高校實驗室低值易耗材料信息化管理之探索

高劍萍， 陳建新， 楊再從

(華僑大學實驗室與設備管理處，福建廈門361021)

0 引言

高校是國家實施“科教興國”的龐大生力軍，是開展科學研究和技術創新的重要基地。科技部發布的《中國普通高校創新能力監測報告2016》顯示，2015年，中國高校經費內部支出達998.6億元，是2006年的3.6倍。隨著科研實力的不斷增強，承擔的科研項目和籌措的科研經費呈現大幅度增長，高校用于購置各類實驗材料的費用也在逐年遞增。據測算，實驗耗材在高校科研經費中占比將近20%，這就是說目前許多高校的年實驗材料消耗達到上億元［1］。除常規實驗教學使用外，更多地滿足于科研需求。近年來，隨著國家不斷加大對高校科研經費和資產的監管力度，傳統的實驗室材料管理模式已很難適應當前教學科研發展的要求，管理中存在的問題日益凸顯，將信息技術應用在實驗室材料管理勢在必行［2］。在信息化高速發展的今天，探討如何借助軟件工程和項目管理理論，以實現低值易耗材料信息化管理為目標，結合學校資產管理的特點和需求，設計一套基于校園網的低值易耗材料信息管理系統，從請購、領用及使用的全過程記錄和控制，從而整體提升低值易耗材料精細化管理水平，有效規范科研經費的使用，建立廉政安全的內部風險防控機制。

1 低值易耗材料的管理現狀及存在的問題

高校實驗室低值易耗材料包括實驗材料、低值品與易耗品。實驗材料是指在高校教學、科研等活動中所涉及的化學、生物試劑、放射性同位素、實驗小動物及氣瓶、燒杯、試管等實驗用試劑、器具［3-4］;低值品是指單價達不到固定資產標準但使用通常超過一年的耐用品;易耗品指使用年限通常不到一年的消耗材料［5］。相對于固定資產，具有數量大、種類雜、批次多、來源廣、流動性強、使用周期短、價格差異顯著、不入資產賬等特點，管理相對復雜。在管理意識、理念、模式、人員素質等方面都存在一定的問題［6］。

1.1 管理意識不強，缺乏健全的管理機制

高校中普遍存在“重固定資產，輕低值易耗”的管理思維模式［7］。相對于比較完善的固定資產管理體系，低值易耗材料因其單位價值低、使用年限短、種類多、來源廣、消耗快、周轉快等特點，加之采購頻率高且分散，高校中普遍采用“自行購置，自主管理”的模式，即采購、驗收、領用、處置等環節完全由各個單位、實驗室或課題組自主決定，很多高校缺乏統一購置和管理的平臺，缺乏相應的管理制度和監督措施［8］。在財務報銷中，低值易耗材料也大都采用的是“以報列支”的管理辦法，只需要提供發票，發票上列出所購買物品的詳細清單即可，處理方式較為簡單。

1.2 經費使用不規范，缺少有效的內部風險防控機制

材料費是各類科研經費中重要的直接成本費，是開展科研業務的基本保證。隨著現代科學技術的發展，新技術、新材料層出不窮，很多新型材料單價幾千元甚至上萬元。隨著高校各類科研經費的逐年遞增，材料費在經費總量中所占的比例越來越高。由于財務部門對低值易耗材料不要求辦理相關入庫及領用出庫手續，并且直接采用一次攤銷法進行核算，因此僅由材料費的會計核算業務是無法完整準確地反映科研經費材料費的實際使用情況。在高校科研經費和專項經費財務檢查和審計過程中，發現實驗材料、實驗動物和辦公物資絕大部分實行自主采購，處于失控狀態，沒有實施出入庫管理，導致虛假采購時有發生，很容易造成資產的流失和浪費，同時帶來安全隱患和廉政風險。

1.3 涉危品監管不力，很容易造成實驗室安全隱患

高校中基于專業設置的需要，許多院系都建有大量的化學類教學科研實驗室。雖然專業特點有所不同，但都使用品種繁多、性質各異的化學試劑進行科學實驗，而這些試劑大多具有易燃、易爆、毒性和腐蝕性特征，有些甚至有易制毒性，屬于國家管控的危化品。然而目前高校大部分藥品試劑都是由學院或課題組自行采購和管理，各種性質的化學品隨意擺放在實驗室內、存放地點分散、使用人員較多，使用情況無人記錄等問題嚴重存在，稍有不慎就會發生安全事故，這也是實驗室安全管理中的最大隱患。

