高校檔案信息化建設的實踐與思考
——以中南大學檔案信息化建設為例

喬碩功， 向 禹

(1.中南大學 檔案技術研究所，湖南 長沙 410083； 2.中南大學 信息安全與大數據研究院，湖南 長沙 410083)

信息化是以現代信息技術和網絡技術為基礎，對所研究對象各要素和流程實現計算機智能化處理的過程，提升人們生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為效率，推動人類社會進步。信息化不是一件孤立分散的事件，而是一個規模龐大，自上而下，有組織的信息網絡組織模式。這種組織模式將改變人們的生產方式、工作方式、學習方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會發生極其深刻的變化。

信息化發展的三個階段，即從數字化到網絡化再到智慧化。檔案信息化以擴大檔案信息資源開發利用為目的，以檔案信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的過程，所以檔案信息化最終也將走向智慧化。

2007年以前，中南大學的檔案信息化建設相當薄弱，相對于一些發達地區兄弟高校來說，起步較晚。檔案信息化也遠落后于圖書信息化，其原因是多方面的，但檔案信息化的主要矛盾是要解決便捷利用與安全保密問題，使檔案信息化變得非常復雜。國內大多數高校檔案工作人員普通感覺學校重視和經費投入不夠，檔案機構沒有明確建設思路和實施路線圖。經過10余年的發展，中南大檔案館信息化建設累計投入近千萬元,與發達地區高校比尚有差距，但進行自身縱向比較，是取得了質的飛躍。檔案信息化建設效果顯現，學校的重視、投入和保障力度逐年增強，步入了良性循環發展的軌道。

1 創新理念謀發展

俗話說，理念決定思路，思路決定出路。在無從入手境況之下，必須尋找突破口，在學校領導、職能部門和師生中獲得認可、尋求經費支持，只能在檔案信息化的思路和理念方面做文章。

1.1 主動作為，做亮小事，吸引關注

2007～2009年起步階段，建好“三個平臺”，夯實推進基礎。起步階段打牢基礎很重要，構建業務平臺、服務平臺和宣傳平臺，為檔案信息化的建設奠定良好基礎。

一建好業務平臺，規范辦理流程。檔案工作人員在全面比較檔案管理軟件的基礎上，引進一套適合于學校業務流程的檔案管理軟件，再造和改進檔案業務辦理流程，基本實行檔案收集、管理、利用的規范化；在學校的大力支持和檔案館的全力推進下，在全校推行檔案部門立卷，改變了過去由檔案館代替部門整理案卷和著錄的局面，使檔案專業技術人員專注于檔案業務的完善和提升，形成了運行流暢的檔案工作機制；啟動第一批數字化加工試點，以學校干部任免文件為突破點，以學校合并為節點，進行干部調整文件的數字化和相關數據分析，為組織、人事部門提供全面系統的數據分析和方便快捷的信息查詢，獲得相關職能部門的高度評價。

二是建好服務平臺，改進服務質量。充分利用學校公用房調整的契機，把原分布在三個校的檔案場館集中到一個校區，檔案場館的綜合保障功能得到提升；建立開放式的服務大廳和一站式服務平臺，檔案業務人員的服務意識和工作效率得到提高；檔案人的服務形象得到改善；充分原利用有實體校史展館有關資料，創新并拓展展示渠道，將相關資料電子化，建成網上展播系統，吸引全校師生的充分關注，學校主要領導曾就此來檔案館進行專題調研，高度肯定了檔案人員創新思維、主動作為、服務師生方面取得的良好業績，并就下一步給予專項經費支持，為檔案信息化的推進奠定了良好基礎。

三是建好宣傳平臺，營造良好氛圍。檔案館在充分利用原有的人力物力基礎上，自主建設多功能的檔案信息網，圍繞檔案工作動態，服務改進舉措，檔案知識宣傳等主題，充實自建網站內容，把檔案信息網建成師生全面了解檔案工作的窗口，網站點擊量逐步攀升；主動利用學校新聞網、信息專刊等平臺，及時報送檔案工作亮點和改革舉措，增強師生對檔案工作的認同度；充分利用中國檔案報、《檔案時空》等專業媒介宣傳檔案工作中先進經驗和檔案編研成果，提升學校檔案工作在行業的美譽度。通過以上舉措，檔案工作從“幕后”走上“前臺”，檔案工作宣傳從“被動”走向“主動”，3年先后在校內外媒體發布新聞信息50余篇，為檔案信息化建設營造了良好的輿論氛圍。檔案館先后獲得了學校“信息工作先進集體”、“精神文明窗口單位”、“信息化建設先進集體”、“安全保密先進集體”等稱號。

