公共圖書館圖書采購公開招標中的問題及解決策略

姚小萍

摘 要：公共圖書館圖書采購招標是近年來圖書館規范圖書采購流程的主要模式，文章分析了公共圖書館在圖書采購公開招標中存在的問題，針對提高評標專家專業素養、建立圖書供應商評價體系和標準、完善內控管理制度等問題，提出了有效的解決策略。

關鍵詞：公共圖書館；圖書采購；公開招標

中圖分類號：G258.2文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2019）03-0014-03

1 背景

近年來，隨著公益性文化事業的繁榮和發展，圖書館各項建設有了長足的發展。2015年1月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加快構建現代公共文化服務體系意見》的通知，對加快構建現代公共文化服務體系，促進基本公共文化服務標準化、均等化，保障公民基本文化權益具有十分重要的作用。2003年《中華人民共和國政府采購法》的實施，讓圖書館在招標采購實際操作中有法可依、有章可循，為圖書館進行圖書采購提供法律依據，為供需雙方提供了法律保護。

在此大背景下，各級政府越來越重視公共文化事業的發展和投入，逐年增加公共圖書館文獻資源采購經費。通過圖書采購公開招標，公共圖書館可以選擇優秀的圖書供應商，節約采購成本，發揮財政資金的最大效能。

2 公共圖書館圖書招標采購中存在的問題

2.1 無法滿足圖書采購特殊性要求

在政府采購目錄中，圖書是作為貨物進行招標采購的，但圖書是一種比較特殊的商品，因圖書館采購的圖書品種多、數量大、批次多、專業性強、售后服務要求高，所以無法單純把圖書作為貨物進行采購。圖書采購具有不確定性，圖書館在招標時，圖書還處于出版發行階段，其實招標招的只不過是圖書供應商的供貨權，而非圖書本身。在中標以后，供應商才能根據圖書出版發行情況為圖書館提供采購信息。同時，采購后的圖書由于需要經過分類、編目、典藏等一系列工作流程后才能入藏，需在招標時明確和進一步細化，因此，圖書采購不單單是采購貨物（圖書），更是一項包含服務在內的綜合性項目。

2.2 評標專家專業素養欠缺

《中華人民共和國招標投標法》第三十七條規定：依法必須進行招標的項目，其評標委員會由招標人的代表和有關技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為五人以上單數，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的2/3。但在實際操作中，由于在專家庫抽取的專家大部分都未從事過圖書館工作，對圖書招標工作更是了解甚少，毫無權威性可言。筆者發現，評標專家有的從事行政管理工作，有的從事財務工作，甚至有部分專家已經退休多年，他們的理念已跟不上圖書館的發展，知識更新不及時，對圖書采購招標的特殊性要求和售后配套服務不了解，只能從投標供應商標書承諾的表面內容來進行判斷和評價，缺乏用專業的視角對投標供應商進行客觀評價。

2.3 現場評標局限性因素較多

評標專家對書商進行客觀公正的評價，有利于采購方在圖書招標中選擇信譽好、有服務能力的供應商。但目前的招標模式是根據投標方提供的材料，由政府采購中心組織專家現場進行評標。參加投標的圖書供應商資質不同、規模不同，其實際的供貨能力和服務水平很難在現場評標時進行判別。評標專家在審核投標文件和原始材料的過程中，對投標方提供的投標文件也是真偽難辨。招標流程過于程式化、簡單化，圖書館對投標方的資質、供貨能力及服務能力缺乏前期調研，加之評分項目設置不科學，這些都是影響現場客觀評分的原因。

2.4 招標文件缺乏嚴謹性

招標文件要嚴格遵循《政府采購法》《招標投標法》以及國家有關法律法規的規定，這些文件不但是具有法律效力的法規文件，也是在完成招標工作后圖書館與中標方簽訂采購合同的主要依據。因此，圖書館在制作標書時一定要用詞準確、語句嚴謹、體例規范，要將標的的全部要求準確無誤地表達清楚，便于雙方共同信守執行。但是，由于圖書供應商的性質不同及圖書市場的良莠不齊、供貨渠道復雜、圖書品種多樣，加上圖書采訪人員對招標法和相關法律法規的熟悉程度不足，他們在制作標書時容易設定不適用的條款，還存在用詞不準確、語句不嚴謹、體例不規范等問題，使招標文件缺乏嚴謹性，不利于招標過程中工作效率的提升。

2.5 圖書供應商不固定，不利于長效管理

公共圖書館根據經費下達情況，其圖書招標工作每年至少要進行1～2次，甚至更多。由于招標流程繁雜，招標人員需要投入大量的時間和精力。同時，招標的不確定性因素造成中標供應商的不固定，有的圖書館每年都要更換不同的供應商，給圖書館采訪工作帶來諸多不便。圖書供應商和圖書館雙方由于合作的時間短，缺乏相互了解，在履約過程中難免會出現一些問題，特別是對一些履約不達標且給圖書館圖書采購工作造成不良后果的圖書供應商，圖書館無法對其采取行之有效的懲罰措施。圖書館希望館配供應商能夠相對固定，至少有兩年或者三年續約合作，有利于圖書館對圖書供應商實行長效管理，提高工作效率。