囿于此，實驗室與設備管理處作為學校試劑耗材管理部門，通過借鑒其他高校在實驗室耗材信息化管理改革實踐方面的成功經驗，開發一套行之有效的管理系統具有重要的意義。本文擬基于華僑大學具體情況，結合國內高校的成功管理經驗，提出一套實驗室低值易耗材料信息化管理系統的方案，通過對業務流程的設計與核心功能的選定，實現材料分散采購、集中驗收入庫，從而解決低值易耗材料管理中存在的不足。以下就該系統的建設思路和解決方案進行闡述［9-10］。

2 低值易耗材料信息化管理系統的作用

為了提升競爭力，許多高校都加快了信息化的步伐，信息技術給高校帶來了新的變革、新的思路、新的變化。傳統的辦學模式正經歷著轉型升級的陣痛。隨著高校業務流程化、組織扁平化、作業信息化，不僅改變了傳統的手工數據處理的方式，也觸發了高校管理模式的變革。在理順管理機制和流程的基礎上，構建基于信息技術環境下的高校實驗室低值易耗材料內部控制系統。

(1)管理制度化。通過信息化管理系統寓國家相關法律法規、學校規章制度和管理辦法于日常管理工作之中，使之得到有效地執行，實現對低值易耗材料的分級監控管理，形成科學、規范、完善的管理體系。

(2)流程集約化。通過優化流程減少中間環節，提高管理效率和水平。該系統克服以往紙質管理的缺點，通過網上申報、審核、蓋章的管理模式，能夠實現分散采購、集中驗收入庫申請。只要有網絡都可以隨時隨地填報，讓教師從繁瑣的手續里解放出來，既減少了管理人員的工作量，又大大縮短了老師辦事的時間，提高了工作效率。

(3)管理精細化。實現“有賬可查，有賬可依”。通過建立電子賬目，伴隨著每一步流程的操作，實現對低值易耗材料重要信息的記錄和保存，實現實時的查詢和統計。對管理部門而言，分類登記，分類管理，管理更精細化，條目更清晰，確保管理更加規范化，集約化和精益化，減少重復購置和浪費。

(4)使用規范化。材料費在科研經費中占的比重較大，是否存在以購買實驗材料為名和掛賬等形式向校內、外轉移科研經費現象一直是高校科研經費內部審計的重點內容。而通過信息化管理系統不僅可以實現每一筆賬目的記錄和查詢，也可以實現所有數據的統計和分析，完整準確地記錄課題經費中材料費的開支與使用情況，為科研經費的檢查與結算審計提供有效的佐證支持，并為管理部門提供決策依據。

3 低值易耗材料信息化管理系統構建

學校低值易耗材料管理系統分為兩部分:實驗材料和低值品與易耗品管理系統。以低值易耗材料的日常管理、數據采集及上報需求為核心，結合學校實驗室材料管理的整個工作流程，搭建信息化管理平臺，將線下搬到線上，采購計劃單與訂單全程在線審批，實現全流程規范管理。其主要業務流程如圖1所示［11-16］。

圖1 實驗材料、低值品與易耗品管理流程圖

系統主要由5個模塊組成:安全管理模塊、采購驗收模塊、倉庫管理模塊、網上商城模塊和信息發布管理模塊。

3.1 安全管理模塊

系統以數字化校園統一身份認證平臺作為用戶身份認證模塊，實現校內單點登錄，且具備身份認證的深度集成，以保證用戶數據的統一認證、權限設定和協同處理。

用戶權限分級設置，確保數據安全。多級管理權限，各個級別管理權限分明，同時具有分權和無縫連接的管理模式;權限設置靈活，根據實際使用情況，系統將用戶分為校內用戶、決策者、管理著、管理員5種角色權限。每種角色擁有的權限不盡相同。不同權限的用戶進行不同的工作操作，具有不同的工作流程。除“超級管理員”擁有最高權限外，其他角色只能處理自己管轄范圍內的信息，既防止越權操作，又保證了信息的相對隱密性。所有操作都有備份，即保證了數據可恢復，又提高了系統的安全性。

