淺談城市圖書館檔案管理信息化建設

張林升 張坤

【摘 要】城市圖書館是城市基礎設施建設的重要組成部分，其承擔著群眾學習、閱讀等各方面的重要職能，加強城市圖書館檔案管理信息化發展，有助于圖書館信息資源利用水平的提高?；诖吮疚膶D書館管理信息化建設展開探討。

【關鍵詞】圖書館；檔案管理；信息化；圖書館檔案

由于現代信息技術發展得越來越迅速，因此對于信息技術的運用在各個領域中也變得普遍起來，現代城市圖書館中檔案管理工作也逐漸引進了數字化的方案，通過先進科技對檔案管理進行更加有效合理的安排，將檔案資料以數字化的渠道進行整體管理，為讀者提供越來越充實的服務。

一、圖書館檔案管理系信息化建設的重要性

第一，信息化檔案管理模式能夠大幅提升檔案資料的應用效率。網絡信息技術高速發展的形式下，網絡信息共享在諸多領域得到實踐，實施信息化建設和信息化管理模式，能夠實現數據資源的集成化管理，能夠將諸多檔案信息資源盤活，為檔案管理工作奠定基礎，從而最大程度體現檔案的應用價值。通過改變傳統的檔案管理工作形式，借助信息技術的應用優勢，提升檔案資料的應用效率。第二，有利于公眾精神文明的發展。圖書館是社會大眾離開學校后獲取知識和信息的重要渠道之一，但21世紀網絡的快速發展降低了人們對圖書館的使用效率。現階段，網路信息來源廣泛，種類繁多，對圖書館造成了巨大沖擊。為順應科技的進步，圖書館在運營管理中加強信息技術投入，為圖書資源和讀者提供了良好的交流平臺，實現了二者的有效溝通，實現了信息的互通和處理，最大程度促進公眾精神文明建設。第三，有效保護紙質資料檔案。以往的管理模式中，以出借紙質資料檔案為主，其中不乏有一些年代久遠、意義珍貴的資料在出借過程中造成磨損，維護和修復中也投入了大量人力、物力，造成稀有的圖書資料不得不封存。隨著網絡時代的發展，圖書館信息管理極大改善了這一弊端，滿足大眾對珍貴資源信息的需求，同時對原始檔案起到良好的保護作用。第四，有效減少人力成本。書館以巨大的館藏和資源量被大眾所需。傳統的圖書管理工作單調重復且效率較低下，需要投入大量人力。應用計算機信息技術，大大提高了工作效率，較大程度改善了工作人員的工作環境，減少了人力成本，整體提高了圖書館的運營效益。

二、城市圖書館檔案管理信息化建設中的問題

1.管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度

如今的圖書館建設的環節，越來越注重對大眾的服務質量，這是值得提倡的，但是對于檔案管理的投建卻沒有很重視，這導致圖書館檔案管理事務成為一個弱勢環節，隨著人們從網絡攝取知識的途徑越來越多，圖書館也應對信息化趨勢引起足夠重視。通常在檔案管理環節，人們的意識較弱，對于管理也比較松散，缺乏相應的管理制度支持與相應的具體措施。致使檔案管理工作成為一個虛名，各種資料依舊是沒有秩序的擺放，因此很多重要的文獻資料經常發生缺漏遺失的現象，這種情況的存在會使圖書館在信息化建設中面臨各種信息不全的阻礙。

2.圖書館檔案信息化建設不夠完善

在信息技術不斷更新發展的互聯網時代，雖然我國很多圖書館都開展了圖書館檔案信息化建設工作，將圖書館內資源數字化，從紙質檔案管理過渡到了信息化檔案管理。但是在實際建設的過程中，卻仍然存在諸多問題，由于沒有一個建設圖書館檔案信息化的統一標準，導致我國圖書館之間的信息無法實時共享，降低了信息化數據的利用率。有些圖書館沒有完善的計算機設備，從而降低了檔案信息化管理的效率，有些圖書館無法保證數字檔案文件的安全性和完整性，經常出現檔案資料刪除或者認為修改的情況，從而給圖書館檔案信息化管理工作帶來了挑戰。