1.2 協同推進，抓實重點，提高效率

2009～2013年重點推進階段，注重三個協同，重點有序推進。檔案工作從2008年的“兩個體系建設”到2010年的“三個體系建設”，即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系，檔案管理理念在不斷完善，建設思路在不斷豐富。而“金檔工程”為這一時期檔案信息化建設的指明了方向。

一是注重部門協同，形成組織合力。檔案工作體系的建設是檔案工作的基礎和前提。學校充分發揮檔案工作委員會的頂層設計和綜合協調功能，以完善數字檔案館核心平臺——檔案管理信息系統建設為重點，以提高檔案利用率為目標，充分調動信息與網絡中心、學校辦公室、計劃財務處等多部門的積極作用，將檔案信息化建設納入學校總體信息化建設，協同推進檔案管理系統完善升級，檔案信息化建設從檔案部門的要求上升為學校相關職能的共同要求，形成了強有力的組織合力。

二是注重數據協同，提升工作效率。納入學校信息大數據系統統一規劃與建設，信息系統的硬件由信網中心統一建設并管理；將檔案用戶注冊、認證納入學校門戶的綜合認證，把教職員工的工號、學生的學號作為登錄系統的唯一賬戶，提高了認證的安全性；實現校內各業務信息系統的數據共享，實現檔案目錄的自動著錄標引，減輕基層檔案員錄入工作量，為檔案館采集數據和電子文件打下基礎，提高了工作效率。

三是注重技術協同，提高服務質量。積極開展檔案數字化技術難點熱點研究，取得的研究成果并成功應用于檔案具體工作。利用網絡信息技術，構建在線檔案查詢服務平臺，實現所有檔案業務網上辦理；利用研究并實施基于雙層PDF文檔技術的檔案數字化加工，實現檔案全文檢索，提高檔案查全率；開始建設集成化的數字檔案館平臺，功能全面擴展，檔案查詢、服務效率得到大幅提高。

1.3 緊扣前沿，拓展理念，跨越發展

2013年以來，信息化建設跨越發展階段。在“提升檔案遠程服務能力”、“提升檔案資訊化應用層次”、“單套制和知識管理”以及檔案信息資源共享等理念的指引下，貫徹落實國家兩辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》文件精神，中南大學緊扣前沿，拓展理念，實現跨越發展。

一是形成檔案工作新理念。構建資源集約化和管理集團化架構的中南大學檔案工作體系，實現大檔案管理格局，“院院都有檔案室、人人都是檔案員、個個都為利用者”的大檔案工作格局，以檔案利用和服務大局為核心，打通信息數據壁壘，把檔案數據“合”起來，使檔案資料“活”起來，搭建檔案大數據系統，逐步構建智慧化互聯網+檔案工作體系。

二是采用檔案技術新標準。緊跟國家最新標準，先后啟動集成化的數字檔案館平臺實現學校多個業務系統的數據采集；建設數字檔案館公共服務平臺，全面實現遠程服務，脫離實體館可運行的真正意義數字檔案館建成；研究智慧數字檔案館，以實現檔案工作全流程的智慧化；建設電子文件安全保障系統為電子文件單套制的推行打下基礎；建設RFID管理系統以實現對檔案實體的精確管理；按國家最新標準實施基于元數據標準和電子文件封閱讀的存量檔案數據化，為檔案大數據打下基礎。

三是拓展人才選培新模式。為加強檔案工作研究，做好新形勢下檔案工作，并順應大數據時代給檔案工作帶來挑戰和機遇，推動檔案事業可持續發展。2015年依托檔案館成立了中南大學檔案技術研究所，聚集校內外相關人才，研究檔案工作理論和信息技術，探索檔案編研、服務的新技術與新方法，推進檔案管理標準化和規范化，促進檔案專業人才培養和隊伍建設，為學校發展做出更大的貢獻。并依托信息安全與大數據研究院設立檔案學碩士點，培養實踐型高級檔案專業技術人才。

