基于大數據時代背景下的檔案管理

常姣

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-128-01

摘 要 在科技水平提升背景下涌現的大量信息技術更好的支撐了檔案管理工作開展，但值得注意的是，因一些主客觀因素等影響，檔案管理工作有效性并未充分發揮。大數據時代的全面到來，要想促進檔案管理工作質量的提升，管理理念的轉變以及管理模式的更新尤為關鍵，跟隨大數據時代發展進程將傳統管理模式進行改變，基于檔案管理體系完善構建基礎上，才能為檔案管理工作與時代發展需求的匹配性給予保障，促進檔案資源利用率得以最大限度提升。

關鍵詞 大數據時代 檔案管理工作 開展途徑

大數據時代背景下，給社會各行業都帶來了翻天覆地的影響，如何有效管理十分龐大的數據量成為各企業各行業面臨的一大問題，而大數據時代的這一特征給檔案信息管理也帶來了巨大挑戰。檔案的保存和檔案信息提供為檔案管理工作主要內容，而收集以及整理、探索以及保存和有效利用原始數據等是檔案管理的主要任務。大數據時代背景下涌現了海量數據信息，要想對海量數據進行有效處理，就應運用數字化以及信息化等技術，而對于檔案管理工作來說，檔案的分類以及提取工作十分復雜，因此也應借助大數據數據分析功能開展檔案管理工作，如此才可能促進檔案管理工作效率和質量的全面提升。

一、傳統檔案管理觀念和方式的轉變

現階段社會中大多行業發展的一部分重要支撐力量就來自于大數據作用發揮。從檔案管理角度來說，工作開展中往往有較高的要求體現在海量數據方面，因此應對大數據自身優勢和特征加以運用，將工作方式改進，對全新管理思路進行積極運用[1]。第一，檔案管理工作開展時，各企業應分類整理現有檔案內容，對哪些是電子檔案以及哪些是實物檔案進行充分了解。第二，整理現有檔案內容，將所有檔案內分類情況進行明確，進而對檔案進行必要整理工作，為紙質版檔案向電子檔案轉變奠定良好基礎。第三，電腦錄入檔案信息。在面對大量檔案情況下，信息錄入往往需要耗費較多時間，此時尤為必要的就是應用大數據模式，基于電子化整理和錄入檔案信息情況下，能夠將大數據模式作用進行充分發揮。第四，核對所有檔案，將新型電子檔案管理模式有效形成。

二、大數據檔案管理平臺的完善構建

基于檔案管理模式的數據化以及電子化明確基礎上，要想借助大數據開展檔案管理工作，就需要以專業大數據檔案管理平臺為依據，在平臺中需要將檔案管理以及分類和搜索等功能進行積極完善，因當前多數檔案管理平臺并未在一個大平臺內進行統一，多數都是以數據檔案管理平臺在某一單位或某一體系內的存在形式，導致各檔案管理平臺間缺乏聯系性。從現階段我國戶籍檔案管理情況來看，已經有相對統一的管理平臺形成，但值得注意的是，省市的不同也有相應的搜索以及管理界限所存在。所以說大數據管理平臺的完善構建仍然需要很長的時間來逐步實現。總的來說，完善資源和開發搜索分析功能是大數據檔案管理平臺的關鍵之處，在不斷完善檔案資源的情況下，才能促使大數據平臺作用得以深化發揮。

三、專業檔案信息化人員引進和培養

大數據時代，要想顯著提升檔案管理質量和管理效率，企業還應從專業檔案信息化技術人員的引進和培養方面加強力度，通過專業化人員將檔案信息化轉型工作進行順利完成，為檔案管理工作中大數據模式應用奠定良好基礎。首先，在技術人員引進過程中，應對技術人員檔案專業背景進行充分了解，如果存在一些技術人員對檔案管理工作不了解的情況，就應該對技術人員積極開展檔案管理知識相關培訓；其次，企業內部檔案管理人員應對信息技術進行一定掌握，如此才能更好的保障檔案管理信息化工作開展，企業內部以有的多數檔案管理工作人員，往往在相關崗位工作上開展了很長時間的相關工作，因而這些人十分熟悉自身的檔案情況，對這些人的崗位變動應盡可能的避免，為提升這部分工作人員檔案管理工作效率和工作質量，就可以從信息技術培訓方面加強力度[2]。通過上述兩種方式實現專業化技術型人才培養和人才引進，進而對大數據檔案管理平臺進行更好的對接，順利開展數據化以及電子化的檔案管理工作。

四、檔案數據管理保密安全工作重視程度的加強

檔案信息管理工作具體進行時，應高度重視起檔案信息的安全保密工作。以往檔案管理工作開展時，因檔案管理人員自身過于松懈的看管狀態，往往會有檔案損壞以及篡改或丟失等現象的發生，同時也會有營私舞弊現象存在于檔案管理工作人員方面。而在檔案管理工作信息化以及數字化發展過程中，檔案信息被黑客攻擊而造成的篡改或盜取現象也會存在，因此從檔案管理實際角度來說，不論運用何種方式開展具體檔案管理，往往會有不同的安全風險擺在面前。而在借助數據化管理模式背景下，能夠在一定程度上提升檔案安全性[3]。如在檔案管理工作開展過程中，可以分設兩種管理人員形式，即原始檔案管理人員、數據檔案管理人員，通過兩種人員管理形式，將檔案管理安全風險給予盡可能的降低。

五、結語

大數據時代背景下，一些數字化以及信息化技術切實的便利了檔案管理工作開展，通過現代化管理方式的應用顯著推動了電子化以及信息化的檔案管理模式發展，為高效且高質量的檔案管理實現提供了保障。

參考文獻：

[1]蘭家友.大數據時代背景下檔案管理工作的研究[J].科技資訊，2019，17（31）：239+241.

[2]于淼.基于大數據的檔案管理創新研究[J].黑龍江檔案，2019（06）：24-25.

[3]羅曉華.大數據時代背景下的檔案管理模式探討[J].內江科技，2019，40（10）：5+53.