新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路解讀

王興文

【摘 要】在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院內(nèi)部制度進(jìn)行了深刻的改革。醫(yī)院檔案管理也需要適應(yīng)新醫(yī)改的政策，改進(jìn)檔案管理方法。然而在實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理方面還存在一些問題，給醫(yī)院檔案管理帶來了許多困難。為了適應(yīng)新的醫(yī)改政策，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)和發(fā)展。本文主要對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和改進(jìn)思路進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)方法

【分類號】G271；R197.3 【文章標(biāo)識碼】A

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程和日常事務(wù)，能為診療、科研、教學(xué)等活動提供參考資料。新醫(yī)改背景下，人們的醫(yī)療服務(wù)需求明顯提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用，存在諸多問題和不足，例如管理制度不健全、管理人員素質(zhì)差等。如何改進(jìn)檔案管理方式方法，既滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，又能提高檔案資料的利用價值，是相關(guān)工作人員的研究重點(diǎn)。

一、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理規(guī)章制度不完善

一套有效的規(guī)章制度是檔案管理不可缺少的前提，然而在許多醫(yī)院，相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)都不完善。一是缺乏管理計劃，缺乏有效的檔案驗(yàn)收、保管、移交管理辦法；二是主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，不指導(dǎo)有關(guān)部門制定規(guī)章制度，導(dǎo)致管理人員盲目工作，不僅增加了檔案驗(yàn)收、保管、移交的管理力度和管理者的工作量，也會對檔案移交工作產(chǎn)生負(fù)面影響；三是不設(shè)專人管理檔案，造成檔案工作混亂，影響醫(yī)院正常工作。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)重視檔案的管理，認(rèn)識到檔案管理作為醫(yī)院日常工作的重要性。然而，目前許多醫(yī)院單位對檔案管理工作漠不關(guān)心，檔案部門從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也難以滿足工作的需要。一是工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，把檔案管理作為一項(xiàng)非常悠閑的工作，工作態(tài)度松散，工作積極性不高；二是工作人員不夠?qū)I(yè)，在任職前沒有接受過相關(guān)管理方法的培訓(xùn)，造成檔案管理的混亂，檔案的分類、標(biāo)識、保管等工作不專業(yè)，給檔案的檢索和移交帶來了很大的困難；三是有些管理人員還不了解檔案調(diào)用的程序，導(dǎo)致檔案泄露等工作事故，給相關(guān)人員的人身信息安全帶來了極大的危害。

（三）檔案管理工作不受重視

在醫(yī)院的檔案管理工作中，很多檔案管理人員多為兼職，也缺少相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，相關(guān)檔案在收集、整理和存檔過程中經(jīng)常出現(xiàn)存放不當(dāng)、遺失、損壞等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫(yī)院檔案的利用率下降。新醫(yī)改背景下醫(yī)院的經(jīng)營模式是醫(yī)院改革中的重點(diǎn)，但是醫(yī)院還沒有真正意識到檔案管理工作對醫(yī)院的重要性，投入資金不足，工作改革程度較低，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員積極性不高；檔案管理工作過程缺乏嚴(yán)格的工作程序，使檔案管理質(zhì)量低下，醫(yī)院檔案利用率低，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

（四）不利于適應(yīng)新醫(yī)改的要求

現(xiàn)階段，受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的醫(yī)療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規(guī)范，但是檔案管理制度還不完善，醫(yī)院還沒有在檔案管理的相關(guān)制度中作出具體的規(guī)定和要求，對檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式；部分醫(yī)院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導(dǎo)致檔案管理工作管理缺失，缺乏監(jiān)督，使得醫(yī)院檔案管理工作無法適應(yīng)新醫(yī)改的要求，不利于醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路

（一）完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理主要分為醫(yī)療檔案管理和后勤檔案管理，完善檔案管理制度，應(yīng)從這兩個方面入手。在病案管理中，應(yīng)及時收集和整理醫(yī)療服務(wù)數(shù)據(jù)，檔案管理部門和臨床部門應(yīng)加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，記錄真實(shí)的醫(yī)療服務(wù)過程，包括患者信息、診斷和檢查、治療計劃、預(yù)后跟蹤等。在后勤檔案管理方面，新醫(yī)改指明了醫(yī)院發(fā)展的方向，在新建、改建、擴(kuò)建過程中，醫(yī)院應(yīng)及時記錄設(shè)計、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，并將規(guī)劃圖、許可證、委托書等重要信息整合為運(yùn)行維護(hù)的第一手資料；在醫(yī)院日常運(yùn)營中，需要收集水、電、清潔消毒、消耗品等資料，提高后勤工作效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

（二）提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

管理人員是檔案管理工作的落腳點(diǎn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能提高管理效率和質(zhì)量。一方面，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)宣傳工作，認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展的重要性，促使管理人員樹立正確的管理意識。另一方面，針對現(xiàn)有員工落實(shí)培訓(xùn)活動，學(xué)習(xí)最新的管理理念和方法，實(shí)施質(zhì)量責(zé)任制，制定合理的獎懲激勵措施，以此激發(fā)工作積極性，促進(jìn)管理工作順利實(shí)施。

（三）提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要提高對檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對醫(yī)院良好發(fā)展和新醫(yī)改順利推行的重要作用，將其納入到醫(yī)院新醫(yī)改工作中來；要強(qiáng)化檔案管理意識，加大資金投入，改變醫(yī)院上下對檔案管理工作的認(rèn)識，使醫(yī)院的檔案管理工作人員可以意識到自身的重要責(zé)任，能夠有效完成自己的工作任務(wù)，及時做好醫(yī)院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實(shí)和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索；在使用電子檔案和數(shù)據(jù)庫時，要及時錄入新的檔案信息，對原始資料做好整理，保證醫(yī)院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率。

（四）提高醫(yī)院檔案信息的利用率

在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院要擴(kuò)大檔案的使用，使檔案管理的利用率不斷提高。一是醫(yī)院可以建立不同層次的檔案使用權(quán)限，在各部門開放檔案，通過檔案了解病人的個人信息和疾病信息，打破部門之間的壁壘，加強(qiáng)溝通，加強(qiáng)部門檔案信息之間的聯(lián)系，促進(jìn)資源共享，患者也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢自己的檔案信息，了解自己的疾病癥狀；二是建立嚴(yán)格的檔案保管、檢索和借閱程序，做好借閱記錄，使檔案的丟失或損壞責(zé)任得到落實(shí)；三是各部門做好網(wǎng)上檢索工作，利用信息共享平臺進(jìn)行遠(yuǎn)程、快速、全面的查詢；四是醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，建立獨(dú)立的檔案室，做好設(shè)備維護(hù)工作，過去的紙質(zhì)檔案需要妥善保管，防潮防火，并及時傳遞到信息數(shù)據(jù)庫；五是建立健全信息化檔案管理體系，統(tǒng)一各部門檔案信息管理，在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)上上傳、共享信息，提高醫(yī)院檔案利用效率，加強(qiáng)安全管理，定期防毒升級防火墻，增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全性，注意突發(fā)事件對檔案管理的影響，優(yōu)先預(yù)防。

三、結(jié)束語

隨著時代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度的改革，對醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度，提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大醫(yī)院檔案信息的利用率。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

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