2 腳踏實地重建設

2007年1月，在充分調研兄弟高校的基礎上，形成《中南大學數字檔案館建設初步方案》，獲得2007年第五次校務會議通過并立項。由于當時學校經費問題，學校承諾每年投入30萬。9月，建設網上展廳系統，在此基礎上陸續建成了原中南工業大學校史館、原長沙鐵道學院校史館、原湘雅醫學院院史館、中國礦冶科技史館等網上展廳，訪問用戶多達70多個國家和地區。

2008年建設數字檔案館平臺的核心模塊——綜合性檔案管理系統；2009年與德立信合作率先研究并實施雙層PDF文檔技術在檔案全文檢索中的應用取得成功，解決了檔案因著錄和標引不足問題引起的檔案查全率問題，同時還實現了毫秒級的檢索和關鍵詞自動定位。

2012年在原檔案管理系統的基礎上，建設集成化的數字檔案館平臺，一方面是功能全面擴展；二是對接學校其它業務系統，解決信息孤島和數據共享問題。

2013年，建成數字檔案館在線服務平臺，對傳統的檔案業務辦理過程進行流程重構，將高校檔案業務歸納為六大類，六類業務分為六個處理模塊，同時實現遠程網絡支付、物流在線管理等，至此所有檔案業務全部實現網上處理，服務大廳用計算機代替了紙和筆。用戶足不出戶便可以辦理所有檔案業務，脫離實體或以服務的真正意義上的數字檔案館已出完全成形。

2016年研究智慧數字檔案館，建設檔案大數據系統，構建基于互聯網的計算機、移動終端等組成的立體式智慧化互聯網檔案工作體系。智慧數字檔案館是檔案大數據系統，是智慧檔案館的核心和大腦，是檔案工作全流程的智慧化。智能化僅僅實現的是工作流程的自動化，而智慧化實現的是檔案大腦、自我適應、自我學習、業務判斷和決策思考的功能。僅實現了物聯網的檔案館內部智能化管理并不是一個真正意義上的智慧檔案館，智慧檔案館還必將實現檔案工作的各個領域、各個流程的智慧化。

2018年3月，按檔案元數據及最新國家標準實施的我校檔案數字化項目順利通過專家組驗收，中南大學成為湖南省首個貫徹實施檔案元數據、電子簽名及新標準的高校。中南大學于2017年更新技術要求，緊跟最新國家標準，遵循最新標準DA/T 31—2017《紙質檔案數字化技術規范》，結合DA/T 46—2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》、DA/T 48—2009《基于XML的電子文件封裝規范》等進行檔案數字化建設，為進一步開發利用檔案信息資源，發展檔案大數據打下基礎。在傳統的檔案數字化基礎上，提高了雙層PDF質量要求；元數據采集與電子文件封裝、閱讀等；電子簽名與驗證等。

3 潛心研究深體會

3.1 硬件體系虛擬化

數字檔案館硬件體系虛擬化，增強數字檔案館服務能力、節約檔案館資源。從最初的自建機房和局域網，到服務器集群托管，再到使用虛擬服務器集群，檔案館不再建設數字檔案館的硬件平臺，而是改為采用學校信息中心構建的云服務平臺，數據庫服務器、PDF轉換服務器、全文索引服務器、應用服務器、RFID及智慧庫房服務器等等組成的虛擬服務器集群，為全校的檔案工作體系提供云服務。目前僅保留監控、備份、溫濕度監測等服務器在檔案館本地運行。

3.2 軟件平臺集成化

數字檔案館軟件平臺集成化，實現數據資源共享、減少數據重復建設。在“信息多跑路、群眾少跑腿”的思想指引下，我們實現了學校多個業務系統與數字檔案館平臺的數據融合，減少檔案員歸檔過程中的數據重復工作問題；將以前的多個檔案管理系統融合為統一的數字檔案館平臺，按照模塊化和子系統設計思路，在大平臺中，按業務或功能來劃分，將以前的多種歸檔流程也全部進行了統一；在線服務平臺的服務能力提升更為顯著。檔案用戶、基層檔案員、檔案館管理人員都盡量少跑路、少操作，盡量讓數據跑起來。

3.3 檔案資源數據化

檔案資源數據化，為檔案資訊化應用和檔案大數據打下基礎。先理清楚幾個概念，什么是信息化？信息化是一種管理手段，以現代各種信息技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，實現計算機系統對研究對象的管理過程。信息化可以極大的提高各種行為的效率。什么是數字化？數字化是推進信息化最好辦法，數字化是將非計算機可讀的載體資源轉化為計算機讀的數字資源的過程，比如說將紙質檔案掃描成圖片，或者錄音錄像帶轉換成多媒休文件。什么是數據化？數據化是指問題轉化為可分析的量化形式的過程，數字化的文件(圖像、音樂、PDF等)無法被現有的搜索引擎搜索到，而數字化文件被數據化之后，是可以被基于文本的傳統搜索引擎檢索到的，紙質檔案也只有成為了數據，信息才可能被重組、分析、聚合，從而實現資訊化應用。所以檔案數據化是檔案數字化的方向。

