探討網絡時代檔案管理工作存在的問題及對策

高濤

【摘 要】社會的進一步發展，促使大數據時代形成，此種背景下，傳統檔案管理工作需要進行合理的改革，才能契合大數據信息管理特征，因此網絡技術與計算機技術的應用是一種必然結果。基于此，本文分析了現階段檔案管理問題，針對問題提出了相應策略，希望以下內容的論述，可以進一步提升檔案管理質量與效率。

【關鍵詞】網絡時代；檔案管理；專業人才

近幾年，隨著國民經濟水平的不斷提升，互聯網已經被應用到更多的領域當中，并且在發揮著重要作用，檔案管理作為各個單位信息收集的基礎工作，可以應用網絡技術提升管理效率與質量，但是就目前發展情況而言，仍然存在很多問題。因此，對網絡時代檔案管理工作存在的問題及對策研究有著鮮明現實意義。

一、網絡時代檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理意識淡薄

就實際發展情況而言，檔案管理人員存在意識薄弱的問題，大多數人認為檔案管理工作沒有存在的必要性，管理內容也并不重要，根本不需要進行過多的重視。其中還有一部分領導對于檔案管理呈相同態度，此種情況下不要所是檔案管理工作的改革，即使正常開展都面臨很多問題。加之內部管理人員在工作中缺乏必要的責任心，信息記錄與整理都十分敷衍，最終導致檔案管理工作效率低下，并最終形成一個惡性循環。

1.2缺乏專業的檔案管理人才

網絡時代下的檔案管理工作需要進一步改變，無論是計算機技術的應用還是諸多信息內容，都對管理工作以及管理人員提出了更高要求，但是目前檔案管理缺乏專業人才問題十分明顯。一些具有豐富檔案管理經驗的工作人員因為年齡普遍較大，習慣了傳統的檔案管理模式，很難適應當前信息網絡時代下檔案管理的新模式，對新技術和新知識的掌握也不夠。一些年輕的經過專業訓練和學習的檔案管理人員掌握了新的技術和相關知識，但是卻缺乏一定的工作經驗。

1.3信息管理安全意識薄弱

當下檔案管理工作已經逐漸成為電子化，相關的信息存儲與記錄主要依靠計算機進行，但是網絡系統的安全問題，勢必會影響到檔案信息的安全。目前，單位在完成檔案電子化建設之后，逐漸放棄了紙質檔案的建設，此種情況下，如果因為網絡安全問題造成信息丟失，對于事業單位而言是一種巨大的損失。并且，管理人員對于信息數據的存儲大多選擇在電腦系統盤當中，如果計算機發生問題，信息內容必將會受到波及。加之管理人員對于加密技術以及還原等技術應用的不重視，是的檔案管理存在一定安全隱患。

二、網絡時代檔案管理的有效建設途徑

2.1提高檔案管理的意識

思想決定行為，行為決定結果。針對現階段檔案管理過程中管理人員意識不足的問題，需要進行進一步改進與完善，這樣才能激發管理人員的動力，促使檔案管理效率得以進一步提升。對于人員意識的提升可以從以下幾個方面進行論述：

首先，單位內部的相關領導需要認識到檔案管理的重要性，這樣檔案管理工作以及改革工作才可以更加順暢。對于領導意識的提升，可以組織領導進行檔案管理講座學習，從實際案例中知曉，檔案管理工作對于事業單位發展所具有的重要意義，了解單位可以從檔案管理的信息中獲得數據支撐。這樣相關領導才可以重視檔案管理工作。

其次，檔案管理人員應該增加檔案管理認識程度。檔案管理工作雖然看起來沒有實際意義，也不需要任何專業技能，但是事業單位可以從信息分析中總結發展情況，從而制定合適的發展計劃。如果管理人員造成檔案信息丟失以及記錄錯誤，則會影響單位的整體發展，因此想要在檔案管理崗位上“混日子”根本不現實。不僅不能混日子，還需要認識到工作的意義與價值。

