創新檔案管理促機構編制資源優化配置

楊瑩

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-140-01

摘 要 新形勢下，事業單位的機構編制檔案管理工作已經取得了顯著成果，這為事業單位的發展提供了助力。但若想更好的適應時代發展需求，做好檔案管理的創新和優化是非常重要的。文章就對檔案管理創新進行探討，以此為機構編制資源優化配置提供依據，提升機構編制檔案管理水平。

關鍵詞 檔案管理 資源優化配置 創新 優化

機構編制檔案管理作為事業單位發展中較為重要的一環，因其涵蓋內容較多，工作量較大，工作人員的工作壓力也相對較大。為此，就需要結合時代發展特征，對其進行不斷的創新優化，以提高工作質量，降低工作難度，推動事業單位的良好運行。

一、機構編制檔案管理的作用價值

首先，為實名制管理的落實提供保障。機構編制檔案管理在實名制落實中起到重要作用，只有不斷加大機構編制檔案管理力度，注重信息收集與更新，才能更好的為實名制落實提供依據，減少落實中存在的各種阻礙。

其次，為決策制定提供可靠依據。機構編制部門是優化黨的執政資源，凸顯黨執政能力的重要部門，做好機構編制檔案管理，可對黨的各項決策提供可靠依據，保證決策的科學性、有效性。

最后，提高社會信息咨詢服務水平。機構編制檔案信息管理可充分發揮資料數據的應用價值，為相關部門及人員提供可靠的數據供應，改善咨詢服務管理，以此維護部門及人員的合法權益。

二、機構編制檔案管理中的問題

（一）現代化和信息化水平不高

在信息化快速發展的今天，檔案管理也應該加大信息化建設力度，通過信息技術的合理應用，實現檔案資料的數字化管控，并通過電子平臺的建立，實現檔案資料的隨時翻閱和查找，加快信息的更新和完善，以改進檔案管理水平。不過結合目前機構編制檔案管理的實際情況來看，很多機構編制部門還在采用傳統的手工及封閉式管理模式，這種老舊的管理模式不僅無法增強檔案資料的完整性和準確性，還會減緩檔案調取速度，降低檔案資料的實際應用效果。

（二）人員綜合素質與檔案管理要求不符

檔案管理人員能力素質對于檔案管理工作的開展有著積極意義。不過機構編制部門在檔案管理上安排的專業人員較少，且很多人員都屬于臨時聘用或從其他部門調用過來的，其對于檔案管理要求不明確，認知不到位，這使得工作中存在諸多問題。另外，因為專業人才的缺失，檔案管理信息化和現代化建設工作也會受到一定阻礙。再加上檔案管理體系的不完善，管理人員自身知識的缺乏，所以大大降低了檔案管理的整體質量。為此，有必要加大專業人才培訓力度，進而為檔案管理體系的構建及資源的優化配置奠定堅實基礎。

三、機構編制檔案管理的創新策略

（一）強化管理人員的能力素質

為適應新時期機構編制檔案管理工作的要求，需不斷提高檔案管理人員的能力水平，一方面加強檔案管理人員的知識儲備及業務技能，另一方面深化檔案管理人員的服務意識，明確自身角色定位。只有這樣才能推動檔案管理工作的開展和落實，實現編制資源的優化配置。在人員能力素質提高的過程中，事業單位除要做好定期培訓及考核外，還需采取科學方式調動員工自身的工作積極性，通過主觀意識的培養來推動工作的開展，改進管理質量。另外，還應為管理人員樹立正確的責任心和使命感，使其明確檔案管理重要性，落實檔案管理的具體內容，以優化機構編制檔案管理水平。

（二）轉變傳統管理方式

一是落實檔案程序化管理。通過程序化管理可將傳統管理模式進行簡化和更新，并在此基礎上，對檔案資料實施分類及匯總管理，加快檔案資料的更新速度，以加強檔案資料的齊全性，打破傳統管理模式帶來的不良影響，增大檔案利用率。

二是實現庫房的智能化管理，利用信息技術提升庫房的智能化管理水平，確保其他部門在檔案調取時的快速性、及時性，同時降低傳統管理中因檔案長時間存儲存在的破損或丟失等問題，保證資料數據的真實性、有效性。

最后，改善網絡化管理水平。在互聯網時代下，網絡技術已經被應用到各領域管理工作中，機構編制檔案管理自然也不例外，通過網絡技術的應用可將紙質文件資料及時上傳到計算機系統中，按照設定好的分類目錄，對其實行分類存管，以此節省工作人員檔案調取及翻閱的時間，提高工作效率。

（三）做好檔案解密工作

在開展機構編制檔案管理工作中，需基于現有解密原則，對其進行創新和優化，以強化機構編制檔案管理效果，增強檔案資料的保密性，維護資料文件的安全。對于部分主次、部分輕重的檔案資料，要做好保密及加密管理作業，且按照層級要求設定調取權限，全面改善檔案管理工作，加強事業單位運行的安全性。再者，還應對現有檔案資料實行分析和研究，挖掘其潛在性能，進而為社會發展提供更多助力。

四、結語

綜上所述，在機構檔案管理中，要通過管理體系的建立、人員能力的提升等方式，改進檔案管理質量，增強信息數據的真實性、齊全性及可靠性，進而在此基礎上，充分發揮出檔案文件的作用，促進事業單位各項決策及業務的有序進行，更好的適應社會前進需求。

參考文獻：

[1]汝玉平.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].辦公室業務，2017（1）：90-90.