檔案載體老化原因與防治研究

周文紅

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-122-02

摘 要 隨著時間和環境的變化，檔案載體會面臨著老化問題，要予以重視，把檔案載體老化包括實體老化和信息老化作為研究對象，對檔案載體老化的原因進行分析，進而實現對檔案載體老化的預防和治理。

關鍵詞 檔案載體 檔案老化 治理

檔案載體老化一般包含兩方面，一為物理老化指的是實體老化；即檔案載體在光、熱、有害氣體等物質的共同作用下發生了不可逆轉的化學變化，如膠片的 影像變得模糊不清甚至消失、紙張發黃和變脆等。二為邏輯老化是指隨著時間的流逝，檔案信息資源的使用價值漸漸地降低直到可能根本不再擁有使用價值。本文探討的事檔案物理老化問題。

一、載體檔案老化的原因分析

檔案載體老化的原因是多方面造成的，下面從檔案載體的保管條件、利用環境、檔案鑒定工作和檔案工作人員保護意識等四個方面來分析檔案載體老化的原因。

（一）檔案庫的保管條件限制

首先庫房建設不符合《檔案館建筑設計規范》要求，將庫房建設在辦公室的頂層和底層，這會造成庫房的溫度上升、季節性漏雨、潮濕；若把它建設在辦公室的南面和西面，也無法阻擋屋頂表面受到的太陽直射，屋內沒有合適的地方通風把熱量排出去，使檔案發霉、生蟲；有些檔案人員辦公室和生活間通常沒有分隔開，隨處放置收集到的檔案，形成灰塵和空氣中微量的固體雜質，對檔案的載體造成不同程度的傷害、字跡會受到污染，形成適合微生物生存的環境，尤其是照片類的檔案，當灰塵固體顆粒依附在膠片上不但讓膠片受到傷害，嚴重的會造成退色，產生污斑。這些因素都會直接或間接造成檔案的老化。

其次檔案裝具配備簡單，如木質檔案柜易吸潮、蟲蛀，對檔案的存放也會造成影響；有的沒有選擇不含酸的檔案盒，更有甚者裝訂檔案卷皮都沒有達到標準，大部分沒有封裝，裸露在空氣中，檔案裝具受到不同程度的損壞。有的檔案載體室想減少工作，仍然沒有完成卷改件，在使用檔案時把案卷整卷拿出來，會使卷內所有文件受到破壞和造成了信息的泄漏。

此外照明燈具防光考慮少，部分檔案載體庫房采用的是含紫外線較多光源，也沒有在窗戶上采取防紫外線和安裝任何遮陽措施，不少老庫房的電線系明線老化，不利于防火、防光。

（二）檔案載體利用環境不理想

檔案庫房溫度按要求應控制在14攝氏度到24攝氏度之間，相對濕度為45%～60%之間，并且有防有害氣體、防蟲、防盜、防光、防火、防熱、防霉、防塵及防潮等有效保護的功能。但是，有的檔案載體庫房的周邊環境存在不確定的因素，其中溫度、濕度、光照的強弱變化無法把控，對紙張的耐折度和字跡色差會造成很大的變化。此外，閱覽、利用環境是通過人的舒適度進行選定的，溫度在28度左右，濕度在70%左右，這會讓紙張在外觀、結構和性質等方面漸漸產生著不可逆轉的變化，即變色、強度下降和化學性質變化，從而讓紙張快速的老化。

同樣不合理的溫濕度會減少磁性載體和光盤載體的電子檔案壽命，會造成載體脆弱。在使用時，表面灰塵和電子檔案文件載體摩擦，使磁盤，磁帶，光盤表面劃傷；刮擦磁性載體材料的磁性層，使磁粉脫落，損壞記錄信息；損壞磁盤，磁帶和磁頭良好的接觸，導致磁記錄信號的衰減；劃傷光盤記錄介質，影響讀取時反射光的強度，造成記錄信息的損壞。

（三）檔案工作人員保護意識不強

一些檔案保管利用人員缺乏專業的檔案保護知識，不了解檔案載體在利用環境中受到的不利影響，會導致檔案的老化。在提供檔案利用服務的過程中，沒把對檔案的保護沒有放在心上，檔案使用完后沒有及時的整理好，長時間地擺放在桌面上，暴露在強光的照射下，最終使得圖紙和資料發黃、變脆、字跡模糊，造成了檔案載體的老化。

二、檔案載體老化的預防

檔案老化預防是減輕外部環境因素對檔案材料和記錄材料的損害，基于物理化學性質和其變化的規律，尋找保護檔案的科學方法，來實現檔案載體老化的預防。

（一）制定檔案載體的保護制度

制定嚴格的庫房管理制度，由指定人員來管理檔案，無關人員一律不得出入。嚴格執行保密紀律，一定不能把企業機密給泄露出去，并把其看成是神圣的職責和應盡的義務。建立和完善檔案接收制度。檔案的收集應由雙方檢查確認正確后，填寫轉讓單，雙方再簽字。建立健全檔案借閱制度，借用了檔案，應在規定時間內填寫相關的借閱登記表。借閱完成后，應及時歸回。秘密檔案的借閱，調動，銷毀等要有指定的領導的批準，一絲不茍地執行相關的登記手續。建立健全檔案統計制度，檔案收入，移出，整理，鑒定，保管，利用，銷毀等嚴肅，要進行詳細的分析研究，并應準確及時地反映檔案管理工作中的不同之處。

（二）強化檔案工作人員的防檔案載體老化意識

檔案人員要提高自己的工作能力，有效地保護好檔案。檔案室還要每隔一段時間對工作人員的檔案專業能力進行考核評估，提高對工作的理念，認識到檔案保護工作的重要性，要經常檢查檔案載體的安全，掌握檔案存放情況，為科學管理檔案積累信息。

（三）建立檔案室災難預警機制

保護好檔案載體就應及時采取防災措施，盡可能減少或避免損失。如昆蟲損傷，霉菌和水分侵入，管道泄漏，風暴，洪水等，以及一些人為災害，如電力中斷，化學品泄漏，縱火等都很可能造成檔案載體一定的損害或永久性損害。特別注意防火檢測或預警機制，配備了火災傳感器和報警系統，并直接連接到當地消防部門。

（四）改進檔案保護的條件，定期檢查檔案載體老化情況

檔案庫房應使用防紫外線玻璃和遮光設施，以防止陽光直射來保護紙質檔案和膠片檔案。檔案庫房和查閱檔案的房間應使用乳白燈罩，如果使用熒光燈應有過濾紫外線和消防安全措施。檔案室應設置滅菌室或消毒箱，新收藏的檔案應通過消毒，粉塵才可以入庫后，要建立蟲霉檢查系統，發現昆蟲及時用吸塵器處理，使用密封門或過渡門，除灰塵和防灰塵組合。有能力的檔案室還可以設置空氣過濾器，以防止污染氣體進入檔案室。城建檔案庫房周圍的開放空間應該種植，綠化，減少污染，對影響庫房環境的污染物，應該及時清理。