淺談農場的檔案管理

張福民

檔案管理是農場日常工作的真實寫照，是對農場發展歷程的最好記載，本文對做好農場檔案管理工作進行分析，供交流借鑒。

檔案管理是辦公室行政管理的重要組成部分，也是辦公室的一項基礎性工作。當前，我國已經進入了信息化時代，檔案作為農場的信息資源，是農場生產經營、技術創新、科研發展等活動的真實記錄，檔案管理工作是農場的基礎性工作，檔案管理作為農場同步發展的無形資產，在農場管理等各方面都發揮了較好的作用。隨著我國農業經濟的快速發展，農場作為農業發展的主體單位，其管理制度和管理水平也在不斷地完善和提高，隨著經濟的發展，對檔案管理工作也提出了新的要求，企業發展了，檔案管理工作只能增強不能削弱，隨著農場的發展規劃，也要建立一套適應農場發展特點、能夠體現農場規范化管理的檔案管理體系，使檔案管理工作的發展與農場發展速度相一致，使檔案管理工作能夠全面記錄和反映農場建設、發展的歷史進程。做好檔案管理工作，對推動農場的持續健康發展和提升經營管理水平具有重要意義。

1進一步增強做好檔案管理工作的主動性

當前不少單位的檔案管理還處于初級保管階段，文書檔案、人事檔案保管比較單一，在規范檔案管理的前提下，要自覺增強做好檔案管理的主動性。

1.1熟悉、掌握農場的業務情況和涉及的專業知識

要針對農場的業務性質、內部的組織結構有目標的進行檔案類目的重新調整，使其符合農場的管理特點。

1.2系統地整理農場的歷史資料，積極開發農場的檔案資源

目前，農場很多單位開展了檔案管理工作，但沒有形成制度，使檔案的整理不標準，無依據，歸檔不齊全，容易造成檔案資料的遺失。個別農場在日常工作中所形成的文書檔案、人事檔案和財務檔案等采取分散保管方式，容易造成檔案資料不全而散失嚴重。尤其是一些調查論證、申報立項、洽談協議等檔案大多掌握在相應的當事人手中，歸檔不及時就容易造成遺失，有的僅上交復印件。這些問題不強化管理，就會直接隨著人員的流動而使檔案信息資料流失。

1.3將檔案分門別類有條理的進行整理

要將農場日常工作、重大事件所形成的涉及科研、聲像載體、實物和會議所形成的文書、合同等進行收集整理，并按保管載體不同、內容不同而分類進行保管，保證檔案準確，能夠有效的被收集和利用，這樣才能夠保證檔案的準確性，體現檔案的價值所在。

2檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是管理工作的發展方向

不同時期的檔案管理做法和管理模式不同，許多傳統的做法和管理模式也曾發揮了積極作用。但從目前檔案管理實際來看，傳統的檔案管理已經不能適應當前農場發展的需要，必須進行重視，強化創新，主要針對檔案工作的收集、整理、保管和利用等形式進行創新，對一些具體手段完善。根據國家相關法律規定，財務檔案、文書檔案是檔案管理中比較重要的檔案類別，針對文書檔案中的有關文件、報表和合同管理是絕對機密，這部分檔案以分散保存的形式進行保管，必須強化農場檔案管理制度的落實。結合農場日常檔案管理，從組卷到裝訂，要盡量簡化檔案管理的步驟，去掉一些繁瑣程序，在模式上集中整理，歸檔程序上相對簡單明了。在模式上集中統一，即要求農場各部門在檔案歸檔形式、標準上要相對一致，并集中一人保管，這樣不會因各部門檔案保管分散而造成檔案的丟失或損壞。同時各部門要將本單位保管的檔案制作一份詳細目錄報到辦公室檔案管理進行備案存檔，實行目錄交流，這樣辦公室即能清楚整理出農場的發展軌跡，也使檔案管理工作分總結合，方便使用又有目可查。針對農場這種無形資產，在以后查閱檔案進行綜合利用時可提供便利。檔案的管理就是為了日后使用方便、交流和解決具體的問題，是為了提高工作效率和管理水平，而不是增加管理環節，使程序深嚴不容易接觸，但如何完善檔案，使其不影響日后使用又便于各部門的立卷管理，這是值得日后研究的課題。

3努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

檔案工作不是簡單的保管，它也是一種業務性的管理工作，具有服務性，這就要求檔案管理人員要有較強的業務知識，又要具備管理能力和服務意識，尤其是目前已經進入了網絡信息化時代，給檔案管理方式和保管載體提出了新的要求。

3.1檔案管理人員要自覺強化檔案管理知識

提高檔案知識水平不光是熟悉檔案管理的業務流程，還要掌握檔案不同載體的存檔方式，將理論知識應用到實際工作中。

3.2要全面了解掌握農場工作的業務內容

檔案管理人員要全面了解掌握農場工作的業務內容，對農場大事資料要及時歸檔，不遺失不丟檔。

3.3檔案管理人員要立足崗位，不斷創新

要針對檔案管理的實際情況，結合農場的業務內容勤總結，勤改進，使其更符合農場發展需要。

4要認真研究檔案管理工作中所遇到的新情況，新問題

4.1完善檔案管理制度

檔案是農場的寶貴財富，是農場發展歷程的見證要妥善保管。要健全檔案管理的各項制度，使檔案管理有法可依，有了規章制度的規范要求，可以對檔案管理進行約束，保證檔案工作有序推進合理使用。

4.2理清檔案管理的工作程序

要將檔案管理制度納入企業日常管理工作中，明確檔案管理的人員和部門，依據檔案管理制度對有關部門的檔案進行目錄匯總，由辦公室進行目錄交流并統一調控。可以提高職工的檔案意識，使檔案及時歸檔，確保檔案安全準確。

4.3要遵章管理

辦公室檔案管理人員對檔案各環節的管理要按照企業管理運行程序進行，按制度要求辦理，對文件資料的收集、整理、借閱等按程序進行，真正使其納入制度化實施標準進行。

總之，農場檔案管理其實也是企業業務流程的管理，只要按照崗位責任制的要求，誰主管誰負責，依據檔案管理規章制度進行，使各項資料收集齊全，保管得當，使用便捷，就是發揮檔案管理的重要意義。

（作者單位：161023黑龍江省農墾九三管理局哈拉海農場）