淺談加強質保監查人員隊伍建設

孫鑫

【摘 要】加強質保監查人員隊伍建設，對于落實《核安全法》，提高質量保證監查工作有效性有重要意義。論文從質保監查人員培訓授權，質量保證監查中存在的問題進行分析，提出樹立“實效型”質保監查理念，總結提高監查人員能力的方法及技巧，淺談加強質保監查人員隊伍建設的經驗。

【Abstract】Strengthening the construction of quality assurance and supervisor team is of great significance to the implementation of the "Nuclear Safety Law" and improving the effectiveness of quality assurance and supervision work. This paper makes an analysis form the training authorization for quality assurance supervisors and the problems existing in the quality assurance and supervision. It puts forward the idea of "effective" quality assurance supervision， summarizes the methods and skills of improving the ability of supervisors， and briefly discusses the experience of strengthening the construction of quality assurance and supervisor team.

【關鍵詞】質量保證；監查；能力；方法

【Keywords】 quality assurance； supervision； ability； method

【中圖分類號】TM623 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2019）04-0089-03

1 引言

2018年國家正式實施《核安全法》，貫徹核安全觀，將現有的核安全管理制度、程序、體制上升到法律層面，補充不足或缺失的內容，解決核電發展面臨的問題和公眾的關注。為了保證質量保證體系有效運作，除了完整有效的體系制度的建立外，培養一批技術過硬的質保監查人員隊伍，對于提高質量保證監查工作的有效性，確保體系運作符合法律法規，并且提高公司的業績，有著重要意義。

2 質保監查人員培訓授權的一般要求

質量保證監查是一種獲得、評價（審核證據）和確定（符合要求的程度）的過程，具有系統、獨立和形成文件等特點，故質量保證監查結論是不能用儀器測定的，而是由質量保證監查員主觀判定的，因此，質保監查人員的人才隊伍的建設對于開展好質保監查工作有著重要意義。

質量保證監查員能否做到客觀、準確、全面、系統地對質量體系進行評價，取決于監查員的素質（專業知識、工程施工經驗等）和能力，因此，質保人員選拔需考慮學歷、專業、工作經歷，從事質保工作方面的經歷，經過基礎知識培訓、專業技能培訓及質保專業知識培訓后，通過相應的筆試及面試考核通過后，取得相對應的資格。

3 質保監查人員質量保證監查中存在的問題分析

做好質量保證監查，質量保證監查員的素質和能力是關鍵，但取得了質保監查員/長的資格不代表一定具有從事質保監查工作的能力。從以往的質量保證監查的案例，對監查的過程和結果觀察，筆者認為目前個別質量保證監查人員在素質和能力方面還存在如下主要問題。

3.1 專業能力存在不足

①對標準、法規條款要求的理解和/或掌握熟練程度不夠或不準確，對于違反規定行為不能精準識別，或者給出充分的依據，讓被監查方認同。

②專業知識深度不夠，實際監查時只是對照程序發現一些與規定做法不一致的表面上的現象，或不影響質量體系運行的小偏差，不能從小偏差進一步分析判斷是否存在系統的、群發性問題，缺乏對專業性問題的進一步深入分析和判斷能力。

③解決問題的能力需提高，一個好的質保監查人員不但善于發現問題，還應善于幫助被查部門提出解決整改措施。

3.2 問題總結和分析能力有待提高

①對問題分析和描述不準確，給被監查方理解和糾正帶來不必要的困難，無法徹底解決發現的問題，往往造成糾正行動落實后的問題重發。

②對問題定性不準確，不能準確地判定問題的性質是嚴重不合格或輕微不合格，可能造成系統性或區域性嚴重失效的問題，被判定為孤立的人為錯誤，從而未對問題深入分析，沒有徹底糾正。

3.3 監查技巧需要提高

第一，溝通技巧方面主要存在以下幾種問題：①營造親切、輕松氣氛的能力不足，與被監查方交談或提問時，氣氛緊張，讓對方感到有一種盛氣凌人的壓迫感，無法從交談過程中獲取更全面的信息；②自信心不足或準備不充分，不能準確的表達需求，易受被監查方的影響，總是處于被動狀態；③遇到意見不一致的情況，無法平衡矛盾，固執己見，引發不必要的爭論甚至爭吵。

第二，抽樣技巧方面主要有以下幾種問題：①樣本不是監查員親自選擇且樣本數量太少不足以說明問題；②準備工作不足，選擇的樣本不具代表性；③抽樣的隨機性不夠，導致可能缺陷樣本在監查中均未抽到。

