信息系統流程限時管理的設計與實現研究

張國章

摘要：企業信息化程度發展到一定水平，建設上線了ERP、OA、PDM、CRM、HR等一批信息系統，主業務流程分散在各系統中，管理制度和系統設置都沒有對業務流程各環節進行限時，系統的提醒與催辦功能不統一，造成部分重要的流程未及時處理。如何將信息系統中的流程環節進行限時管理，通過統一平臺提前提醒/催辦交辦人，進而提高工作效率，已成為一個重要的課題。

關鍵詞：業務流程；限時；提醒；催辦

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）08-0196-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

在國家工業化與信息化深度融合背景下，隨著企業信息化應用的不斷深入，信息系統覆蓋了研發設計、技術準備、物料準備、制造執行、成本核算等企業經營管理的各個方面，企業內部、企業與外部信息交互的需求日益強烈，急需對已有的信息進行整合，聯通“信息孤島”、共享信息，打通各系統之間的業務流程，并將信息及時、準確、有效的通過移動應用（比如微信、RTX）推送給企業員工，實行 “限時工作制”，避免流程停滯，以提高流程效率。目前部分OA產品已實現審批環節的時效統計及提醒功能，但企業涉及多個系統，明顯無法滿足跨多個系統的主業務流程限時管理的要求。本文就如何策劃信息系統流程管理“限時工作制”，以及流程限時平臺功能的設計與實現進行探討。

1 信息系統流程限時制工作策劃

整理問卷，分析系統已有數據。本著“分步實施、全面推進”的工作思路，采用“調查問卷”的方式收集異常流程，篩選異常流程（即找出目前流程執行和目標值的偏差的流程節點），重點查找與產品制造、重大經營事項相關的異常流程，形成《異常流程清單》。信息管理部門對整理出來的異常流程，通過查詢各系統（如：ERP、OA等）的歷史審批數據，進行初步分析，形成報表。

建立信息系統流程的異常管理機制。設立異常流程領導小組及工作小組，建立流程異常管理的工作機制，出現異常時，組織相關部門討論，如需對時效性做出限定的，通過之前信息系統記錄的審批時長進行分析，科學判斷，最終討論通過后，落實在相關制度中。

建立流程環節的“管理標準”。企業時常開展業務流程梳理，但缺乏“管理標準”，就是每一個流程環節要達到什么標準。目前需要有標準，流程和標準加在一起，才是真正意義上的流程管理。管理標準是實施信息系統流程限時制的基礎。各業務歸口部門需圍繞企業的生產經營目標，結合系統運行實際，緊扣與產品制造、重大經營事項的關鍵流程進行分析，重點針對節點冗長、流轉效率低的業務流程，為明確每一個流程環節要達到什么標準，明確哪些流程節點需對時效性做出限定（范圍、提示對象、提示頻率等），由流程歸口部門組織相關部門分析，提出限時方案。

建立催辦流程。通過在信息系統中對每一個流程環節設定了管制基準（即辦理時效），信息系統（ERP、OA等）按制度規定的條件自動搜索異常事件，將異常事件的資料通過即時通訊工具（微信、RTX等）方式通知公司各層級（如：目前處理者、科室主任、部門領導、分管領導等）。

建立對流程限時情況的監督考核及問責機制。管理部門每月對各部門流程限時整體情況進行匯總和分析，每月在公司內通報各部門流程準時率及排名，對于流程準時率排名連續排名末2位的部門，由責任部門開展專題整改。落實流程業務歸口部門的歸口管理責任，明確由流程業務歸口部門對流程數據進行分析，查找超時原因，并組織進行優化改進。

制度建設及結果運用。編制《信息系統流程限時制管理辦法》，主要內容包含異常流程的管理、異常流程的催辦、信息系統流程的稽核（系統自動、人工隨機查）等內容。每月系統生成異常流程的報表報人力資源部，異常流程需要提出改善措施，同時對責任部門進行考核，同時考慮KPI考核前的申訴方式。

