利用Excel內(nèi)置函數(shù)提高民航電信人員執(zhí)照數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)效率

陳慕一

摘要：本文從民航電信人員執(zhí)照管理工作的實(shí)際出發(fā)，采取先區(qū)分、再關(guān)聯(lián)的方法，通過(guò)使用Excel表格內(nèi)置的IF函數(shù)和INDIRECT函數(shù)，對(duì)民航電信人員執(zhí)照中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行了選擇性的關(guān)聯(lián)處理，有效提高了上報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的工作效率。

關(guān)鍵詞：民航電信人員執(zhí)照；IF函數(shù)；INDIRECT函數(shù)；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391.13 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2019）01-0230-02

0 引言

近些年來(lái)，為順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，民航系統(tǒng)相繼印發(fā)了多項(xiàng)涉及航空電信執(zhí)照管理的規(guī)章制度，并逐步推進(jìn)電子化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。但在實(shí)際工作中，基層員工在填寫(xiě)電子表格時(shí)容易出現(xiàn)執(zhí)照數(shù)據(jù)信息混淆的現(xiàn)象，影響了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也增加了機(jī)關(guān)人員校對(duì)工作的難度。為了有效提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和工作效率，可以利用Excel表格內(nèi)置函數(shù)進(jìn)行前期數(shù)據(jù)處理，把上級(jí)部門(mén)下方的“填空題”改造為“選擇題”，這樣不僅便于基層員工的日常操作，而且能減少機(jī)關(guān)人員的檢查核對(duì)環(huán)節(jié)。

1 民航電信人員執(zhí)照簡(jiǎn)介

民航電信人員執(zhí)照的全稱(chēng)為“中國(guó)民用航空電信人員執(zhí)照”，它是執(zhí)照持有人具有符合要求的知識(shí)、技能和經(jīng)歷，有資格從事民航電信保障工作的證明文件。國(guó)家民航局于2010年8月公布的《民用航空電信人員執(zhí)照管理規(guī)則》（民航局令第200號(hào)）規(guī)定，持有有效民航電信執(zhí)照的工作人員，方可獨(dú)立從事其執(zhí)照載明的通信、導(dǎo)航、監(jiān)視共三個(gè)專(zhuān)業(yè)的服務(wù)保障工作。

該《規(guī)則》同時(shí)對(duì)執(zhí)照頒發(fā)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和執(zhí)照注冊(cè)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了區(qū)分：國(guó)家民航局負(fù)責(zé)頒發(fā)執(zhí)照，民航各地區(qū)管理局負(fù)責(zé)注冊(cè)執(zhí)照。因此，對(duì)于基層員工而言，其“取得執(zhí)照證明文件號(hào)”和“注冊(cè)證明文件號(hào)”，以及“取得執(zhí)照時(shí)間”和“注冊(cè)時(shí)間”需要依據(jù)兩個(gè)不同的上級(jí)文件。

2 電子化統(tǒng)計(jì)表格簡(jiǎn)介

通常情況下，民航上級(jí)部門(mén)下發(fā)的是一張只有列表名目的模板表格（圖1），要求基層分局填寫(xiě)上報(bào)，這就好比做“填空題”。

如上文中第一部分所述，在這份《航空電信人員執(zhí)照注冊(cè)匯總表》中，“取得執(zhí)照證明文件號(hào)”和“注冊(cè)證明文件號(hào)”，以及“取得執(zhí)照時(shí)間”和“注冊(cè)時(shí)間”容易混淆。以民航福建空管分局參加2012年航空電信執(zhí)照考試的員工為例，具體信息如表1。

如果把這樣的模板直接轉(zhuǎn)發(fā)給基層部門(mén)，當(dāng)Excel表中存在容易混淆的列項(xiàng)時(shí)，基層員工就容易出現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這樣統(tǒng)計(jì)出來(lái)的結(jié)果很難保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如果以這樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、提煉，得出的結(jié)論則偏離實(shí)際情況。

3 “填空題”改造為“選擇題”

3.1 改造的作用

為了不出現(xiàn)填亂或填錯(cuò)數(shù)據(jù)，需要把“填空題”改造成“選擇題”。改造的作用有以下三點(diǎn)：

（1）基層填表人員不會(huì)把注冊(cè)證明文件號(hào)和取得執(zhí)照證明文件號(hào)弄亂；（2）由于已經(jīng)提供選項(xiàng)，所以基層人員只要大致上記得年份，就不會(huì)選錯(cuò)；（3）由于注冊(cè)時(shí)間、取得執(zhí)照時(shí)間數(shù)據(jù)都是自動(dòng)生成或者有且只有一個(gè)關(guān)聯(lián)答案，所以機(jī)關(guān)校對(duì)人員只要檢查文件號(hào)是否有錯(cuò)，不需要再檢查兩個(gè)時(shí)間的數(shù)據(jù)，減少了2個(gè)工作環(huán)節(jié)，可節(jié)省不少的時(shí)間和精力。

