職業院校檔案管理服務職能及有效發揮策略

摘 要：職業院校檔案管理服務有助于掌握檔案資源中包含的內容和知識，從而對職業院校管理服務職能更好的實施職業院校的制度、檔案的管理及科學研究各個方面的工作給予幫助和參考。文章對職業院校檔案管理服務職能延伸方面的問題進行研究，并對有效發揮策略進行改進，對職業院校檔案管理服務職能及策略提供有效的幫助，以供參考。

關鍵詞：職業院校；檔案管理職能；發揮策略

檔案管理工作對一個職業院校來說有著很大的作用，是對學生學籍管理，資料查詢的主要依據，在教學管理上應用方面也很多，在教學方面的服務理念，制度的建設、科學研究等多方面的應用。文章從職業院校檔案管理服務職務入手才能進一步的發揮和改善制度，提高檔案管理服務的效率，從而更有效地發展職業院校管理服務職能。

一、職業院校在管理檔案中所存在的問題

職業院校的管理一直在應用在各大高職院校當中，歷史悠久，之前也提到在教學管理上檔案運用的也很多，可是其工作效率，未能實現很高的水平，如何才能把檔案管理水平提高是十分重要的。

（一）對于檔案管理了解的不透徹問題

很多高職院校對學校的檔案管理不重視，經常被忽視。大多數高職院校只能簡單的提供查詢檔案的服務，保管檔案的人員也只認為這只是一份保管學校檔案的工作，不會過多的詢問檔案的利用價值，形式非常的單一，不能最大限度的運用上，跟不上教學管理需求的查詢，導致檔案管理制度的發展緩慢。

（二）檔案在收集和應用方面的問題

一些職業院校花大量的時間和精力運用在檔案的管理和采集整理中，利用率和采集管理的時間不能成正比，沒有很好的劃分出常用檔案與不常用檔案的重要性，采集的信息過于單一化，不能很好的提供查詢服務，對于檔案的錄入存在著很多問題，手工抄錄肯定會有遺漏，缺少等方面的現象出現，而且在紙質抄錄的途中通過傳遞的途中，也會出現放錯位置，檔案遺失等問題，這些問題都影響到了檔案的服務，如何才能解決這一問題成了職業院校檔案管理服務的重點。

（三）缺乏與需求者的實際溝通

現如今，職業院校中檔案管理工作中，存在比較明顯的檔案管理的工作人員未能和應用這些資料的人員之間進行有效溝通的問題，導致采集的項目并不是需求者想要的。如果采集的信息無用的話，需求者并不能運用到教學管理、科學研究上面，管理人員應當從如何提高工作效率，根據需求者的需求而管理，從提高檔案管理的質量入手。

（四）檔案工作管理服務使用方法過于落后

現在屬于科技時代，檔案作為一種原始的信息管理，如果不做到信息科技化，我想很難適應現在科技化時代，就不能充分的運用檔案資源服務的職能。現在很多高職院校對于科技化建設信息運用度還很低，大多數還是采用傳統的檔案管理工作模式，檔案信息檢索主要以手工為主，檔案查找工作過于復雜化，需求者想要的數據必須親自到檔案部門進行查找，翻閱厚重的資料書籍，很難發揮檔案的價值作用，導致檔案工作管理不能正常進行。在現在這個科技時代發展迅速的時代，高職院校跟不上現在時代的發展，不能及時的接受到有利的信息和電子郵件，影響了教育者們的工作效率，對教育者產生極大的阻礙，導致檔案信息化流失。

二、針對檔案管理服務的有效發揮策略

根據職業院校檔案管理工作中存在的問題給出相應的對策，面對問題要直面迎接應對，解決問題，積極的想出應對措施。解決檔案管理服務中的問題，讓檔案工作發揮一定要的作用。

（一）完善科技網絡的服務平臺

對檔案信息管理進行網絡平臺的建設和完善，開設多種應用平臺，如微信公眾號軟件開發資源庫，為教育教學提供優質的檔案服務。各大職業院校可以以自身學校的文化答案而改變獨特的教學理念。成為校園必不可少的一部分，變成校園的傳統習俗，使高職院校歷史和應成為教學研究的壯舉，讓檔案與高職院校緊密結合運用合理，為教職員工、學生提供可靠的信息化檔案服務。

