醫院合同檔案管理分析

崔奇

摘 要 隨著我國市場經濟體制的不斷完善和發展，我國醫療事業的發展也受到了很大影響醫院的經營和發展模式發生了很大變化，尤其是醫院的管理工作，傳統的管理模式已經無法滿足市場經濟的發展需要，所以對醫院管理工作進行改革已經勢在必行。當前醫院在發展的過程中受到市場經濟的影響，醫院在經濟活動中所產生的合同檔案數量不斷增多，所以要求醫院必須加強合同檔案管理工作。本文就對醫院合同檔案管理存在的問題進行分析，并探究新時期醫院合同檔案管理的有效措施。

關鍵詞 醫院 合同檔案 管理

合同是企業在參與經濟活動過程中產生的協議，該協議中規定了經濟活動中雙方所持有的權利以及需要履行的義務，對生產和管理工作進行了一系列的規范，合同對雙方能夠起到重要的規范和約束作用，是經濟活動有序開展的重要保障。目前我國醫院在發展的過程中受到市場經濟體制的影響，日常經營和發展過程中需要簽訂的合同越來越多，所以合同檔案管理工作逐漸受到重視，醫院必須要對簽訂的合同進行歸檔，建立合同檔案，這能夠為醫院的經營決策和發展提供重要依據。

一、醫院合同檔案管理存在的問題

（一）醫院的重視程度不足

目前我國醫院在發展的過程中，市場經濟體制的運行要求醫院必須要加強合同檔案管理，但是在實際的經營過程中，很多醫院更加重視經濟效益的提升，反而忽視了管理工作，醫院對合同檔案管理的重視程度明顯不足，認為合同檔案管理不會產生直接的經濟效益，所以就忽略了在該方面的投入和建設合同檔案管理工作存在著很多漏洞，管理機制不完善，管理水平低下。

（二）管理制度不完善

在我國醫院的合同檔案管理工作中，管理制度不完善是一個十分嚴重的問題，合同檔案管理工作必須要有相關的制度作為輔助才可以實施，可是很多醫院在該方面的制度都存在著漏洞，使得合同檔案管理工作的開展缺少制度的指引和規范，管理工作中存在著很多漏洞，管理部門的工作效率十分低下，質量得不到提高，導致很多合同無法進行歸檔保存。[1]

（三）信息化程度低

我國醫院在開展合同檔案管理工作時，存在著信息化程度低的問題，目前信息技術和計算機技術在醫院的經營和管理工作中已經得到了極大的普及，可是由于合同檔案管理工作不受重視，所以信息化建設十分緩慢，硬件設備落后，也沒有建立專門的軟件系統和平臺，導致合同檔案管理工作的效率得不到提高，合同檔案的管理水平得不到提升。

（四）管理隊伍素質有待提高

醫院合同檔案管理工作需要由相關專業人員來開展，可是很多醫院的黨合同檔案管理隊伍素質都不高，醫院往往會將一些即將退休的老員工安排在合同檔案管理的崗位上，或者安排一些非專業的人員進行管理，這些工作人員不具備合同檔案管理的專業知識和能力，也無法熟練運用信息化技術進行管理，無法適應新時期合同檔案管理工作的各項要求。

二、醫院合同檔案管理的有效措施

（一）從全局出發

在我國醫院的管理工作中，合同檔案管理對于醫院的經營、決策和發展有著至關重要的作用，而且合同檔案與其他的常規檔案相比也有著特殊性，所以要求合同檔案管理人員在工作的過程中，必須要充分認識到其特殊性，要將其與其他的檔案管理工作區分開來，這樣才能保證合同檔案管理的質量。[2]因此我國醫院的合同檔案管理人員在工作的過程中，必須要從全局出發，對合同檔案進行綜合考慮，對不同類型的合同采取不同的檔案管理方法，也需要對合同采用獨特的歸檔方式，要積極主動地與其他部門進行合作，對即將到期的合同進行針對性管理，然后對合同中存在的漏洞進行及時修訂和補充，隨時跟進合同的履行情況，提高合同檔案管理的有效性。

（二）及時歸檔

在醫院合同檔案管理工作中，醫院在簽訂了合同之后，管理人員需要對其進行迅速歸檔，合同雙方在簽訂合同并辦理完相關手續之后，需要工作人員對合同檔案進行及時歸檔，而在合同管理過程中，如果合同雙方當事人對合同的內容有所疑惑或對合同內容進行修訂，在該過程中產生的來往信件和催告函件也需要與相應的合同歸檔在一起，進行統一管理，這樣在合同管理的過程中，就能夠充分了解合同雙方的意愿以及合同條款的具體內容，便于合同的查閱和使用。[3]

（三）規范檔案的使用

醫院進行合同檔案管理的一個重要目的是方便進行合同檔案的使用，醫院再將合同進行歸檔之后，相關領導人和管理層在醫院經營決策時，可以更加便捷地進行合同調閱和使用，作為經營決策的依據，所以要求合同檔案管理工作中，必須要對檔案的使用進行規范。為了防止檔案在使用過程中出現破損或丟失的情況，在檔案使用時管理人員需要向使用方提供合同的復印件，合同的原本必須要保存完好。

三、結語

目前我國醫院在發展的過程中受到市場經濟的影響，醫院簽訂的合同數量在不斷增多，這就要求醫院在管理工作中必須要建立合同檔案，并開展合同檔案管理，這對于醫院合同管理以及經營管理工作的開展有著十分積極的作用。但是目前醫院合同檔案管理工作中，很多醫院對合同檔案管理的重視程度不足，管理制度和管理隊伍都存在著很多問題，這就要求醫院管理人員必須要從全局出發，開展更加有效的合同檔案管理，做好合同的及時歸檔，并對合同檔案的使用進行規范，切實提高醫院合同檔案管理的質量。

（作者單位為哈爾濱市第一醫院）

參考文獻

[1] 余潔.公立醫院合同檔案管理的研究進展[J].行政事業資產與財務，2019（01）：90-92.

[2] 金銀善.關于醫院合同檔案管理工作創新的探討[J].中國社區醫師，2015，31（17）：160+162.

[3] 胡昌松.醫院合同檔案的特點與管理措施分析[J].辦公室業務，2014（13）：248.