淺談辦公室檔案管理工作

于靜

【摘 要】本文論述了通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進各項工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），對單位其他工作的完善具有輔助性作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

1.1單位領(lǐng)導對檔案管理不夠重視。檔案是單位在社會、科研、教學、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實際管理中存在領(lǐng)導不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

1.2信息化建設相對落后，社會現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。一是國家檔案行政機構(gòu)倡導無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進行整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.3檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實不到位。一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應的制度和規(guī)范，導致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責任制度”等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際指導意義。二是相關(guān)制度落實不到位，執(zhí)行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處，一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

1.4檔案管理的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮。越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。

二、如何加強檔案管理

2.1提高對檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關(guān)領(lǐng)導宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動作用。

2.2加強檔案管理信息化建設。網(wǎng)絡電子化檔案管理方式相對較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準確性。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡電子信息化技術(shù)應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力，即提高了工作效率更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準確便捷。

2.3建立完善的檔案管理制度。提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務。單位需長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應當針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現(xiàn)階段，我國辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

3.1建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

3.2建設“自動化”系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理

在自動化環(huán)境下，將實現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統(tǒng)的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統(tǒng)之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

3.3加強檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。

四、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案工作對于我國的進一步發(fā)展有著重要的意義，雖然現(xiàn)階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經(jīng)找到了所需解決的問題，并根據(jù)問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認真的落實這些優(yōu)化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。

【參考文獻】

[1]代文婷.淺談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務，2018，（2）：119.