最后，單位內部，應該進一步完善宣傳工作，讓檔案管理工作的必要性以及重要作用滲透到基層員工隊伍中，實現多方面監督以及高度重視結果，加強管理工作信息化應用與改革，以此提升管理總效率與質量。

2.2加大專業人才的培養力度

網絡時代背景下，檔案管理信息化建設與發展已經成為一種必然情況，并且各個事業單位都已經完成了相關建設內容，但是因為沒有一個專業化團隊，所以對于信息化技術的應用停留于初級水平，無法發揮真正作用。對于專業人才隊伍的建設可以從以下幾個角度進行綜合分析：

①針對各個事業單位內部現有的檔案管理人員，需要進行定期的外出培訓與學習，多多鼓勵相關人員進行技能學習，并將在其它單位以及講座中聽到的先進管理方法以及理念進行宣傳，領導根據不同理念以及方法所具有的特點進行綜合分析，結合發展情況進行合理化應用。

②對于單位內部現有管理人員可以進行“不脫產”學習，邀請相關專業人員進行講座或者是小面積培訓，通常情況下，培訓次數可以保證兩個星期一次，根據管理人員接受情況進行課程調節[1]。并且，培訓以及講座的時間應該合理規劃，不能影響管理人員的正常工作。為了保證培訓質量以及效率，還可以應用網絡技術實現。單位可以在內部管網中發送檔案管理知識相關的視頻以及軟文，供管理人員隨意進行瀏覽，此種方法在實際應用過程中，可以打破以往培訓對于時間以及空間的束縛，從而進一步提升培訓效率。

③為了保證管理隊伍的整體水平，還可以通過外聘的方式實現人才隊伍優化。在實際招聘過程中，第一步需要對人員的知識以及相關技能進行考慮。第二步則需要對人員的綜合素質進行考察，例如該人員的人生觀、事業觀、價值觀，是否具有責任心等。

在人員隊伍建設完成之后，需要對隊伍進行定期的考察，將工作懶散、沒有責任性的人員調離檔案管理崗位，時刻保持檔案管理隊伍的整體水平以及綜合素質。

2.3制定并完善的規章制度

檔案管理工作想要進一步提升效率與質量，就需要制定一個完善的規章制度，尤其是在網絡時代下，檔案管理工作已經逐漸電子化發展，規章制度的建立更加重要。傳統的規章制度可以繼續使用，但是需要在其原有基礎之上進行補充。首先來說，需要加入管理人員計算機施工規范。其次，需要進一步加入人員考核制度，保證隊伍完整。最后，應該加入管理責任制度，將不同責任落實到每個人的頭上，以此保證管理人員可以自行規范自身行為。

2.4加強技術革新，保證信息安全

網絡時代下的電子檔案數據信息安全問題是必須解決的問題，具體可以從以下幾個方面進行分析：①雖然現階段的檔案管理工作，電子檔案逐漸代替了紙質檔案，但是網絡安全問題造成電子檔案安全波動較大，往往會造成大面積的數據信息丟失。為了不影響單位建設，可以在電子化的同時，仍然應用紙質檔案進行記錄，做好檔案管理的兩手準備。②可以通過合理的技術應用實現信息安全管理[2]。1、在信息存儲過程中應用“云技術”進行存儲。2、在數據傳輸過程中進行數據加密。3、做好電子數據的備份工作，以免數據丟失影響事業單位發展。4、在計算機中合理應用還原技術，保證計算機系統穩定。5、應用防火墻以及各種類型的殺毒軟件進行病毒查殺，維護網絡系統的穩定。

三、結論

綜上所述，網絡時代的來臨，為各個行業的發展提供了新機遇與挑戰，雖然網絡技術的應用可以提升工作效率，但是也會產生不同問題，這就要求檔案管理工作可以從多個角度出發進行綜合分析，立足于檔案管理人員、意識、方法以及安全等方面進行綜合建設，這樣才能保證檔案工作可以更加契合網絡時代。

【參考文獻】

[1]關楊，張光馥.中央電視臺新臺址建設工程檔案管理構建與實施[J].現代電視技術，2018（05）：148-151.

[2]李楠楠，范丹.分析建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略[J].門窗，2017（10）：152+228.