我國企業檔案管理理念問題分析

唐紅玲

摘 要 在我國企業檔案管理的過程中，由于受到傳統因素的影響，在檔案管理的過程中難免會存在一些問題，因此必須要對我國企業檔案的管理理念進行研究，要合理的應用新理念改善傳統理念存在的弊端問題，基于此本文結合實際在分析我國檔案事業建設情況的同時，提出了提高我國企業檔案管理水平的措施，希望分析之后能夠給相關的管理人員提供一定的參考。

關鍵詞 檔案管理 理念 分析

一、前言

作為企業管理的重要組成部分，企業檔案管理在目前的市場中由于歷史等一些因素的影響，存在著較大的問題，特別是檔案事業建設目標的改變為整個行業帶來了層出不窮的困惑。以改革開放為界，一系列政治經濟制度的轉變（包括法治治理模式、市場經濟體制、現代企業制度等），我國企業檔案管理也迎來了新變化，曾經以組成國家檔案資源為最終指向的企業檔案向更加多樣的目的轉變。具體表現為以具有公共性質的檔案資源和私人性質的檔案資源的組合，對于前者可沿襲曾經的企業檔案管理辦法，對于新出現的后者而言則需要針對性的新型管理模式。從20世紀90年代以來，由于經濟政策的逐步開放以及社會主義市場經濟的逐步建立，私人企業方興未艾，為此，國家檔案行政管理部門也作出努力，針對企業檔案管理辦法的缺失逐步進行完善。不論是《中華人民共和國檔案法》的頒布，還是以其為核心對于利用需求提供服務的展開，都在進行改革與探索。在此過程中，不斷完善屬地化管理、現代化管理、資產紐帶管理等方面，為我國現代企業檔案管理提供了一套行之有效的管理方法，并取得了一定成效。

二、檔案事業建設現況

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

一直以來，檔案管理在企業中都處于一個無足輕重的地位，常常被領導忽視。這主要是因為檔案管理無法帶來直觀的經濟效益，所以被當作可有可無的一個部門。不過，大部分企業還存在檔案管理，只不過沒有建立專門的部門去分類整理，而是各個科室自行管理，這樣的管理方式使得檔案過于分散，容易造成檔案的混亂。

（二）檔案棄而不用的現象嚴重

目前，我國大多數企業的檔案管理形式主義十分嚴重，雖然有相關的檔案管理室，也有十分完善的制度，然而光有檔案管理室卻無人問津，有制度卻無人執行。很多檔案常年存放在檔案室灰塵遍布，經常幾十年都沒有打開過。而高層管理者也從不過問，檔案管理員也安得清閑，不進行整理。并且，現在檔案的記錄還是采用傳統的方式，用筆紙記錄，裝袋。這樣的方式耗時耗力，不便于查閱。很多企業都不對檔案整理分類，大量的檔案都堆在一起，長年累月，導致了很多檔案被侵蝕，損毀。在平時這樣的做法并不會對企業造成很大的影響，但難保日后急需這份檔案，彼時可能會有巨大的用處，如果到時找不到這份檔案，可能會對企業造成很大的損失。所以，對檔案進行系統化的管理還是十分有必要的。

（三）檔案資源碎片化的問題

在檔案事業建設現況的討論中可以發現檔案資源碎片化已成為目前國家檔案管理的一大問題。實際上對于企業檔案資源的組織規劃是以個較為長期性的工作，而在我國前期的規劃中，在計劃經濟體制下相關人員為了國家檔案的建設長期發展，將目光投向檔案的轉移與保存，因此更為關注的是企業檔案資源對于國家檔案館的貢獻，而忽視了其在具體基層單位的重要意義。這樣的管理理念承襲下來使得現今檔案資源碎片化問題越發嚴重，現實工作中的資料歸檔工作也存在差異，以企業文書檔案和科技檔案的管理為例，在實際辦公中，企業文書檔案已不再是針對企業行政、黨群等相關工作的資料，而是經過文書處理流程的檔案資料；而科技檔案也更少關注企業生產、研發以及基本建設等辦文流程。

三、企業檔案管理的發展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉變

在如今的信息時代，信息儲存和查找十分便利，這同樣也給檔案的管理提供了新的思路。在過去，企業產生的檔案主要是手工書寫，往往一堆堆的紙質文檔，不但耗費了許多物力，而且書寫起來十分耗時，查閱時要去大量紙堆里翻閱，十分不方便。而且由于人工的不準確性，很容易發生錯記，紙質的文件保存起來也容易損毀。而現在可以將文案打印出來進行保存，這樣就省去了許多人力，還可以直接將文件保存在電子文檔里，既省去了堆放紙質檔案的空間，也非常便于查閱。在如今的信息社會，使用電子文檔管理企業檔案是一個良好的做法，它非常好地彌補了傳統檔案管理的缺點。具有高效性，便捷性，低成本的特點，能夠對檔案管理的現狀起到革新性的改變。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在任何一個行業，人才都是企業發展不可或缺的，對于檔案管理也是如此。如今的社會，知識不斷更新，作為檔案管理員也要學習一些新的知識和技能，比如學習運用電子文檔。而傳統的檔案管理員并不具備這樣的技能，所以企業要著重培養檔案管理專業人員。企業可以對職員進行相關的專業培訓，并定期檢查，確保職員的專業素質足以勝任工作。當然，企業在招聘檔案管理人員時也要提高招聘要求，與時俱進。提高檔案管理人員的專業素質，使企業的檔案管理工作順利進行。

四、結語

面對現代化進程，企業檔案工作還有著許多的不足之處，想要迎來行業的健康發展，積極反思與學習、與時俱進是重中之重。在實際運行過程中面對諸多問題，努力對其進行分析研究，運用現代化思維，將眼光放在當下，一切問題以市場經濟體制和現代企業制度為基礎進行討論來尋求解決方案，才能夠更好地促進我國企業檔案管理工作的進步，實現企業的深化改革走上現代化發展道路。

參考文獻

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