信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

郭文倩

【摘 要】隨著信息時代的到來，檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)，加強檔案管理信息化建設是當前檔案工作亟待解決的一個問題。下面文章就對信息時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展展開探討。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；管理創(chuàng)新；檔案信息化

在信息化時代背景下，機關單位每天都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。在實施信息化建設背景下，文件與檔案管理受到了企業(yè)的一致重視。現(xiàn)階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件等等，各個方面都需要做出相應的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質(zhì)形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質(zhì)的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質(zhì)形式的檔案，還包括大量數(shù)字化形式的檔案，并且，為了實現(xiàn)檔案工作的信息化，還需要將紙質(zhì)形式的檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發(fā)生了變化。不難發(fā)現(xiàn)，以往檔案工作的思維和方式，已經(jīng)難以完全適應信息化形式下的檔案工作。可以說，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，信息化手段的應用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創(chuàng)新技術(shù)，以更好地做好檔案管理與服務工作。

二、信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）服務創(chuàng)新升級

基于信息技術(shù)的檔案管理平臺應當是一個高效服務、以人為本的平臺。從檔案管理機構(gòu)來看，在檔案管理平臺中，檔案管理機構(gòu)可以通過問卷調(diào)查以及調(diào)研等方式來了解檔案需求主體的檔案需求，聽取檔案需求主體對檔案管理機構(gòu)的意見，進而為檔案需求主體提供更為優(yōu)質(zhì)和個性化的服務，推動檔案服務的創(chuàng)新升級。從檔案需求主體來看，在檔案管理平臺當中，需求主體通過計算機、智能手機等智能終端設備可以便捷地獲取檔案資源，高效的進行檔案檢索和調(diào)檔。因此，單位應當始終堅持檔案資源的服務性，熊用戶需求視角出發(fā)，開發(fā)新服務，創(chuàng)新新方式。

（二）檔案管理制度的健全規(guī)范

制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會的進步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進信息化管理技術(shù)，從根本上解決問題。企業(yè)應對原檔案管理制度進行改進，探討其中存在的不足，同時進行改革，用先進的管理方式進行管理，企業(yè)得到良好發(fā)展。如，將已有的檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內(nèi)部檢索平臺。

（三）健全檔案管理與服務隊伍

雖然，信息技術(shù)的應用深深改變了檔案工作的內(nèi)容和形式，但無論是過去還是現(xiàn)在，以及可預見的未來，“人”始終是檔案工作中不可或缺的重要因素。因此，培養(yǎng)適應信息化時代的工作人員，建立健全檔案工作隊伍，是創(chuàng)新檔案管理與服務工作中不可忽視的重要內(nèi)容。例如，完善原有檔案工作人員的職業(yè)培訓制度，使他們充分認識信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，以適應現(xiàn)代化的檔案管理和服務工作；健全檔案工作隊伍，配備具有較高信息技術(shù)水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設備的更新，以及網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（四）做好檔案安全保密工作

檔案安全保密是檔案工作的底線。在深化經(jīng)營管理體制機制改革進程中，要更加重視檔案安全保密工作，堅持安全第一、預防為主，要切實落實檔案安全保密工作責任制，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全保密防范工作體系；要充分運用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。一是做好基礎工作，既要做好實體檔案保存又要保護好信息安全，將電子檔案的涉密等級作為檔案借閱范圍、借閱方式的依據(jù)，控制使用權(quán)限，追蹤電子檔案利用情況。二是恰當處理檔案利用與安全保密的關系。注重“內(nèi)外有別，區(qū)別對待”，在檔案管理中堅持保障性措施，充分發(fā)揮檔案作用的同時，嚴格防止出現(xiàn)檔案丟失、損毀、失泄密等現(xiàn)象。

（五）合理利用及更新信息化設備

當前多數(shù)企業(yè)的信息化設備基本齊全，但現(xiàn)代化管理技術(shù)數(shù)據(jù)龐大，由于數(shù)據(jù)信息處于爆炸式增長的狀態(tài)中，企業(yè)要想進一步提高自身的檔案管理水準，就必須及時對設備進行合理利用及更新，根據(jù)企業(yè)情況選擇最適合的管理設備，并對系統(tǒng)進行合理利用和及時更新，資料的存儲與管理得到保證，確保工作不會因設備問題而受到影響。如，當需要某些設備錄入、整理、檢索內(nèi)容時，企業(yè)應購買其設備來支持工作。

三、結(jié)語

當前信息化時代創(chuàng)造了更多的機會，信息化時代的檔案館建設只要把握機會，順應時代的發(fā)展，加快信息化建設，整合館藏資源，創(chuàng)新服務方式，檔案管理工作信息化建設勢在必行。

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