3.2 前期準(zhǔn)備工作

第一步，建立一個(gè)歷年來(lái)正確的“取得執(zhí)照、注冊(cè)證明文件號(hào)”數(shù)據(jù)列表。

第二步，使用Excel表格的“數(shù)據(jù)—>有效性—>序列”功能，改造為N個(gè)答案的單選題：左鍵選中“注冊(cè)證明文件號(hào)”列中需要填寫(xiě)的空白單元格，依次點(diǎn)擊Excel功能欄的“數(shù)據(jù)—>有效性—>設(shè)置”，在“允許”項(xiàng)選擇“序列”，并把備選的序列拉進(jìn)選擇區(qū)，點(diǎn)擊“確定”后，空白單元格就變成了下拉列表，可以選擇某個(gè)答案。

3.3 使用IF函數(shù)

把IF函數(shù)進(jìn)行多層嵌套使用，該函數(shù)就能實(shí)現(xiàn)“注冊(cè)證明文件號(hào)”與“注冊(cè)時(shí)間”之間的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。

具體的函數(shù)邏輯是：第一次判斷注冊(cè)證明文件號(hào)是不是文件號(hào)1？如果是，就自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的時(shí)間1；如果不是，開(kāi)始第二次判斷注冊(cè)證明文件號(hào)是不是文件號(hào)2？如果是，就自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的時(shí)間2……以此類(lèi)推，進(jìn)行多層套用。

Excel表中的函數(shù)寫(xiě)法是：=IF（R13=AB3，AC3，IF（R13=AB4，AC4，IF（R13=AB5，AC5，IF（R13=AB6，AC6，IF（R13=AB7，AC7，IF（R13=AB8，AC8，IF（R13=AB9，AC9，IF（R13=AB10，AC10））））））））

函數(shù)的結(jié)果是：例如“注冊(cè)證明文件號(hào)”選擇“民航華東局發(fā)[2012]57號(hào)”，“注冊(cè)時(shí)間”就會(huì)自動(dòng)生成“2012.05.25”。

3.4 使用INDIRECT函數(shù)

使用INDIRECT函數(shù)，把“取得執(zhí)照文件號(hào)”與“取得執(zhí)照時(shí)間”進(jìn)行唯一性關(guān)聯(lián)。

首先，把圖1中的“取得執(zhí)照時(shí)間”列里面每一個(gè)數(shù)據(jù)格的“名稱(chēng)框”內(nèi)容改為對(duì)應(yīng)的“取得執(zhí)照證明文件號(hào)”，這個(gè)名稱(chēng)框位于左上角，如圖2所示。

其次，選中圖1中的Excel表中“取得執(zhí)照時(shí)間”列的空白單元格，依次點(diǎn)擊Excel功能欄的“數(shù)據(jù)—>有效性—>設(shè)置”，在“允許”項(xiàng)選擇“序列”，在“來(lái)源”項(xiàng)使用INDIRECT函數(shù)，函數(shù)寫(xiě)法為=INDIRECT（$取得執(zhí)照證明文件號(hào)的單元格位置），如圖3所示。

在圖2的實(shí)例中，使用INDIRECT函數(shù)設(shè)置N3單元格，這時(shí)“取得執(zhí)照證明文件號(hào)”的單元格位置就是O3（大寫(xiě)英文字母O，而不是數(shù)字0）。

Excel表中的函數(shù)寫(xiě)法是：=INDIRECT（$O3）。

函數(shù)的結(jié)果是：例如取得執(zhí)照證明文件號(hào)選擇“民航空函【1996】1044號(hào)”， 取得執(zhí)照時(shí)間列的空白單元格就有且只有一個(gè)選項(xiàng)“1996.12.02”，如圖4所示。

4 結(jié)語(yǔ)

為了有效提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和工作效率，本文提出使用Excel表格內(nèi)置的IF函數(shù)和INDIRECT函數(shù)，對(duì)民航電信人員執(zhí)照中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行前期處理的方法，把審核、糾錯(cuò)工作做在前面，并通過(guò)實(shí)例說(shuō)明了該方法合理可行。

參考文獻(xiàn)

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[3] 張發(fā)凌，郭本兵，吳祖珍.活學(xué)巧用excel2003實(shí)例入門(mén)[M].人民郵電出版社，2005.

Abstract：Based on distinguish and connect method， this paper uses the IF function and INDIRECT function built into the Microsoft Excel. The relevant data in CAAC telecom personnel license are processed， and the accuracy and working efficiency of data statistics are effectively improved.

Key words：CAAC telecom personnel license；IF function；INDIRECT function；data statistic