3.管理人員信息化專業素質較低

圖書館管理人員一般遵循國家的相關政策和制度規定，沒有較強的崗位意識，很多管理人員對專業知識技能，即檔案自動化管理、檔案標引、檢索、編研和復制等掌握并不牢固，只能滿足基本的現代化設備操作需求，使信息化技術不能在圖書管理工作中發揮最大作用。

三、城市圖書館檔案管理信息化發展策略

1.信息管理和傳統管理相結合

在檔案信息化管理初期，檔案管理人員應將信息管理和傳統管理相結合，讓電子檔案和紙質檔案并存，逐步完成檔案整理、轉化工作。首先，檔案管理人員應做好分類工作，將紙質檔案分類匯總，按類別轉化為電子檔案，方便后續使用。對于一些珍貴手稿，在掃描成電子檔案的同時，需要細心保管，避免損失高價值檔案。其次，檔案管理人員應重視更新工作，定期更新電子檔案，保證電子檔案的實效性和適用性。同時將過去的紙質檔案封存好，以便后期利用紙質檔案對比，避免檔案信息不一致的情況出現。最后，檔案管理人員應做好分析工作，分析電子檔案和紙質檔案中的價值信息，找出圖書館發展方向，為圖書館信息化發展作出貢獻。

2.加強數字檔案的管理水平

數字檔案是信息技術發展的重要內容。通過數字檔案能夠有效的減少檔案存儲空間、提高圖書館檔案管理的便攜性，加強數字檔案與多媒體信息之間的整合，提高了數字圖書館檔案管理計算機化以及信息化傳輸的特點。在數字檔案建設的過程中，能夠有效加強對于珍貴檔案的保存，并且拓展了檔案的內容。在數字圖書館檔案管理的過程中，運用數字檔案技術能夠增強圖書館檔案管理的具體效果，提高圖書館檔案管理的方式與方法促進圖書館檔案管理效率飛速提升。通過對于檔案的科學管理，可以促進我國城市建設事業的水平不斷發展。

3.注重提升圖書館檔案信息化管理人員的素質

圖書館檔案管理人員是開展檔案信息化管理工作的實際執行者，其綜合素質和能力直接關系著檔案管理工作的質量和效果。因此，圖書館必須注重提升檔案信息化管理人員的素質，通過組織工作交流會和聘請信息化管理專家培訓等方式提高檔案管理人員的服務管理能力，讓管理人員正確認識到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員的工作觀念，增強服務意識。一方面，圖書館要注重培養在職檔案管理人員，另一方面要引進高素質、專業性強的人才，給圖書館信息化管理隊伍注入新鮮血液，從而不斷提升圖書館信息化管理隊伍的總體素質，為讀者提供更優質的圖書館信息化管理工作和服務。

4.重視檔案管理信息化的安全管理

檔案管理信息化會將檔案信息置于相對開放的網絡環境，圖書館進行檔案管理信息化建設時，需要提升自身的安全防范意識，重視檔案信息的安全管理，建立檔案管理標準、檔案應用制度。信息化工作形式需要建立與之相應的電子檔案信息管理工作體系，通過檔案管理規章制度，規范相關工作人員的工作行為。檔案管理工作人員需要通過身份認證獲得操作權限，檔案數據的傳遞和使用都需要進行安全加密[7]。為避免數據庫操作出現問題影響數據安全，需要對整體數據庫進行異地備份，并實現檔案管理信息的同步化，從而保證檔案管理的安全。

四、結語

總而言之，在信息化不斷向前推進的歷史條件下，促進圖書館的檔案管理信息化建設日益緊迫，這不僅可以有效提高圖書管理工作的效率，更有助于滿足圖書借閱者的多元化需求。因此，必須建立健全檔案管理制度，加強檔案管理工作者培訓或引進專業檔案管理人才，推動圖書檔案管理工作的現代化發展。

【參考文獻】

[1]黃志杰.網絡信息化背景下圖書資料管理的對策分析[J].商情，2017（16）：122.

[2]陶翠芳.關于現代管理理念與高校圖書館管理的思考[J].讀書文摘，2016（30）：59.

[3]霍妍.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題與相關措施[J].黑龍江史志，2015（13）：101.