3 公共圖書館圖書招標質量保障方案

3.1 做好采購需求溝通

圖書招標工作是一項政策性強、涉及面廣的系統工程，并且手續繁雜、招標過程長，因此，圖書館與政府采購中心要保持有效溝通，便于其了解和掌握圖書館對文獻招標的各項業務要求，最大限度地避免招標中可能出現的問題，以縮短雙方的磨合時間，提高招標效率。招標工作前期的良好溝通，可以有效避免招標文件中出現的一些違反招標法的傾向性和排他性的條款。采購中心工作人員對于招標法規和政策較為熟悉，對采購單位提出的采購申請在做好嚴格把關、審核、登記的同時，可以為采購方提出合理的采購意見和建議，圖書館和政府采購中心要經過多次溝通才能形成比較成熟的招標文件。同時，圖書館也要及時與上級財政部門溝通協調，對經費計劃和使用進度進行把控，保證招標資金按時到位并合規使用。圖書館在招標前通過有效溝通可以少走彎路，有針對性地設置技術項目和服務要求。

標書制作人員必須在充分做好前期調研的基礎上，與上級主管部門、財務、政府采購中心等進行有效溝通，在確保本年度采購經費已下發的前提下，才能向圖書館上級主管部門遞交年度采購和經費使用計劃方案，完成財務審批手續，進入公開招標流程進行采購。同時，圖書館要對圖書出版動態和發行市場進行全面了解，熟悉和掌握圖書供應商的規模、業績以及和其他圖書館合作的情況等。另外，圖書館還要明確本館圖書采選的范圍，對重點出版社比例和當年新書采到率提出要求，采購方只有掌握了這些情況，才能有針對性地設置招標服務條款。

3.2 強化評標專家常態化管理

目前，圖書招標評標專家都是從本地區政府采購中心評標專家庫隨機抽取的，由于某種原因，圖書館一些具有采訪經驗的專業人員很少能進入專家庫，而被抽取的招標評標專家大多沒有直接從事過圖書采訪工作，缺乏圖書館專業工作經驗，對圖書發行市場走向和動態信息不熟悉，評標能力欠缺，給招標工作帶來了不良影響。因此，政府采購中心要嚴格審查評審專家準入資格，建立評標專家動態管理制度和專家信用制度，對入庫的專家進行定期培訓和綜合評標能力考核，確保評標專家能依法依規進行評標，促進招標工作健康有序發展。

3.3 重視對圖書供應商的綜合評價

3.3.1 加強圖書供應商資質預審。選擇優質的圖書供應商對圖書館尤為重要，通過資格審查可以提高門檻，有效杜絕不良書商參與投標。圖書館可以預先對一些圖書供應商進行摸底調查，通過一些權威機構或網站逐一了解其經營范圍、信用記錄、物流基地、業績、圖書編目和加工能力等，必要時相關人員也可以前往供應商物流基地或者賣場進行實地考察，以掌握圖書供應商的實際運行情況和水平。

3.3.2 建立科學的指標評價體系。圖書館做好采購工作的前提是選擇優秀的館配供應商作為合作伙伴，但目前圖書供應市場魚龍混雜，因此，圖書館必須建立全面科學的圖書供應商評價體系。但這是一項復雜的系統工程，要對評價指標進行設計建模，對圖書供應商的規模、供貨能力、服務能力、業績、影響力等情況進行科學測評。然而，圖書館沒有資質更沒有能力獨立完成此項工作，必須由專業評價機構對圖書供應商進行定量和定性的評價，并進行動態跟蹤調查。另外，圖書館也可以委派業內專家和采購人員對各個指標進行權重置，建立一套客觀科學的圖書館圖書采購招標評價體系。

3.4 建立和完善政府采購內控管理制度

圖書館應加強圖書采購招標工作的監督和管理，明確責任主體，實行統一領導、分級管理、責任到人，提高圖書采購公開招標工作的規范性。圖書館應對采購計劃、招標方式、采購信息發布、評標情況、采購實施、履約驗收等環節進行嚴格監督和管理，構建政府采購框架下的內控體系和制度，形成制度保障，確保采購過程公平、公正、公開、透明，提高采購經費的使用效能。

3.5 對圖書中標商的履約行為進行約束

3.5.1 簽訂有效合同。在招標工作結束后，圖書館應及時與圖書中標供應商簽訂圖書供應和服務合同，明確雙方應承擔的義務和違約責任，雙方應就違約事項約定解決方式以及法律責任，以此來維護自己的合法權益。具體來說，圖書館與圖書中標商簽訂的合同內容應包括供貨范圍、新書訂到率、重點出版社比例、物流、編目數據和加工方式，以及圖書包裝要求及驗收標準、交貨時間或完工時間、支付方式等內容，保障供需雙方的利益最大化。

3.5.2 督促圖書供應商認真履行合同。在招標工作結束后，圖書館與圖書中標供應商已進入實質性合作階段，各中標供應商開始按照合同條款約定供貨。在圖書訂購、到館驗收、編目加工過程中，圖書館必須盡到持續監督的責任，以督促圖書供應商認真履行合同，確保圖書館圖書采購質量。

4 結語

2018年1月1日，《中華人民共和國公共圖書館法》正式頒布實施，反映了依法治國在圖書館領域的新成效。公共圖書館圖書采購實行公開招標，是依法強化社會監管責任的要求，能有效降低圖書館的采購成本，節約財政資金，能夠較好地促進圖書供應商服務能力和服務水平的提升，為圖書館文獻資源建設提供保障。

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（編校：馬懷云）