女秘書問題研究

付韋華

【摘 要】隨著時代的發(fā)展，性別平等越來越為人們所重視。秘書職業(yè)在我國興起發(fā)展至今，女性秘書工作者憑借其優(yōu)秀的工作能力在行業(yè)中扮演著至關(guān)重要的作用，但其同時也受到了來自社會各方面的質(zhì)疑，負面宣傳層出不窮。本文以女秘書為切入點，通過對不同方面的分析以及比較，探究其在中國的發(fā)展背景、現(xiàn)狀及趨勢，系統(tǒng)且科學(xué)地展現(xiàn)女秘書的工作狀態(tài)，對社會輿論給出自己的觀點，為女性工作者提出建議。

【關(guān)鍵詞】女秘書；職業(yè)背景；現(xiàn)狀分析；趨勢

一、女秘書職業(yè)背景

女秘書源自發(fā)達的歐美國家，出現(xiàn)于工商業(yè)。隨著時代的發(fā)展，管理體系的完善，對于高層次秘書人才的需求日益明顯，許多有實力的女性成為了秘書職業(yè)的不二人選。相較于男性，女性在從事秘書工作時有以下幾個優(yōu)點：

1、女性的語言能力更強。根據(jù)英美國家學(xué)者的研究，女性在語言處理和感性理解方面更加具有優(yōu)勢。女秘書更善于察言觀色捕捉信息，在適當?shù)臅r間選擇合適的談話內(nèi)容，以提高溝通效率，促進目標達成。

2、女性的機械記憶與形象記憶更優(yōu)。由于秘書工作本身的特性，從業(yè)者需要有良好的日程及稿件記憶能力。女秘書更容易在腦中形成清晰的任務(wù)表或日程表，有條不紊的幫助上級推進各項事宜。

3、女性在耐力方面和細節(jié)把握更好。女秘書更擅長做具體、繁瑣、條理性強的工作且做事大多謹慎仔細，能細致周密地安排工作日程。

二、女秘書職業(yè)現(xiàn)狀

1.問題分析。目前對于女性秘書職業(yè)從事者存在著社會認知偏差、低素質(zhì)工作者影響整體印象、工作壓力大、輿論影響強等問題。錯誤的社會認知會導(dǎo)致個體產(chǎn)生消極的自我認知，從而打擊女性從事秘書職業(yè)的積極性，阻礙女秘書隊伍的發(fā)展和壯大，危害秘書事業(yè)的發(fā)展。

2.職業(yè)要求分析。新時代對女秘書有新的要求，作為標準的職場女性，女秘書需要著裝干練，樹立專業(yè)、積極、正面的職業(yè)形象；有清晰的邏輯思維能力，有機合理地安排各項事宜；有基礎(chǔ)的相關(guān)領(lǐng)域知識，在起草文件或接洽人員時體現(xiàn)文化素養(yǎng)；保持沉著冷靜，對待大場面也能應(yīng)對自如。

2.2.1核心能力

（1）與領(lǐng)導(dǎo)打交道。女秘書對待領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情做到舉輕若重，所做的各項記錄以及整理的文件都應(yīng)整齊完備，這樣一個好秘書會在無形中給領(lǐng)導(dǎo)的形象加分。同時在考慮事情方面要做到“1+1>2”，提前揣摩領(lǐng)導(dǎo)的需求并做好準備。在與領(lǐng)導(dǎo)交談時也要注意溝通的藝術(shù)。

（2）統(tǒng)籌策劃。做到細致周到，秘書平常主要是處理大大小小的繁雜事務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)日程，為領(lǐng)導(dǎo)的每一個活動做準備等。要把這些瑣事安排得井井有條、主次分明，且無半點疏忽和遺漏，靠的是細心周到和耐心踏實。

（3）溝通協(xié)調(diào)。要做到和藹可親。來訪者大多比較拘謹，如果此時有一位笑臉相迎、舉止大方的女秘書引導(dǎo)接待，有利于消除他們的緊張情緒。當領(lǐng)導(dǎo)不能接見或不想接見時，女秘書的委婉說明，往往不會使他們產(chǎn)生被拒絕感以致過多負面情緒。

（4）表達。要做到不事張揚。秘書所處位置特殊：人們向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作要經(jīng)過秘書，向人們傳達領(lǐng)導(dǎo)的意見也要通過秘書。跟隨領(lǐng)導(dǎo)多年的秘書，得到了領(lǐng)導(dǎo)的信任，對人對事的看法會對領(lǐng)導(dǎo)有較大的影響。而女秘書憑其內(nèi)斂、不事張揚的個性，則能比較好地把握自己的位置。

2.2.2基本素質(zhì)