3.2 采購驗收模塊

采購驗收模塊用于實現在線驗收申請和網上審核入庫功能，采購(到貨)驗收合格后，采購人通過信息平臺提出購置物品的驗收申請，由審核人進行分權審核，采購人可通過本系統填報實驗材料驗收單，憑打印后的驗收單可到財務部門辦理報銷手續。每一張驗收單須有采購計劃申請單，無采購計劃申請單系統拒絕開驗收單。支持從采購計劃申請表導入數據，大大減少手工數據錄入量。驗收單須至少記錄以下字段:單據號、驗收單位編號與名稱、實驗室編號與名稱、課題組經費編號與名稱、經辦人、驗收人、驗收日期、單據電子防偽碼、材料名稱、品牌、數量、單價、金額等。

分類管理是有效的科學管理手段，將實驗材料、低值品、易耗品作為3個入口，用戶進行分類登記入庫。網上審核簡化流程，所有信息均通過網絡流轉。引入多角色審核機制，系統根據業務流程自動分配審核人，并實現網上電子簽名。審核結果也同時通過消息推送方式告知用戶。即方便了用戶和管理者順利完成材料、低值易耗品的審核入庫，也保證了受管制類物品均能嚴格按照公安部門、學校關于危化品管理的相關規定來入庫。審核過的入庫單會自動形成防偽碼印章進入下一步流程。

3.3 倉庫管理模塊

校內可設置多個庫房，庫區分為校級倉庫和學院級倉庫，支持計劃、入庫、出庫、退庫、移庫等功能;支持與學校財務系統對接，出庫時應記錄對應的財務項目編號與名稱;支持倉庫報表功能;支持常備目錄、最大庫存數、最小庫存數等常規倉庫管理功能;支持倉庫盤點功能。靈活多樣的檢索功能。系統設計了包括物品名稱、規格、數量、金額、發票號碼、領用單位、負責人、經費項目名稱、經辦人等幾乎涵蓋所有字段的綜合檢索功能。并支持多種格式的數據查詢，通過一個或多個字段的檢索，按分類、單一條件、組合條件等查詢，或按使用單位、負責人、存放地點，經費項目類型等查詢。

該模塊充分利用了Excel的強大統計功能，對查詢結果通過報表、圖表等形式輸出統計結果，直觀的統計方式大大提高了賬目管理和分析水平，使項目組負責人可隨時了解自己名下的所有實驗材料的購置記錄、使用出庫情況及記錄，管理部門可全面了解全校材料、低值易耗品的使用管理情況，為決策者提供基礎數據，同時也有利于各方監督。

3.4 網上商城模塊

系統開設華僑大學網上商城，供應商可以在商城上開設經營賬戶，校內師生用戶可在商城上采購低值易耗材料。廠商通過系統上傳低值易耗材料的產品信息，設備處管理員可對供應商實驗材料產品信息進行審核，如果供應商具備相關資質并符合學校要求，則供應商可以通過管理系統發布相關產品，包括產品的型號、名稱、規格、價格、圖片等信息。低值易耗材料使用師生通過學校信息門戶登錄本系統，可以選擇供應商并購買相關實驗材料。設備處管理員審核通過后，師生用戶需要確認收貨，默認低值易耗材料進入教師個人使用臺賬，并自動記錄當前批次所有低值易耗材料的入賬信息。

3.5 信息發布管理模塊

管理部門能在平臺內發布通知公告;發布上級管理部門及學校的管理規定文件;發布平臺的技術文檔、培訓資料等;發布年度內各個經費項目下購置試劑、耗材的品種、數量、價格、供應商等信息。實時推送在系統運行相關聯的信息。

4 結語

每所高校的資產管理都有自己的特點和需求，很難找到一套普遍適用的管理系統。但信息化是提高管理水平的重要途徑，是推動高校發展的重要因素。以信息化管理為依托的高校材料、低值易耗品管理系統，旨在進一步實現對低值易耗材料的宏觀調控管理，以形成更加合理有效、統一調配的管理機制，為學校的可持續發展創造資源保障環境。以高性能校園網為基礎，實現信息化增值服務，是信息經濟條件下高校發展的大趨勢，也是向一流學校邁進的必由之路。