我國檔案管理體制機(jī)制的現(xiàn)存問題

李敏

人類社會歷經(jīng)數(shù)千年發(fā)展所遺留下的大量的珍貴歷史文獻(xiàn)資料，不僅是值得人類傳承和保存的重要資源，而且也承載著人類社會發(fā)展的記憶。由于檔案與人類社會的發(fā)展和進(jìn)步之間存在著密不可分的聯(lián)系，那么檔案管理工作自然也是必不可少的環(huán)節(jié)之一，所以建立完善的檔案管理體制才能在社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持和依據(jù)。

1、檔案管理體制現(xiàn)存問題分析

在深入分析現(xiàn)階段的檔案管理體制類型時發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國常用的檔案管理體制主要有集中式檔案管理體制和分散式檔案管理體制兩種。通過比較這兩種檔案管理體制的特點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)，雖然不管哪種檔案管理體制都具有集中化程度較高的特點(diǎn)，但是，由于文件以及檔案文獻(xiàn)的管理工作是自成體系的，所以檔案管理人員必須嚴(yán)格的按照檔案管理工作的要求，在檔案管理工作開展的過程中合理的選擇和應(yīng)用相應(yīng)的管理體制。我國的檔案管理高度集中統(tǒng)一的管理體制最早形成與清朝的前期，在1949年新中國成立后，原有的檔案管理體制又在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的推動下的的兩年完善和補(bǔ)充。黨的十一屆三中全會生理召開后，則預(yù)示著我國的檔案管理正式進(jìn)入了集中統(tǒng)一管理的階段。在這一過程中，國家檔案局，也根據(jù)檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際情況，提出了改革檔案管理體制的意見，同時積極的對傳統(tǒng)檔案管理體制進(jìn)行了全方位的調(diào)整和完善。比如，檔案管理事業(yè)進(jìn)入統(tǒng)籌規(guī)劃階段后，檔案管理部門采取的局館合并檔案管理體制，為我國檔案管理模式的創(chuàng)新與改革指明了方向。經(jīng)過深入的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國傳統(tǒng)的檔案管理體制是在借鑒前蘇聯(lián)檔案管理體制經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上形成的，由于這種檔案管理體制具有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的特點(diǎn)，所以其在實(shí)施的過程中，必須采取行政管理與檔案保管雙重管理制度同時運(yùn)用。自從我國進(jìn)入改革開放后，檔案管理部門也在深入分析傳統(tǒng)檔案管理體制的不足之處的基礎(chǔ)上，積極的進(jìn)行了檔案管理體制的創(chuàng)新和改革，而國家檔案局與中央檔案館兩者的合并，就是檔案管理體制改革創(chuàng)新的重要表現(xiàn)，不管是哪一級的檔案館，既是黨的機(jī)構(gòu)，而且也是政府機(jī)構(gòu)。首先，檔案管理不到位、工作人員專業(yè)素質(zhì)低是我國檔案管理工作過程中普遍存在的問題。由于很多企業(yè)在發(fā)展的過程中，將測重點(diǎn)放在了企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益上，而忽略了檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。因此，出現(xiàn)了很多企業(yè)的檔案管理都是由外聘或者退休人員負(fù)責(zé)的方式，由于這些檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識和技能欠缺的問題，所以導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)了停滯不前的問題。其次，檔案管理工作硬性約束和制度規(guī)范的缺失。由于企業(yè)的檔案管理工作失去了強(qiáng)制、科學(xué)工作規(guī)范的指導(dǎo)，所以不僅對檔案管理工作人員的主觀能動性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，而且增加了重要檔案資料信息遺失問題發(fā)生的幾率。最后，檔案管理工作技術(shù)水平嚴(yán)重落后。雖然計(jì)算機(jī)輔助方式已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于我國檔案管理工作中，但是，隨著檔案資料數(shù)據(jù)信息量的持續(xù)增加，這種簡單的信息化操作手段顯然已經(jīng)無法滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對檔案管理工作提出的要求。

2、檔案管理體制改革的建議

2.1加強(qiáng)檔案體制管理重視

領(lǐng)導(dǎo)層必須在充分重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，積極的引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和設(shè)備，改善檔案管理工作人員的工作環(huán)境，調(diào)動檔案管理人員工作方式創(chuàng)新和改革的積極性。同時根據(jù)新經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)展趨勢對檔案管理工作提出的要求，加強(qiáng)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)的力度，建立一支綜合素質(zhì)高、知識結(jié)構(gòu)合理且業(yè)務(wù)能力全面的復(fù)合型檔案管理人才對其，同時制定規(guī)范的檔案管理工作流程，促進(jìn)檔案管理工作水平的全面提升。

2.2提升檔案體制管理水平

在大力倡導(dǎo)建立科學(xué)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，積極的進(jìn)行檔案收錄、檢索等各方面工作的創(chuàng)新與改革，實(shí)行三位一體的檔案管理制度，嚴(yán)格的按照要求開展檔案管理的工作，才能在促進(jìn)檔案管理信息實(shí)用性有效提升的同時，加快檔案管理工作模式創(chuàng)新與改革的步伐。這就要求檔案管理工作人員在日常工作時，必須在確保其所收錄的檔案質(zhì)量與信息完整性的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格的按照要求做好檔案數(shù)據(jù)信息的篩選以及修改，同時合理的刪減檔案信息中的繁雜且冗長的內(nèi)容，最后再開展檔案收錄工作，才能從根本上促進(jìn)檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。此外，為了避免出現(xiàn)檔案信息遺漏問題的出現(xiàn)，檔案管理工作人員必須及時準(zhǔn)確的將相關(guān)檔案信息計(jì)入檔案中，切不可因?yàn)檫^分注重檔案數(shù)據(jù)的美觀，隨意的修改檔案信息，導(dǎo)致檔案信息真實(shí)性與客觀性的降低。

2.3結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的推動下，傳統(tǒng)的利用電腦軟件收集、處理檔案數(shù)據(jù)信息的檔案管理方法，已經(jīng)無法滿足新經(jīng)濟(jì)形勢下的檔案管理工作要求，作為現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理部門而言，則應(yīng)該在深入分析信息化時代下檔案管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，加大檔案管理模式改革與創(chuàng)新的力度，才能實(shí)現(xiàn)促進(jìn)檔案管理工作效率穩(wěn)步提升的目的。比如，檔案管理工作人員可以利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備開展檔案管理工作，將企業(yè)的財(cái)務(wù)報表、文字等檔案轉(zhuǎn)化為可視化的電腦數(shù)據(jù)信息，這樣不僅減少了人工抄錄數(shù)據(jù)遺漏或者錯誤等現(xiàn)象的出現(xiàn)，而且對于檔案利用效率的提升也有著積極的促進(jìn)作用。

（作者單位：155600寶清鎮(zhèn)公共服務(wù)中心）