（1）政治素質(zhì)。在立場上保持自黨性，認識與處理問題的立足點、思想上與黨中央保持高度一致。在紀律上保持高度的自律性，做好自己的本職工作——不求有功，但求無過。避免越位、錯位和失位情況的出現(xiàn)，不擅自做主或代表其他集團，不做其他種類秘書應(yīng)做的工作。

（2）心理素質(zhì)。女秘書在工作過程中可能產(chǎn)生一些心理障礙如：失落感、抑郁感和自卑心理等，這些不良情緒如果不及時疏導(dǎo)則會影響工作者的心理健康和工作效率。這時候就需要女秘書具有自我克服問題的素養(yǎng)，做到穩(wěn)定個性意識傾向，優(yōu)化個性品質(zhì)，保持心理平衡。

（3）文化素質(zhì)。中國有一句古話“腹有詩書氣自華”，對女秘書也同樣適用。一個有高文化素養(yǎng)的人舉止談吐都符合分寸，通曉說話的時機和內(nèi)容。再加上女性對細節(jié)把握的優(yōu)勢，便如虎添翼。根據(jù)職業(yè)環(huán)境的不同，對女秘書的文化要求也不同，例如在事業(yè)單位，則需要其熟悉時事政治與各項政策；在企業(yè)，則需要有商業(yè)知識基礎(chǔ)等。

3.工作建議

下面，基于以上對問題和能力的分析給出幾點對女秘書的建議。

（1）潔身自好，提高自身能力與素養(yǎng)。一方面要塑造和維護自身正面積極的形象，著裝、舉止、談吐掌握好分寸。有正確的三觀，面對流言蜚語保持鎮(zhèn)定，培養(yǎng)強大的內(nèi)心。另一方面，學(xué)無止境。在工作中，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)和前輩做人處事的方法和拿捏輕重緩急的經(jīng)驗。工作之外應(yīng)關(guān)注國家政策和發(fā)展趨勢，每天瀏覽國內(nèi)外新聞，兩耳盡聞天下事。提高閱讀量，積累相關(guān)領(lǐng)域知識。

（2）明確目標，找到前進方向。女秘書應(yīng)該對自己的職業(yè)有明確的定位并且對自己的職業(yè)生涯有一個大致規(guī)劃。平日應(yīng)當對自己的期望有所思考，設(shè)定一個希望升任的職位目標，并為此不斷學(xué)習(xí)努力，發(fā)展社交網(wǎng)絡(luò)。

（3）保持清醒，但求無過。孟子的“三省吾身”放在秘書領(lǐng)域也非常合適。除了日常的謹言慎行，在任務(wù)結(jié)束或者一天結(jié)束后，秘書也要反省當天工作或任務(wù)中的功過，這樣才會一天天地進步。職場如戰(zhàn)場，往往說者無心而聽者有心。秘書也應(yīng)反省是否有失言的情況發(fā)生或者是否遺漏了領(lǐng)導(dǎo)的暗示性表情和話語。

（4）媒體積極引導(dǎo)。輿論方面，大眾媒體應(yīng)該承擔起相應(yīng)的社會責(zé)任，加大力度宣傳女秘書的能力和積極的形象，正確引導(dǎo)群眾對于女秘書的認知，營造良好的社會環(huán)境。

三、女秘書職業(yè)趨勢

總體而言，秘書對于女性來說是一個非常好的職業(yè)，在機關(guān)、團體或企事業(yè)單位，沒有什么是比做過幾年秘書工作更有利于個人進步的。在秘書崗位上所學(xué)到的東西，在任何一所學(xué)校都不能學(xué)到。大學(xué)秘書專業(yè)所傳授的是秘書工作的基本知識和基本技能，沒有幾年的實踐，這些知識和技能難以轉(zhuǎn)化成智慧和能力。秘書所處的特殊地位，使其能接觸到所在單位同級別的人接觸不到的人和事。例如思考舉辦會議時各項事宜的安排；學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)處理復(fù)雜問題的方法以及倡導(dǎo)理念或推行觀點時的做法；見證重大決策的過程，體驗其各項環(huán)節(jié)和科學(xué)完善。真是留心處處皆學(xué)問。只要細心觀察，認真揣摩，都可從中悟出道理，得到鍛煉和提高，可為自己晉升高級主管乃至領(lǐng)導(dǎo)者奠定堅實的基礎(chǔ)。

隨著我國經(jīng)濟的全面發(fā)展，秘書工作也會迎來新局面，尤其是工商企業(yè)對秘書的需求量更大。從國家機關(guān)中更多女性工作者的出現(xiàn)，我們也可以看出各職業(yè)對女性的接納程度日漸增高，故女秘書的職業(yè)前景發(fā)展良好。社會應(yīng)正視女秘書這個職業(yè)群體，尊重其專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)以及優(yōu)秀的職業(yè)能力對其做出客觀公正的評價。

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