試論文書檔案智慧化管理的策略

梁幸英

【摘 要】伴隨時代的進步，一項項信息智能技術進入到社會公眾的視線，深刻影響著社會公眾日常生產生活。具體到檔案管理和服務實踐中，信息技術融入到檔案領域，使得檔案管理工作和服務工作朝著智能化、科技化和信息化的方向邁進。文書檔案作為單位中最為常見的一種檔案，是服務于單位決策以及單位其他工作的有力工具。為了進一步加強檔案服務能力建設，各個單位在檔案信息化和智能化管理領域作出了許多嘗試和努力，取得了一定的成果。本文立足于時代背景，就文書檔案智慧化管理予以剖析，以期能夠更新工作人員的認識。

【關鍵詞】信息技術；管理流程；智慧化；文書檔案

一、文書檔案智慧化管理的基本涵義

近些年來，我國社會發展速度加快，大量單位的日常工作量增加，由此產生的信息資源隨之增加。與此相對比的是，各個單位受限于編制、資金、環境以及人力資源，難以將大量的資源投入到文書檔案管理領域。為此，學界開始有學者提出了檔案管理智慧化這一課題。所謂文書檔案管理智慧化，主要是指將數字化信息技術運用至文書檔案管理領域，革新文書檔案管理機制和管理內容，全面整合單位各項資源，進而實現文書檔案管理的“無縫式對接”和“一站式服務”，防止文書檔案管理工作走向邊緣化。文書檔案智慧化管理具有以下特性：第一，技術性。文書檔案智慧化管理以數字化信息技術為依托，通過對數字化信息技術的運用來代替部分人工勞動，減少不必要的工作環節，推動文書檔案管理工作的專業化和技術化。第二，網絡性。文書檔案智慧化管理離不開互聯網。由于互聯網在傳播信息資源和拓寬信息傳播渠道層面具有天然的優勢，所以需要將互聯網技術融入到智慧化管理的環節，確保信息資源的自由傳輸，實現信息資源的高效整合和利用。第三，規范性。實現文書檔案規范化管理，是確保文書檔案智慧化管理的前提要件。試想，如果各個部門在檔案管理工作上不予以配合，檔案管理流程混亂，勢必會影響導致文書檔案管理工作的正常開展，更談不上對其進行智慧化管理。

二、文書檔案智慧化管理的必要性分析

（一）文書檔案管理工作本身的要求

在信息化社會，信息資源的價值性明顯。許多單位通過對不同種類的信息資源進行分析，能夠快速做出科學決策，提升單位整體運轉效率。在這種背景下，文書檔案管理工作面臨著新的要求和挑戰，服務工作朝著更為豐富化和深入化的方向發展。為了充分體現文化檔案的價值，必須按照標準化、智慧化的管理標準來對文書檔案進行管理，實現檔案數字化與信息化的智慧交融[1]。除此之外，文書檔案服務工作在走向智慧化的同時，也會影響單位其他工作的開展，為其他工作的開展提供信息支撐，實現文書檔案管理工作與其他工作的相互促進、相輔相成。

（二）適應時代發展的必然要求

在信息技術高速發展的現階段，數字信息技術與文書檔案管理工作的融合成為行業發展趨勢。為了更好地順應信息時代發展，單位不僅需要對信息化建設等基礎性工作進行探索，還需要在檔案管理機制和流程上實現創新，讓檔案歸口管理部門工作人員能夠盡快的轉變角色和轉變管理意識。除此之外，區塊鏈技術、人工智能技術以及移動電子終端技術在進一步發展，單位如果繼續墨守成規，則很容易在信息時代的潮流中被淘汰。因此，檔案管理人員要積極獻策，通過理論研究和實踐探索，為文書檔案管理工作走向智慧化提供更多的幫助。避免文書檔案管理工作陷入發展困境。