3.4 客觀公正存在不足

由于受績效考核及利益的影響，個別監查人員誤認為質量保證監查時發現的不合格越多，越能體現其工作業績。因此，監查過程中往往專注于投入管理資源少的，對整體質量影響薄弱的細節上尋找問題，抓不住重點、要害，其結果往往會與受監查方發生沖突，缺乏公正性，不能如實反映受監查方的真實情況。

4 解決質保監查人員隊伍建設存在的問題的建議

上述簡單列舉了常見的質保人員能力問題，由于上述問題的存在，影響了質量保證體系監查的有效性。為了解決以上存在的問題，下文從樹立正確的質保監查理念，總結提高監查人員能力的方法及技巧兩個方面進行解析，從而解決質保監查人員隊伍建設存在的問題。

4.1 樹立正確的質保監查理念

質量保證部門按照書面程序要求開展質量保證監查工作，以驗證質量保證體系整體運作和控制滿足法律法規、合同、公司的要求。由于對質保理念的理解差異，部分組織存在把質保監查認同為符合性檢查，只要完全按照程序要求去做就是符合質保要求，若是實際做法與程序規定不一致就是不符合質保要求，即使實際效果比程序要求好，也算實際執行存在問題。

事實上，實際工作中有時候完全按照程序要求執行，反而達不到預期的質量目標。這是因為有些程序，不結合具體情況，與實際脫節，適用性/操作性不足，也就是說程序本身的質量存在缺陷。由于監查人員的理念被過分地限制在文件上，把文件執行的符合性作為評價質量體系有效與否的依據，而對執行程序后的工作效果如何則不關注的這種“符合型”質保理念，久而久之，導致其他部門對質量保證工作產生了誤解：質量保證工作比較教條和形式主義，質量保證工作純粹是紙面工作。

為了貫徹核安全法，“符合型”質量保證觀念需要轉變，質量管理原則和理念的立足點應從追求文件的形式轉向更注重組織行為的結果，建立有效的質量保證體系，確保設備、工程和服務滿足核安全相關要求，因此，要求組織必須樹立持續改進組織整體業績為宗旨的質量保證理念。

監查人員在實施質量保證監查時，不應僅僅驗證各項工作是否按照已批準的書面程序的要求做，而更重要的是要關注執行了已批準的書面程序后的每一項工作的實際效果如何，對某些符合規定的質量活動，因其規定不合理，未能達到預期的質量目標，仍應判定為“不合格”。同樣，因無規定或規定的太粗不適用，實際效果達不到預期的控制目標，均應屬于“未滿足要求”的不合格情況。

4.2 提高監查人員的能力方法

監查能力的提高一靠學習，二靠實踐，三靠總結。監查人員應通過各種有效方式不斷地加強學習，包括法規、標準、程序及與受監查方有關的專業知識等，熟練掌握和深入理解法規、標準、程序等文件要求。監查人員應多參加監查工作，擴大知識面，不斷豐富自己的實踐經驗。每做完一次監查，都應認真總結監查過程中的經驗和教訓，把感性認識提高到理性認識，逐漸摸索出一套好的監查工作方法，形成自己獨特的監查風格。

對于提高質量保證監查人員的能力方法及技巧，結合上文對監查遇到問題的分析，筆者總結多家公司的管理經驗，解析如下。

4.2.1提高專業能力

①對于提高質保監查人員專業能力，除個人努力學習實踐積累外，組織層面可以采取定期組織標準、法規知識競賽，技能比武等活動，督促監查人員學習法規條款知識。

②對于專業知識，可以采取專業交流，輪崗培訓，開展專項監督課題研究等方式，促使質保人員深入學習專業知識，以進一步增強對專業問題的深入分析和判斷能力。

4.2.2 提高問題的總結和分析能力

①監查報告僅僅是對監查結果的總結，監查發現問題分析和描述的準確與否，與監查員在監查時的意圖有密切關系。監查員必須要把握適度，監查時不要去找人為的錯誤，不要將那些對管理體系績效不產生實際影響的問題寫入報告，如：明顯的打字或簽字錯誤、空白表格內未注明“N/A”等明顯的、可以很容易糾正的屬于偶爾工作疏漏等問題。雖然這種問題也屬于違反質保要求，這些問題的存在并不是意味著該大綱或活動有需要大的改進措施的缺陷。諸如此類的問題在發現時可以一種謹慎的方式提出而加以改進。

