談談檔案保護和管理工作

弓麅

【摘 要】隨著社會經濟的快速發展，信息價值在各方面也受到很大重視，檔案保護與管理工作是提高檔案信息利用水平的基礎依據。文章主要從檔案管理問題出發，探討具體的保護與管理對策，希望能夠為相關工作人員提供一些參考。

【關鍵詞】檔案保護；檔案管理；信息化；企業檔案

檔案工作人員的任務就是把人類活動的歷史記錄如實保存下來，并確保其完整、真實和安全，延長檔案的“壽命”，充分發揮檔案的作用。因此，檔案管理人員必須具備基本的政治素質：堅定正確的政治方向，正確的人生觀、價值觀，忠于黨的事業，在思想上、行動上與黨中央保持一致，加強政治理論學習，在實際工作中應努力踐行科學發展觀；有高度的政治敏感性與保密意識；有強烈的事業心和責任心，嚴格保守黨和國家的機密，認真貫徹落實中華人民共和國《檔案法》和《保密法》，遵守檔案保密制度；堅持原則，依法依規開展檔案管理工作，確保檔案安全。

一、提高檔案管理科學水平的意義

在當前信息化大潮的席卷下，海量數據的管理成為檔案管理的一個重要內容，而當前的管理手段只能針對少量數據的管理，因而提升檔案管理科學化水平就顯得極有意義。首先提高檔案管理科學化水平是當前信息化發展的基本要求，尤其是信息化程度的不斷加深，數據共享成為熱點，大量的數據通過互聯網進行傳播，如果缺乏有效的管理手段，就極容易出現問題，尤其是檔案數據的管理方面，一旦出現問題，造成的負面影響就難以估計，因而對于當前的信息化發展來說提升檔案管理科學化水平極具意義。再者，提高檔案管理科學水平也是促進檔案管理穩定發展的重要途徑，特別是隨著社會發展進程的不斷加快，檔案資料的種類逐漸增加，因而檔案管理難度也越來越大，只有提高檔案管理科學化水平才能夠合理解決這個問題，從而全面推動我國檔案管理事業的發展和現代化建設。

二、當前檔案管理存在的問題

（一）對于檔案管理的認識不足

在很多企事業單位中，雖然很多人都能夠重視檔案的管理工作，但還是存在對于檔案管理工作認識不足的情況，正是由于對于檔案管理的認識不足，所以導致很多檔案管理工作過程中，檔案管理者對于檔案信息資源的收集存在很大的困境，有些管理者無法確保檔案資料的完整性，有些則無法保證檔案資料的時效性。認識不足歸根結底是檔案管理工作人員不能夠清楚地捋順檔案管理和單位發展之間的關系，錯誤地認為檔案管理就是保存資料，從而無法將檔案工作做到盡善盡美。

（二）管理方法過時

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統方法進行管理，檔案信息主要依靠紙質文件記錄，但在這個數據快速增長的時代，需要處理的數據信息越來越多，主要依靠紙質文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數據不完整，單位的長久發展會受到影響。同時，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調用，導致出現形式化、單一化的錄入數據方式。

（三）檔案管理人員的能力和素質低下

在當今的互聯網時代，檔案管理工作已經不單單是掌握檔案學這個傳統單一的人員可以勝任的，檔案信息資源的管理除了需要檔案基礎知識外，還需要信息技術和計算機技術的配合，而目前很多企事業單位對于檔案管理人員的招聘依然按部就班地認準檔案學專業，這就導致檔案管理人員的綜合能力和素質普遍較低，很多檔案管理者會在其他部門缺人手的時候被臨時借調，原本僅有的專業知識和技能也很難在檔案管理工作中發揮，因此很多企事業單位的檔案管理效率比較低下。

三、檔案保護與管理的有效措施

（一）檔案管理制度的健全規范

制度不規范、條例不合理是企業檔案管理制度的現狀。隨著社會的進步、科技的發展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數據到企業的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規范合理的檔案管理制度，積極引進信息化管理技術，從根本上解決問題。企業應對原檔案管理制度進行改進，探討其中存在的不足，同時進行改革，用先進的管理方式進行管理，企業得到良好發展。如，將已有的檔案目錄數字化，將紙質文件錄入數字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內部檢索平臺。

（二）做好防蟲除菌與通風工作

昆蟲生長、發育最適宜的溫度在22℃～32℃，對有蟲蛀的檔案資料，要做好滅蟲工作，消滅害蟲孽生之地，平時柜內放置適量的樟腦殺蟲丸，如發現害蟲檔案必須采取措施用藥物手段或高科技予以消滅，并系統有序地檢查整理。另外，空氣凈化是檔案保護的重要內容，有條件的用空調機調節室內的溫度為14℃～24℃之間，相對濕度為45%～60%之間。沒有條件的可采用通風法：即開室內的門窗通風，當室內的溫濕度比室外高時則開門窗，進入6月中旬是雨季，則不必開門窗。

（三）加快檔案管理信息化的改革

檔案管理的模式要與時俱進，這就要求對于當前的檔案管理方式和方法進行變革，從而形成一種能夠適應社會發展需求的管理方法。此外，對于管理人員來說，需要在思想上進行管理方式方法的轉變，并且在管理工作日常中積極轉變工作理念。再者就是，通過引進先進的計算機技術和網絡技術，在當前的信息化發展背景下，適應新模式下的檔案管理，提升管理水平和效率。

（四）提升檔案管理人員的整體素質

正所謂“工欲善其事，必先利其器”，如果檔案管理人員的整體素質不從根本上得到提升，那么檔案管理工作的水平不會有提高，現如今對于大多數企事業單位而言，無論是檔案工作人員的學歷背景還是基礎能力，都無法滿足新時代檔案管理工作的要求，想要提升檔案管理人員的整體素質必須要加強人才引進，對已有人員要進行定期培訓，確保檔案管理人員能夠將檔案整理工作做到盡善盡美，從而保證檔案信息資源的實時性和準確性。

（五）改變企業人員對數據管理的看法

數據錄入是一份十分重要的工作，它關系著企業今后的發展壯大。我們應當改變目前同事對其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡單的、重復性的工作。通過召開會議、開員工聚會等方法讓其他部門接觸到檔案管理部門并了解到其重要性。企業領導重視檔案管理工作，檔案管理人員也開始重視其工作，其他部門與檔案管理部門良好合作，企業工作效率提高，進入可持續發展狀態。

（六）檔案的保護

檔案保護是一項社會性工作，是檔案查詢者的服務方式，盡量為查詢檔案創造快捷、便利條件。檔案是一種不可再生的資源，最大特點是原始性和唯一性，檔案的唯一性注定了檔案的珍貴性，檔案不能復制，不能備份，隨著社會的飛速發展和進步，檔案資源的開發力度越來越大。檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而檔案如何被及時、有效地安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，突出了檔案保護的意義。檔案管理部門要采取多種有力、有效、能產生震撼效應的方式，宣傳檔案法規，提高全民檔案意識，領導重視是檔案事業發展的有力保障，并且需各級領導和廣大職工關心與支持檔案事業。

四、結語

綜上所述，隨著未來檔案管理工作的不斷創新，越來越多的問題也會不斷出現，作為檔案管理工作者只有時刻將挖掘檔案信息資源的價值作為工作的主要任務，做好檔案保護與管理工作，適應時代發展應用信息化技術，提高檔案管理水平。

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