三、文書檔案智慧化管理的策略

（一）管理流程智慧化

文書檔案管理流程是檔案管理人員開展檔案管理工作的基礎，直接影響文書檔案管理效率和質量。文書檔案管理流程欠缺科學性和智慧性，檔案管理人員在管理過程中就容易出現紕漏，導致文書檔案遺失和損毀。故此，單位有必要對管理流程進行優化。第一，充分運用檔案管理系統的優勢和特性，實現一站式管理。檔案管理系統應當包含檔案交接、檔案收集、檔案數字化處理、檔案編目、檔案立卷以及檔案服務等功能。第二，管理流程智慧化要堅持“突出重點、明確責任和明確分工”的原則。文書檔案管理是一個整體性的工作，管理崗位以及職責的不同，其負責的管理事項也有所區別。為此，單位需要明晰各個工作人員的職責和崗位要求，檔案管理人員在相關要求的指引下，以文書檔案管理系統為基點，各自在檔案管理系統上點擊相應的流程進行操作，實現智慧化管理。第三，管理流程智慧化要與單位實際工作相契合。單位在考量本單位人力資源和崗位安排的基礎上，對檔案管理系統上的相關流程予以縮減和合并，靈活的設置相應流程，增強管理流程的可操作性和科學性。

（二）文書檔案全方位化管理

文書檔案管理的實質就是整合信息資源。單位通過對信息資源進行整合、排序與歸檔，最后形成了文書檔案。因此，文書檔案在形成過程中，最為重要的一項工作就是檔案收集。除此之外，文書檔案管理的目標是服務于檔案需求主體，為檔案需求主體提供豐富多元的服務，使其能夠根據文書檔案的內容，迅速做出相關決策，提升檔案需求主體本職工作成效[2]。為了提升文書檔案管理工作各項環節的銜接性，協調好其他部門與檔案歸口管理部門之間的關系，必須要加強文書檔案全方位管理，推動文書檔案管理智慧化。一方面，在文書檔案形成之前，檔案交接過程中，可以由相關部門提前對信息資源進行初次篩選，為后續歸檔工作提供便利。檔案管理人員則進一步對信息資源進行篩選、排序和處理，提升檔案投入與收益的產出比。另一方面，檔案管理人員要利用大數據技術、數字著錄技術對文書檔案進行編研。尤其是對于單位工作影響較大的文書檔案，要編制相關主題的文書檔案專題庫，充分彰顯文書檔案的價值。搭建各個部門之間良性互動關系，能夠進一步增強文書檔案管理工作的科學性、智慧性，實現檔案管理工作與其他工作的互通。

（三）共建共享，實現技術智慧化

文書檔案智慧化管理背景下要求文書檔案資源數字化，具備追蹤、量化、計算和分析等特性。從文書檔案利用的視角來看，對文書檔案中的字、詞以及段盡心精準識別，能夠更好地滿足檔案需求主體的檢索需求和查詢需求。從節約文書檔案管理成本的視角來看，運用相應的數字化技術，實現共建共享，則能夠建設文書檔案智慧化管理網絡。為此，單位可以根據本單位文書檔案的性質以及利用需求，充分利用云計算、大數據、云儲存等智慧化信息技術，建設智慧化檔案管理共享模型，建設檔案信息中心網絡化辦公，最大限度地發揮文書檔案的效用。

四、結束語

在信息化時代，檔案管理人員應當把問題聚焦在檔案服務效率、服務質量領域，對檔案流程予以優化，將各項信息化技術融入到檔案管理工作當中，滿足檔案需求主體正常信息需求，彰顯單位的社會作用。在信息社會，文書檔案已經被視為一種生產力，一種可以服務于單位決策和推動單位可持續發展的生產力。在這種背景下，檔案管理人員需要重新認識文書檔案管理工作，厘清文書檔案服務工作的流程和脈絡，樹立規范意識和責任意識。同時，檔案管理人員要善于積極運用多種信息化技術，以文書檔案管理智慧化為目標，創新管理模式和服務方式，深入推動單位文書檔案管理工作的可持續發展。

【參考文獻】

[1]楊智勇.智慧城市背景下的檔案信息服務模式研究[J].檔案學通訊，2019（01）：97-99.

[2]仲福娜.信息技術驅動下智慧檔案服務建設[J].信息記錄材料，2019，20（01）：127-128.