高職院校二級學院教學資料檔案化管理探析

王丹萍

[摘要]教學資料作為專業建設和二級學院決策的重要參考依據，實現教學資料的檔案化管理是極具現實意義的。因而本文梳理了實際工作中高職院校二級學院的日常教學資料，將其歸檔，根據重要程度設置相應保管期限，并針對歸檔工作提出幾項落實的舉措。

[關鍵詞]教學資料;檔案化管理;二級學院

[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2019）04-0040-03

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.04.018 [本刊網址]http：//www.hbxb.net

一、引言

教學資料是指在教學實踐和教學管理工作中形成的有價值的圖表、方案和聲像等各種材料。教學資料體現的是教學實踐活動和教學管理相關工作的真實記錄，因此教學資料管理水平也體現了院校教學管理水平，直觀地呈現了教學質量。此外，教學資料作為專業建設和二級學院決策的重要參考依據，實現教學資料的檔案化管理是極具現實意義的。

筆者將實際工作中高職院校二級學院所涉及的教學資料進行梳理，將日常的具體工作納入各類目歸檔范圍，并根據資料的重要程度確定其保管期限。

二、二級學院教學資料分類

目前，在許多二級學院中，科研與社會服務工作也歸屬于教學線進行管理。因此，本文將二級學院教學資料的一級類目首先分成教學工作和科學研究兩大類，再將教學工作細分為學院工作、專業建設、課程建設、師資隊伍和學生發展五個的二級類目;科學研究細化為科研及社會服務。在每個二級類目下，筆者將日常工作進行整理，將其列入具體的歸檔范圍，并根據資料的重要程度，確定相應的保管期限。

保管期限是指根據文件的保存價值確定其保存的年限。教學資料歸檔整理后，根據其重要程度將其保管年限分為永久、定期兩種。永久保存是指無限期地盡可能長遠地保存下去。定期保存又將保管期限具體分為30年、10年和3年。

（一）教學工作類

1.學院工作

根據具體工作內容，筆者將以下內容歸檔人學院工作類目下：（1）學院實訓設備的綜合性統計、臺賬、清查等材料。因涉及實訓設備等固定資產，其保管期限為永久。（2）上級下達的有關教學工作的文件材料，保管期限30年。（3）國際會議與論壇相關材料，保管期限30年。（4）學院有關實訓設備申請、啟用、維修、處置、移交、分配等材料，保管期限30年。（5）開展教學檢查相關材料、評估材料（含教學督導組工作材料），保管期限10年。（6）數據采集等統計材料，保管期限10年。（7）學院工作計劃與總結材料，保管期限10年。（8）考試與監考安排（含期末考試、補考、社會監考），保管期限10年。（9）學院與教研室考核等材料，保管期限10年。（10）教學進程表，保管期限3年。（11）3+2專升本材料保管期限3年。

2.專業建設

專業建設類目的歸檔范圍如下：（1）優勢專業、特色專業建設材料，保管期限為永久。（2）專業人才培養方案（專業教學計劃、專業標準），保管期限為永久。（3）實驗室論證、申報與建設材料，保管期限為永久。（4）校企合作相關材料，保管期限為30年。（5）國際交流合作相關材料（含學生出國交流材料），保管期限為30年。（6）社會服務材料，保管期限為30年。（7）教研室活動與專業教學評估材料，保管期限為30年。（8）學院技能運動會材料，保管期限為10年。（9）頂崗實習材料，保管期限為10年。（10）職業技能鑒定材料，保管期限為10年。（11）專業開課計劃、教材征訂、課程調整申請材料，保管期限為10年。（12）專業實習計劃與總結及有關材料，保管期限為10年。（13）教研室會議記錄，保管期限為10年。（14）期末試卷審批表，保管期限為10年。

3.課程建設

課程建設材料歸檔范圍如下：（1）課程教學大綱，保管期限為30年。（2）校企合作共同授課材料，保管期限為30年。（3）專業課程試題庫，保管期限為30年。（4）在線課程建設材料，保管期限為10年。（5）雙語課程建設材料，保管期限為10年。（6）公選課申請材料，保管期限為10年。（7）課程標準材料，保管期限為10年。

4.師資隊伍

師資隊伍材料歸檔范圍如下：（1）教師課表保管期限為30年。（2）教學技能比賽獲獎證書，保管期限為30年。（3）課堂教學材料、授課日志、學期授課計劃、實踐教學進度表，保管期限為10年。（4）教改結題證書，保管期限為10年。（5）教學工作量核算、登記材料保管期限為10年。（6）實踐實施計劃、總結、實踐周課程材料，保管期限為10年。（7）外聘教師聘任工作相關材料，保管期限為10年。（8）教師聽課記錄本，保管期限為3年。（9）試卷批改、課程成績登記、試卷裝訂等相關材料，保管期限為3年。

5.學生發展

學生發展材料歸檔范圍如下：（1）學生學籍卡片，保管期限為30年。（2）學生學籍變更文件材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學），保管期限為30年。（3）畢業綜合實踐環節材料，保管期限為3年。（4）學生一類、二類競賽結果匯總、獲獎證書，保管期限為3年。（5）學生注冊統計表，保管期限為3年。（6）等級考試承諾書、確認表，保管期限為3年。