②在監查后問題發布前，監查員應與被監查方進行充分溝通并達成共識，共同分析問題發生的根本原因，以幫助被查部門提出解決有效的整改措施，徹底糾正問題。

③從組織層面上，對于提升監查人員問題的總結和分析能力可以采取監查報告集體評審，培訓交流，專項學習研討等方式，以協助監查員提高自身能力。

4.3 監查技巧應用

由于監查組織周圍環境、監查員的性格特點及以往的經驗的不同，監查過程中不同的監查員會采用不同的方法，這些“技巧”的恰當應用，可以取得意想不到的效果，簡單舉例如下。

4.3.1 溝通技巧

①應以一種輕松的交流的方式開展監查活動，盡量減少發現問題時給被監查方所帶來的不安，比如與被監查方共同分析問題的影響、根源以及解決方案，應避免情緒化的情形。

②監查前充分做好準備，確定好要檢查的內容及時間，掌握監查工作的節奏。避免花太多的時間與被監查人員進行不必要離題的交談，而不能完成計劃的監查內容[1]。

③遇到與被監查方無法達成共識的情況，監查員應避免把時間花在與被監查方深入辯論上，而應該更深入調查該區域以確定該問題的程度及發生的根源，確定該問題的范圍及時采取糾正措施以改正問題是顧及被監查組織的最大利益。

④在監查活動進行過程中，監查員應及時與本次監查活動其他監查成員交流溝通已獲取的信息，時間可在監查發現疑問時或每日監查活動結束后，這種交流可以幫助監查隊明確監查的進程情況，同時對于組織的共性問題發現，有深刻的幫助意義。

4.3.2 抽樣技巧

①提前做好準備工作，計劃抽取樣本的范圍，抽樣最好由監查員自己抽，不要被監查方來抽取，避免樣本不具代表性。

②隨機抽樣使被抽樣的對象具有同等機會而不刻意抽取某類樣本，抽樣的數量要合理和本底數量相對應，但鑒于監查時間有限，不能耗用更多的監查時間，具體數量視檢查人數和檢查的內容來綜合決定。如抽某專業維修質量工作包，一般抽樣數量在5～10比較適合，并且樣本不能太久遠[2]。

③監查過程中，監查員發現疑問點，若某些證據無法取得的話，可使用推論的方法，通過抽樣審查該工藝過程中疑問點的前面或后面的操作并加以推論即可得出漏掉的信息，讓結果事實說話。這種抽樣技巧可幫助監查員發現流程上的問題。

④在監查過程中，發現某種情況處于一種邊緣性的情形，既不是很明顯的不符合，也不是明顯的違反，監查員應考慮仔細檢查一個區域、活動、大綱或工藝過程。

4.3.3 監查過程其他技巧

①監查過程中應對監查時間有效把控，這需在監查前做好相應的準備和工作計劃，監查中要有時間觀念并需熟悉監查的整個進程情況，以確保所有關鍵的領域已覆蓋全面。避免在某一區域花太多時間，最終某些領域未覆蓋，降低了整體監查的效果。

②對于已抽樣數據發現的疑問點，應進一步分析是否可能是共性問題，如需深入調查，監查員應做好回到原監查區域收取新證據，根據新證據重新進行觀察，某一活動的操作或執行，以幫助組織真正解決系統性問題。這可向被監查組織展示監查員思想開放，從而促進被監查組織對監查員的合作關系。

4.4 制度上的保障

無論是監查方或被監查方，組織應避免以質保監查開出問題的數量進行考核，避免形成被監查方害怕發現問題，監查方努力發現問題以求業績的對立局面。質保監查的目的是驗證組織體系運作的有效性，如實反映受監查方的真實情況，而非一定以發現問題為導向。

5 結語

綜上所述，樹立“實效型”質保監查理念，提高監查人員的素質和能力，是做好質量保證監查、解決目前質量保證監查工作中存在的問題、提高質量保證監查工作有效性的一項重要工作。加強質保監查人員隊伍建設，以質量保證的實施業績來評價質量保證活動的有效性，以確保體系運作符合法律法規，提高公司的業績。

【參考文獻】

【1】昝云龍. 核電站生產管理[M].北京：原子能出版社，2000.

【2】趙成昆.核能行業質量保證監查員培訓教材[M].北京：中國核能行業協會，2016.