大數據時代中職學校檔案管理的挑戰與對策分析

石艷梅

摘 要：大數據時代，各種先進技術已經廣泛應用于各行各業，并在其行業領域中發揮著主要作用。當然，教育行業亦不例外。檔案管理是院校管理最為基礎的工作之一，大數據技術的應用使其管理模式發生了相應變化。本文簡單分析了大數據時代中職學校檔案管理面臨的挑戰，重點討論了強化中職學校檔案管理工作的有效對策，以供參考。

關鍵詞：大數據 中職學校 檔案管理 有效對策

一、大數據時代中職學校檔案管理面臨的挑戰

（一）現有管理技術存在缺陷

大數據時代，各種數據信息的傳播呈現出廣泛性、快速性、全面性的特點，這一特點下中職學校檔案管理應以更高的標準以及服務展開工作，使相關人員可及時獲取所需信息，并不斷創新管理模式以及管理技術，在此基礎上實現智慧化管理。通過調查與分析，筆者發現目前大部分中職學校已經建立了學生電子檔案庫，但僅存儲著現有的學生檔案，未能充分利用大數據技術進行及時更新，致使實際檔案管理工作出現滯后性缺陷，而整個收集、整理、分類過程消耗時間過長，難以體現出大數據時代各種管理技術的特點與優勢。另外，相關人員未能定期檢查學生檔案，如有的學校僅僅在新生入學時整理學生檔案，之后將其放置在檔案庫中，直至畢業再調出，這樣的檔案管理難以滿足大數據時代的各項要求。

（二）檔案管理缺乏預測性

大數據的主要作用為分析、預測以及廣泛延伸，若是可以合理應用這一技術，則能夠在現有數據信息的基礎上展開全面且準確的預測，把控其發展趨向，為相關人員提供更為即時性的資料。但現階段，大部分中職學校檔案管理工作內容僅僅停留在檔案資料收集以及整理上，未能認識預測的重要性與必要性。新時期，要想有效提升辦學質量，中職學校必須打破傳統思維禁錮，借助大數據對學生檔案進行綜合評估與預測，進而做出科學的決策。

二、大數據時代強化中職學校檔案管理工作的有效對策

（一）強化管理意識，實現資源整合

大數據時代，為了創新檔案管理模式，中職學校應當強化管理意識，從根源上重視起此項工作，實現資源整合，并建設綜合性數據資源庫。首先，學校可加大投資力度，結合實際情況建立健全的制度體系，為此項工作的高效開展提供后備保障;其次，中職學校相關人員應當更新管理理念，充分利用大數據進行海量數據分析，為校內相應決策的確定提供參考數據。例如，在調整某一專業課程體系時，可通過大數據分析學生實際情況，并對比得出相應的數據信息，依托這一信息確保最終體系可滿足學生的專業學習需求，進而有效提升教學質量。

（二）構建大數據平臺，實現資源共享

新形勢下，中職學校應結合檔案管理實際情況來構建大數據平臺，使所有學生檔案可呈現在這一平臺上，實現信息資源共享。大數據時代，可利用先進技術展開資源收集、分析、分類等各項工作，將其上傳至數據共享平臺上，為查詢者提供更為便捷的途徑。例如，某院校在將各級學生的電子檔案統一集中于網絡平臺上，設置了一定的查詢權限，相關人員可輸入個人賬號登錄系統，輸入學生檔案號或者關鍵字獲得相應資源，大大節省了尋找檔案資料的時間，也確保了學生檔案的安全性。

（三）引進先進技術，優化管理模式

中職學生檔案管理工作涉及的檔案類別較多，為了進一步確保學生檔案管理工作的高效執行，應當引進更多先進技術以及軟件，針對性地優化其管理模式。現階段，校企合作已然成為中職學生最具特色的辦學模式，因此可以充分發揮現代企業的用途與優勢，借助企業力量來實現精細化管理，并在此基礎上深度挖掘學生檔案，從中提取更多可用信息，以此來完善課程體系以及專業教學內容。除此以外，中職學校亦要重視個性化服務，利用大數據分析展開全面預測，進而實現新時代檔案管理主動服務，不斷提高用戶的使用體驗。

（四）組建人才隊伍，提升管理水平

高素養專業人才隊伍是提升學生檔案管理水平的必要前提，因此現階段中職學校應組建人才隊伍，通過專業培訓的方式不斷增強相關人員的信息素養，使他們可利用大數據思維展開更為高效的工作。培訓過程中，應當以檔案管理專業知識以及先進技術應用技巧為主，逐漸形成高水準的信息化檔案管理模式。另外，中職學校亦可針對此項管理工作組建監督隊伍，要求監督人員定期檢查實際工作情況，堅持公平公正的原則，利用大數據技術展開全面分析，及時發現其存在的缺陷問題并提出改進意見，進而有效確保學生檔案管理的切實性。

三、結語

綜上所述，大數據時代強化學生檔案管理工作對中職學校辦學質量的提升有著極為重要的意義。因此，現階段應當充分認識到其面臨的挑戰，并從強化管理意識、構建大數據平臺、引進先進技術、組建人才隊伍等方面做起，不斷探索新型檔案管理模式，為使用者提供更為高效、便捷的服務，從而進一步推動中職學校的長遠發展。

參考文獻

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