（二）科學研究類

1.科研與社會服務

科研與社會服務材料歸檔范圍如下：（1）專利學期匯總表、申請書或證書掃描件，保管期限為永久。（2）上級有關科研工作的文件材料，保管期限為30年。（3）科研項目學期匯總表、結題證書掃描件，保管期限為30年。（4）科研論文學期匯總表，保管期限為30年。（5）著作（含教材）學期匯總表、原件，保管期限為30年。（6）科研成果獲獎學期匯總表、獲獎證書復掃描件，保管期限為30年。（7）開展各類培訓的材料，保管期限為30年。（8）科研學術交流活動材料，保管期限為10年。

三、二級學院教學資料管理現狀

（一）主管領導重視度不高，管理人員專業知識有限

教學資料的收集、整理與歸檔是一項基礎而又常規性的工作，相比其他重點工作，這項工作很容易被忽視，認為教學資料的管理沒必要投入大量人力與物力，領導不重視，勢必造成工作人員對該項工作的懈怠，政策和經費不到位勢必難以建立資料儲存室和相關制度。基礎設施跟不上，教師便不愿將自己的成果送上來統一保存，這便影響了教學資料檔案化管理的連續性和完整性，影響教學資料的利用率。

目前，教學資料的管理都是由學院教科辦行政人員負責，他們大多沒有經過檔案管理的相關培訓，在檔案管理意識方面存在不足，也缺少專業知識和檔案整理的技能，這也是影響二級學院教學資料管理工作的重要因素。

（二）管理體制有待完善，基礎設備亟待建設

管理體制是影響工作效率的重要因素。目前，大多數高職院校采用的是高度集中的管理體制，二級學院往往習慣于根據學校的指示按部就班地安排與開展工作，在一定程度上缺乏積極性和主動性，在教學資料管理方面也是如此，一方面，缺乏有效的制度保障，另一方面，又缺少專業的管理人員，檔案工作平時無人問津，只有到相關部門檢查考核時才忙于制作迎檢材料。對二級學院負責檔案管理的人員的崗位職責未作出清晰明確的規定，這就極易導致管理混亂現象出現。

目前，二級學院大多為設置專門的檔案室，資料儲存的設備不齊全，這勢必造成教學資料隨意存放的現象，完全無法顧及防火、防潮、防盜、防塵、防蟲、防霉菌等檔案室幾個基本要求。

（三）管理標準不規范，管理模式落后

目前，很多二級學院在管理教學資料時，通常是借鑒其他院校的經驗或者干脆直接照搬照抄其他院校的管理辦法，學院內辦公室和教研室的資料收集整理缺少統一的標準，有的即使有標準，卻流于形式，檔案歸檔不到位，檢索利用，資源共享更是無從談起。

隨著科技的發展，檔案管理也日漸智能化、電子化，電子檔案的管理模式如今已成為檔案工作的創新點。然而，在很多高職院校的工作中，依舊根據傳統的手工歸檔管理模式，收集整理紙質檔案，并未實現檔案的電子化管理。

四、二級學院教學資料檔案化管理的策略

（一）建立系統地教學資料檔案化管理體系

教學資料檔案化管理最終落實點是相關的負責人，因此確定各層級負責人是建立該管理核心。學院主管教學的領導應主持教學資料檔案化管理工作，由教科辦承擔學院工作、師資隊伍、學生發展和科研及社會服務模塊的資料收集，由教研室承擔專業建設和課程建設相關資料收集工作。另外，二級學院還要制定與教學資料檔案化管理相關的具體制度，包括資料的上交時間、歸檔格式、查閱制度等。

（二）對資料管理人員進行業務培訓

目前二級學院的資料管理者通常不是專業的檔案管理人員，通常是由教科辦工作人員見人，他們對資料歸檔通常缺乏專業的管理知識和業務技術，而檔案資料的管理涉及檔案編碼等專業的技術，因此，對檔案資料管理的人員進行專業的指導與培訓是實現教學資料檔案化管理的基礎條件之一。

（三）增強資料歸檔意識，新增教學資料管理考核機制

教學資料的歸檔歸根結底是要落實到人。一方面我們需要強調增強教學資料歸檔的意識，分管領導需要意識到資料歸檔的重要性，由上而下地強調該項工作。這樣才能夠讓資料管理人員重視歸檔工作，讓資料生成人員能夠主動自覺地保留自己的資料檔案。另一方面，將教學資料歸檔工作納人督導檢查和教學考核工作中，定期檢查教學資料歸檔工作，細化考核標準，對優秀者予以加分，對不足者相應減分，并強調及時整改。只有從兩處下手才能夠確保教學資料歸檔工作持續健康地發展。

（四）以優質高職考核為契機，簡化支撐材料的制作

在建設優質高職的過程中，其考核通常是學校工作的重點，在整理歸檔教學資料時可以標記是否為優質高職檢查材料，平時做好積累，不再專門為了考核制作材料，只需要根據考核類目提供相應的目錄即可。

二級學院的教學資料真實地記載了學院在教學、科研、社會服務、專業建設、學生管理等方面的成果，其收集、整理與歸檔是一項系統的工程，檔案化管理后的教學資料勢必能夠加大其利用率，提高學院管理水平，從而提升學院整體教學水平，也有助于各項檢查的開展，對優質校建設大有助益。二級學院領導應重視并強調教學資料的檔案化管理，完善相關制度，加強管理人員的培訓指導。教科辦管理人員和教研室管理人員都應不斷提升自身素質，將專業的知識與技術運用到檔案管理中，逐步提升管理水平，使教學資料管理更規范。另外，在實際管理過程中，教科辦管理人員和教研室管理人員應各司其職，做好及時的交流與溝通，使教學資料收集更全面，使之能夠更好地服務于教學管理，推進學院各項工作開展，為廣大師生提供便利。