔案管理，事業(yè)單位必須要提高對辦公操作設(shè)備差異性的高度重視，為兩者之間的順利融合奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 管理制度方面的差異性

一般來說，在辦公系統(tǒng)和智能檔案管理工作等方面，所存在的差異性比較顯著，比如對于辦公系統(tǒng)工作性質(zhì)來說，其公開性特點(diǎn)比較顯著，而對于智能檔案管理來說，其重要的一大特點(diǎn)就是保密性，所以在工作性質(zhì)差異性的影響下，制定的管理制度所具有的差異性也比較顯著，這在工作開展的規(guī)范要求和操作流程等方面得到了充分的體現(xiàn)。因此，在制度差異的影響下，對事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的融合產(chǎn)生了極大的阻礙，加大了構(gòu)建統(tǒng)一管理制度的難度性。

2.3 安全級別方面的差異性

由上述可以了解到，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)和智能檔案管理工作性質(zhì)的差異性比較顯著，一定程度上也影響著信息安全級別的差異性。比如在開展工作中，電子檔案的安全保障是關(guān)鍵要點(diǎn)，而辦公系統(tǒng)的安全級別比較低[2]，與智能檔案管理之間出現(xiàn)了極大的差異性。所以在安全級別方面，事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)的不對等現(xiàn)象比較明顯，進(jìn)而也對兩者之間的整合產(chǎn)生了影響。

2.4 人才專業(yè)發(fā)展方面的差異性

在開辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合工作過程中，單位必須要聘請專業(yè)的人才，由于兩者所屬的工作類型具有差異性，要求工作人員必須要不斷提高自身的技術(shù)應(yīng)用水平，這在一定程度上使在人才專業(yè)發(fā)展方面，出現(xiàn)了差異性特點(diǎn)。因此，在辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合中，人才的個(gè)人專業(yè)素質(zhì)水平出現(xiàn)的兩極分化比較顯著，進(jìn)而造成人才缺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3 ?事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的完善對策

3.1 加強(qiáng)辦公軟硬件的整合

現(xiàn)階段，我國諸多事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)，而且智能檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和升級也勢在必行。因此，要想更好地整合辦公系統(tǒng)和智能檔案管理，必須要注重基礎(chǔ)設(shè)施，以此來進(jìn)行整合，一般來說，基礎(chǔ)設(shè)施類型主要包括服務(wù)器和計(jì)算機(jī)設(shè)備等，所以加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)計(jì)融合，可以為整個(gè)融合工作的開展創(chuàng)造有利條件。在基礎(chǔ)設(shè)施升級過程中，事業(yè)單位要加強(qiáng)技術(shù)和設(shè)備的優(yōu)化升級，不斷提高融合的統(tǒng)一性，對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新和升級[3]，確保信息交流平臺(tái)的順利構(gòu)建，為信息安全傳輸創(chuàng)造有利條件。此外，事業(yè)單位還要加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)軟件的應(yīng)用，結(jié)合自身實(shí)際情況，促進(jìn)融合系統(tǒng)的順利開發(fā)，并通過技術(shù)升級，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用和整合。

3.2 制定完善的管理制度

事業(yè)單位要想有機(jī)整合辦公系統(tǒng)和智能檔案管理，必須要將兩者的資源信息結(jié)合在一起。針對單位內(nèi)的辦公系統(tǒng)資源，其呈現(xiàn)方式主要以公開方式為主，而單位檔案管理的保密性特點(diǎn)比較顯著。所以要想確保兩者之間有效整合，事業(yè)單位必須要從自身實(shí)際情況出發(fā)，確保管理制度制定的可行性和可操作性，其中，在制度融合過程中，必須要將兩者的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、操作流程等進(jìn)行統(tǒng)一化，進(jìn)而將兩者的融合提升至全新的高度和深度。

3.3 樹立高度的安全意識(shí)

在事業(yè)單位辦公和檔案管理工作中，信息的安全性發(fā)揮著極大的作用，可以為工作的開展指明方向和道路。事業(yè)單位在檔案管理工作過程中，檔案保密級別差異性比較顯著，而且保密規(guī)定也比較多。其中，在設(shè)定保密級別過程中，在單位內(nèi)紙質(zhì)檔案方面得到了充分的體現(xiàn)。而針對實(shí)施的保密規(guī)定，則對電子檔案產(chǎn)生了極大的作用。要想對電子檔案安全實(shí)施有效保護(hù)[4]，要加強(qiáng)訪問攔截防火墻的設(shè)置，并加強(qiáng)管理約束制度的構(gòu)建，尤其在系統(tǒng)病毒和黑客攻擊等方面。所以事業(yè)單位在整合兩者過程中，必須要將辦公和檔案信息安全工作落實(shí)到位，對兩者的安全級別進(jìn)行協(xié)調(diào)，將安全意識(shí)滲透到工作的方方面面，給予兩者之間的融合一定的保障。

3.4 加強(qiáng)人才整合建設(shè)

事業(yè)單位要想有效整合辦公系統(tǒng)和智能檔案管理，必須要將人才的作用充分發(fā)揮出來，在這個(gè)過程中，要將技術(shù)性特點(diǎn)滲透到檔案管理和辦公操作過程中。現(xiàn)階段，在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展過程中，更加明確提出了對人才的要求，人才必須要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公理論知識(shí)等方面的學(xué)習(xí)，并貫徹落實(shí)好相關(guān)法律制度，不斷提高檔案管理工作的勝任能力。所以事業(yè)單位要為人才開展一系列的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，不斷提高工作人員的技能水平和綜合素養(yǎng)，為工作效率的提升創(chuàng)造有利條件。

4 ?結(jié)語

總之，對于事業(yè)單位來說，加強(qiáng)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理之間的整合勢在必行，可以不斷提高檔案管理工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行，充分彰顯出智能化和自動(dòng)化的優(yōu)勢，確保辦公系統(tǒng)和智能檔案管理工作之間的高效整合，從而促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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