關于新形式下檔案管理的創新服務探討

尹秀桐

【摘 要】近幾年來，我國社會經濟迅猛發展，各行各業的運營模式也發生了巨大轉變。若想緊跟時代的發展形勢，就應當轉變發展理念，形成新的管理模式，而本文最主要針對新形勢下檔案管理服務的創新方式進行探討，并提出了相應的見解與思考，以期提高檔案管理水平，并滿足用戶的檔案應用需求。

【關鍵詞】新形式；檔案管理；創新服務；方案

針對新形勢下檔案管理服務的創新，本文建議從以下三個方面入手，分別創新服務手段、拓展服務領域、創新檔案服務形式，從而大大提高檔案管理服務質量，也可實現服務形式與內容的創新目標，以下為詳細敘述。

一、創新服務措施

自從進入到21世紀以來，我國信息技術迅速發展，而檔案管理工作的開始，應當重視這一新的發展形勢，將檔案管理與計算機網絡技術有效融合，從而達到更佳的管理效果。檔案管理人員可選擇性的在檔案館內建立局域網，并加強對于相關數據的搜集，使得檔案館服務質量得到有效提升，也為用戶提供更多的便捷。比如，可為用戶提供針對性的信息檢索功能，保證信息檢索的便捷性與高效性，減少檢索過程中的時間。現階段我國已有許多檔案館都已借助互聯網的優勢提供針對性的群眾服務，促使檔案管理模式發生改變，并為用戶提供更加便利的檔案應用途徑。針對這樣的發展形勢，檔案管理人員應當緊緊圍繞網絡信息技術完成檔案管理任務，建立完善的信息資源數據庫體系，并對相關的電子文件及時更新、加強管理，實現檔案信息處理的智能化與數字化目標，大大提高管理效率，同時也利于日后檔案資料的應用與存儲，保證檔案管理的安全性與完善性[1-2]。

除此之外，當管理人員應當重視與事業單位間的合作與溝通，逐步建立完善的電子檔案管理中心，設立對應的企事業單位檔案室，幫助事業單位管理內部檔案資料與信息，做好電子歸檔等各項工作，并搜集與之相關的數據信息，或建立檔案管理網絡，為用戶提供文件查詢以及信息保密等各項工作，大大提高檔案管理服務水平，也可真正實現文件資源的共享，提高檔案資料的利用率。

除此之外，檔案管理人員也可以將電子信箱服務功能、數據查詢功能等等放置在網站上，以供用戶利用，而后再加強檔案館與互聯網之間的聯系，實現信息的無障礙溝通，為用戶及時解答相關疑問，從而保證檔案管理服務水平。

二、拓展服務領域

檔案管理過程中，當管理人員應當正視新的發展形勢，然后再針對性的創新檔案管理形式，首先拓展服務領域，明確服務對象，轉變以往的管理理念，傳統的檔案管理主要面對企事業單位，而隨著社會的迅猛發展，用戶的信息需求逐漸增加，所以，檔案服務范圍應當適當拓展，這是現階段檔案管理人員必須重視的問題之一。當下社會是信息化的時代，其事業單位的運營以及發展過程中必須切實增強自身的競爭實力，若想達到這一目的就應當加快信息獲取速度，提高軟實力，掌握信息先機，進而為企事業單位的發展注入動力源泉。基于此，現階段當管理人員就應當重視管理理念的轉變，意識到檔案管理服務的主要人群。特別是在信息技術迅猛發展的背景下，檔案管理人員必須不斷的拓展信息資源獲取途徑，并轉變以往的管理理念，尤其是當存儲過程中不可局限思維，而是要適當的改變管理方式，并轉變自身角色，真正成為信息的提供者與掌握者[3-4]。除此之外，也不應當將檔案館的功能局限在收藏檔案這一層面，而是要真正成為信息的匯集區域，以供用戶利用相關的檔案數據，并為用戶提供高質量的檔案管理服務。不僅如此，當管理人員應當切實提高自身的產業意識與服務意識，使得檔案服務過程更加主動，盡可能結合用戶的切身需求，為之提供針對性的管理服務。最后，還需要在實踐管理過程中不斷的總結經驗，并對檔案信息進行歸類與整合，而后再設置與之對應的專題，確保用戶高效利用檔案信息，發揮檔案文件的應用價值。

社會在發展、時代在進步，科技水平也在日漸提高，在這一發展形勢下，信息內容越發繁雜，同時也體現了多樣化的特點，這就自然而然的增加了檔案管理人員的工作壓力，也對其提出了更高的要求，要求檔案管理人員應當加強與圖書館、檔案機構等加強合作，通過有效的溝通，逐步制定系統化、完善的信息管理系統，以滿足不同用戶的信息應用需求[5-6]。

值得一提的是，在檔案目錄的編制過程中，可以選擇聯合目錄，所謂的聯合目錄指的是參照標準的編排方式以及著錄格式，將圖書館內以及檔案館內的資料以及信息、全面整合，而后實現文獻共享、檔案共享的目的，彌補不同機構與部門信息資源欠缺的漏洞，也可大大提高信息資源的利用率，體現其應用價值，不僅如此，這一聯合目錄的應用方式，也減少了資源浪費，減少了物力以及人力等各方面的資金投入，也為不同機構與部門提供更為廣闊的發展空間，并使得可利用的信息資源更加豐富，同時符合社會的發展需求。

三、檔案服務創新的基本任務

第一，強化檔案資源管理，將其作為基礎，提高檔案信息的利用率。檔案資源可謂是檔案服務的基礎，同時也是保證檔案管理服務質量的有效載體，若想最大程度的發揮檔案資源的利用率，均應當盡可能做好檔案管理工作，做好檔案資源建設以及管控，將其作為前提條件，并圍繞這一目標，做好檔案資源監管，尤其是針對社會熱點問題、社會重大活動、重要會議以及社會事件等，都要收錄在冊，保證檔案資源的完善性。此外，還應當及時歸檔，保證檔案資料存儲效率，也為日后的檔案管理奠定基礎。

第二，建立高素質管理團隊，將其作為檔案服務創新的保證。但管理人員綜合素質不足以成為檔案管理過程中的常見問題，針對這一問題，必須予以重視，打造高素質人才團隊，重視檔案管理團隊的建設，并積極轉變管理人員的管理理念，由內而外的發生轉變，并提高其職業素養與技能水準，為其提供培訓的機會，大大提高團隊成員的管理能力，只有這樣方可為檔案服務創新提供保證，同時當管理人員也會在實踐中總結經驗，不斷的引進先進的、創新的管理思維，最終保證檔案服務水平。

四、結束語

綜上所述，在此新形勢下，但管理人員應當首先做好自我定位，而后意識到當管理創新服務的重要性與必要性，在檔案管理過程中不斷的總結經驗，并轉變以往的管理理念，從多個方面入手，真正實現檔案管理服務創新這一目標，經本文分析，建議首先創新服務措施，而后拓展服務領域，最后明確到服務創新的基本任務，將各項任務落實到實踐，強化檔案資源管理，保證管理效率，并建立高素質管理團隊，為檔案服務創新提供保障。希望本文的相關分析與探討可為有關人員帶來借鑒與參考，大大提高檔案服務水平。

【參考文獻】

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