（二）對服務的方式及手段進行調整及創新

現在的網絡信息技術發達，各個行業都可以通過網絡進行提高工作效率職業。學院也同樣可以對網絡技術加以運用，通過各種現代化的方式處理問題，對服務的手段進行處理并以郵件，微信，QQ，短發是傳入需求者手中，從而使雙方工作更加快速的完成，更加方便快捷，還可以針對檔案展示、專題陳列等方式提供了解，借助網絡查詢流程等等來讓需求者了解流程，來獲得服務。

（三）提高檔案管理服務職能使用率

針對職業學院檔案管理服務職能提高使用率，發揮最大程度的答案信息化價值，使其答案更加豐富，種類齊全，樣式眾多，保證數量的充足使用。明確資源收集的工作重點，管理人員應加強管理制度，提高收集歸檔及管理。對于經常用到和不經常用到的檔案做一個歸納，例如職業學院對學生管理，教學研究方面運用的過多，可進行這些檔案的歸檔存儲，網絡的工作管理，提高工作水平的效率提升時需求者滿足高職院校還需注意檔案的真實性完整性。不可提供不真實、不完整的提供給需求者，這樣做是堅決杜絕的。另外，檔案不可復制或者傳播他人，要做到保密。加強對管理者的培訓，樹立答案意識與服務意識，把工作服務職能做到最好，為高職院校提供有力的檔案服務，構建一個完整的檔案體系。

（四）引進資金實現信息化服務

就職業學院的檔案管理而言，可以找需要人招聘的企業招商引資，實現共同推薦信息化服務。信息化的服務簡單來說，就是通過網站建設，把學生的檔案都上傳到學院網站的儲存空間中，通過互聯網來傳輸入學生檔案，全校全國范圍內應用，每一個學校都有自己獨立的賬戶、密碼。在此期間可以請專業人員針對檔案調整管理人員進行培訓，使檔案管理人員可以掌握新的工作模式。但是一定要做到公正、公平、保護隱私，從而實現檔案的信息化。

（五）積極與檔案需求者進行交流

檔案人員因要積極主動地與需求者溝通，了解和知道需求者所想要知道的訊息，提供相應的服務，對自身的問題，反復調整改變，充分做好管理檔案應發揮的職務作用，對檔案最大限度的開發和運用。并能通過改進提升需求者的需要來提高工作效率，不能欠缺工作人員數量而影響檔案功能的使用，注重培養人才，組建強大的團隊工作人員積極配合工作。可以實現檔案搜索結束后反饋評價。根據需求者的反饋答案，團隊可以根據做出相應的改正和改變。最大化滿足需求者的需要，這樣越來越多的人進行宣傳，起到了隱形傳播手段，為更多需求者提供幫助。

（六）努力提高檔案人員的素質水平

多多的開展檔案人員的學習活動，探討學習經驗，在檔案服務的時候，不但要建立檔案學習，還要管理好檔案服務。對每一個需求者虛心指導，教學，各個職業院校可以根據自身的問題，請專業的專家進行指導教學，做到每一位需求這都能會使用，運用熟練，學會的需求者可指導不會的需求者，做到檔案管理共同參與，也可以和其他外校共同交流學習，開展知識競猜，研究小組，提高檔案管理者的素養，提高需求者的正確使用的意識，位檔案的使用做到最大化的學習，也要對管理檔案的工作人員使用互聯網的能力進行培訓，加大工作需求量，提高需求者的應求。同時要加強檔案管理服務人員的管理監督意識，因針，對性的招聘，進行招聘前的考核，努力積極向上的可以聘請，應該聘用專業的人員進行管理，對于用咨詢的問題也應該有專業的人員進行解答。在聘請檔案管理人員因仔細考究，加深了解，在進行培訓管理。管理人員要對網絡平臺使用過程中出現的問題進行收集管理，對于問題進行分析，通過觀察各個職業學校的檔案服務，努力修改不足之處，讓檔案的使用率大大提升，提供更加便捷的檔案服務，達到需求者最好的需求。

總之，職業學院檔案管理服務職能的策略，可以很好地改善現狀，給檔案管理的工作人員帶來了動力、生機。面對各種問題，要充分發揮職務的作用，提高工作效率，積極的創新檔案方針。給需求者更高的服務基準，多方面提升檔案技能。位檔案管理制度的發展，要充實的料極為需求者之所想，多與需求者溝通交流，才能更好地提高管理員的素質和服務意識，使其發展得更迅速，讓更多人信賴和支持，得以開展職業院校檔案的管理工作。

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作者簡介：張永花（1973.09- ），女，山東濟南人，助理會計師，大專。