中南大學檔案技術研究所研究團隊在成《確定性需求驅動的檔案數字化加工監理模式構建與適用性分析 》中，首次提出檔案數字化加工的需求層次理論，解決了很多檔案機構數字化目標的困惑。文章將現在的檔案數字化需求分為四個層次。第一個層次的需求是滿足長久保存，以數字化轉換為主，本質上僅是一種載體轉換和備份，比如紙質轉換為磁質載體、視頻音頻磁帶轉換為多媒體文件等，所以這是檔案數字化需要的最低層次。第二層次的需求是滿足檢索和利用，在實現載體轉換的基礎上，進行著錄標引，對文檔進行OCR識別整體成雙層PDF文檔以實現全文檢索，實現電子文件授權閱讀等。第三層次的需求是滿足檔案永久存儲和檔案便捷利用的檔案數據化，在載體轉換、雙層PDF基礎上，實現元數據采集和電子文件封裝閱讀，以數字簽名等技術保存電子文件安全。第四層次的需求是滿足檔案信息關聯性展現，對檔案信息的深加工和重組、分析及聚合，不僅能提供基于語義的關聯檢索，還能根據一定需求，自動進行聚合提供信息產品或成果。

4 深入思考話未來

檔案信息化是一項系統工程，更是一項長期、全面而又具體的工作，需要前期有明晰的規劃與建設思路；信息化實施過程中，還需要有人員和技術保障；更需要經費支持和持續的投入。除此以外，在建設過程中，還需要不斷思考。

一是原生電子文件歸檔問題。雙軌制逐漸退出歷史舞臺，單套制漸行漸近。面對單套制，我們應該要主動思考、主動學習，根據國家有關標準，研究和運用元數據電子文件封裝和數字簽名等技術來保障電子文件的安全，便于單套制的實施。單套制的實施也必將帶來工作流程上的變化，也需要未雨綢繆。

二是面對專業人才缺乏問題，中南大學近些年通過以研促學、以學促工的方式，從內部挖潛；通過走出去、請進來的模式廣泛學習；通過與學院聯合設立檔案學碩士點，培養研究生，不僅彌補了館內力量不足，也促進館內人員的學習和研究。

三是二級學院檔案管理不到位。二級學院檔案可以說是整個學校檔案資源基礎，內涵豐富、資源龐大。長期以來，多數高校專注于管理學校機關檔案，忽視了二級學院的檔案管理。為此，中南大學正在構建學校大檔案格局，統一檔案工作體系、統一檔案管理和服務平臺、統一有關技術標準，真正形成學校的大檔案平臺，使檔案數據活起來。

四是檔案信息化發展目標問題。我們研究發現，最終將實現檔案數字化向數據化、檔案實體管理向數據管理、文檔管理向檔案形成過程管理的三大轉變；實現個性化主動式服務、互聯網+的檔案大數據管理與服務的兩類服務；實現檔案信息資源高度集成化、基于資源共享的檔案管理系統集團化的兩化融合。實現和完善智慧數字檔案館，圍繞檔案資源體系、檔案安全體系、檔案服務體系，以真正實現檔案遠程服務為目標，建設檔案大數據系統，構建一個基于互聯網+的計算機與移動終端等組成的立體式智慧化互聯網檔案體系，如圖1所示。

圖1 智慧化互聯網檔案體系

業務協同檔案工作是一項復雜度較高的工作，這是由于檔案本身的復雜度決定的，也是為什么檔案行業有近百項技術標準，在實際工作中仍然感覺技術標準欠缺的原因。隨著時代發展，信息技術進步，檔案的形式和內容也在不斷擴展，檔案工作也在不斷的發展變化，一成不變固守傳統的思維方式不能適應新形勢下的檔案工作，也不能促進檔案行業的向前發展。這就要求檔案人員在實踐工作中不斷思考，不斷學習，在堅持和發揚檔案學理論的基礎上，結合新形勢、新要求、新技術進行理論創新和應用的創新。