2 信息系統流程限時管理的功能需求設計

為實現信息系統流程限時制管理，需借助第三方平臺（以下簡稱流程限時平臺）與企業的主業務系統對接，實現統一管理限時、提醒與催辦，通過即時通訊工具提醒，進而在推廣應用方面，實現即時通訊工具提醒的詳情鏈接查詢功能。

需求分析時須以企業管理思想、理念作為指導思想，了解企業的業務模式、工作流程和管理構架。企業流程限時平臺通用的需求功能如下：

（1）建立流程運行數據的監控、分析、考核機制，倒逼流程的業務歸口部門主動分析數據，系統性組織改進。

（2）制定流程處理時效標準，催辦規則可結合實際應用情況持續調整優化，使限時提醒與催辦合理。

（3）終端用戶收到流程待辦提醒信息后，直接點擊進入相應業務系統進行處理，比如從企業微信的待辦提醒中處理ERP的待辦事項。

（4）流程限時提醒功能擴展到其他業務（如費用限額控制提醒、重點任務督辦提醒等業務場景）。

（5）員工可自行配置單個流程是否需要收到提醒；可批量、按周期提醒（2小時或者4小時）提醒領導關注團隊內員工的催辦數量及超時率。

（6）可查詢統計即時通訊工具每個功能打開的日志，包含登錄人、時間、打開功能。

（7）報表功能，主要包含完整流程耗時分析報表、個人角色和部門角色查看分析的報表，報表能夠實時更新并按需導出數據；數據包含我的待辦、我的催辦、我的異常流程、我的超時率，部門的待辦、部門的催辦、部門的異常流程、部門的超時率等內容。

（8）可將人力資源部考核評分標準導入流程限時平臺，系統自動生成流程限時月度考核報表，同時提供流程績效報表（數據報表和圖形報表）供相關人員查詢或導出。

（9）形成標準數據庫集成方案，可為關鍵業務流程配置審批實效。

3 流程限時平臺技術開發研究

企業現有信息系統由于實施時間、開發技術的不同，屬于多個異構的、運行在不同的軟硬件平臺上的信息系統。其次，企業主業務流程覆蓋了ERP、PDM、MES等骨干系統，主要數據分決策層、管理層、計劃層、執行層、設備層五層分布，集成難度特別大。需通過流程限時平臺，集ERP、PDM、OA等主業務系統的流程和數據，同時可自主配置。功能開發本著以解決實際問題為出發點，以通用配置為開發原則，在滿足國家法律法規、公司規章制度的前提下，開發流程限時平臺功能，最終實現平臺使用便利性、易用性。

通過建立流程限時平臺，在平臺上建立統一的組織機構與員工信息，實現流程限時制參數配置；利用接口調度器實現與ERP、PDM、OA等系統流程信息的讀取，通過集成調度器實現進行集中分析生成個人待辦、限時催辦、領導催辦信息，通過即時通訊工具發出信息提醒，同時系統自動生成流程限時月度考核報表。

流程接口處理過程方面，利用數據庫視圖技術將ERP、PDM、OA等系統的流程信息結構化，供流程限時制管理平臺的接口調度器進行實時讀取。流程限時平臺支持多種數據庫的連接，通過接口調度器定時讀取各系統待辦流程信息，結合流程參數配置、集成參數配置、定時任務參數和企業工作日等基礎信息進行生成統一規范的個人待辦，通過催辦調度器生成限時催辦及領導催辦信息，通過即時通訊工具的調度器將信息發送給業務處理人員。

待辦界面展示方面，流程限時平臺通過提供一個HTML的待辦界面數據提供給OA系統，OA系統通過PORTAL方式將流程限時平臺的待辦信息展示出來。

4 系統運用效果

通過對流程限時平臺功能的開發和完善，實現主要業務流程審批過程的透明化，提高平臺使用便利性、易用性、審批時效數據的利用率，倒逼相關業務部門改進內部管理，提高工作效率。通過對主要業務流程的處置效率進行統計，審批 效率至少提高20%以上，提高了流程處置效率，促進了管理提升，是效率變革的重要手段。信息系統流程限時管理的應用降低了企業運營成本，是企業降本增效的重要抓手。

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【通聯編輯：朱寶貴】