數字檔案資源建設的問題與對策探究

岳薈

摘 要 本文以數字檔案資源建設的問題與對策探究為重點進行闡述，提出數字檔案資源收集途徑存在一定的局限性，數字檔案資源建設缺乏必要的數據規范性等問題，與建立集中管理的數字檔案管理機制，形成統一的標準機制等對策在，旨意為相關研究提供參考依據。

關鍵詞 數字檔案資源建設 問題與對策 數據收集

一、引言

基于信息技術手段在現代化社會中的廣泛應用，對應的數字化檔案資源也隨之增加，數字檔案管理資源通過更快捷的方式，為用戶提供了更便利的信息服務。基于此，檔案資源越來越得到人們的重視，對應的檔案資源建設影響著檔案信息整體服務效果。但是隨數字化檔案資源建設工作的發展，相關的問題也隨之出現，如果這些問題無法及時解決，可能會影響整體檔案的服務質量，拉低民眾的運用效率。所以說，全面找出檔案資源建設出現的問題，提出針對性的解決措施，是現階段各級檔案建設中重點關注的問題。

二、數字檔案建設資源面臨的問題

（一）數字檔案資源收集途徑存在一定的局限性

由于現代化辦公方式以及數字化辦公方式的推進，各個部門中形成的電子文件數量也隨之增多，所以數字化檔案的收集工作的進行是非常必要的。但是很多數字化檔案信息工作通常在單位內容限定區域內進行，政府部門只有一部分執行運行計劃，又因為檔案信息系統以及網絡建設方式各自都存在優勢，很多網絡在設計過程中，并為將檔案電子化管理方式進行深刻的考慮，所以對應的數字檔案收集工作還尚未形成對應的信息收集途徑，怎樣高效性的收集電子文件信息還有待處理。[1]

（二）數字檔案資源建設缺乏必要的數據規范性

根據我國成功建立其的檔案管理經驗可知，要想提升數字檔案建設管理的高效性，就必須有一定的規范性數據作為支持，反之就會出現數據孤島現象。當前我國大多數檔案資源尚未數字化，大多都是通過紙質載體分散在各個不同系統上，與各個不同級別的檔案資源融合。盡管一些檔案管理進行了信息化建設，但是各個部門、各個地區之間檔案資源信息化建設缺失統一的管理體系，久而久之，針對這種現狀如果還沒有統一的數據規范進行約束，必然會造成數字檔案資源的格式標準形成混亂局勢，也出現無法兼容的局面。

（三）傳統檔案與數字化出現重復存儲的局面

與傳統檔案相比，檔案資源存在數字化檔案管理磁化與病毒化的危害，一旦受到不良破壞之后，很難再全面恢復，數字檔案存儲的載體不同，所存儲的壽命長度也不同，因此，對保管條件要求也具有一定的嚴謹性。[2]當前普通光盤的最長存儲期限為20年，在數字膠片以及相關存儲介質的影響其，要想明確其保管時間，還應該考慮其保管條件。基于此，在電子文件傳輸與保存過程中，通常還存在以紙質文件進行歸檔與保存的局面，這就出現了電子檔案與紙質檔案雙向存儲形式，在這種存儲形式下，還存在著大量重復性存儲問題，造成資源浪費的局面。

三、數字化資源建設的對策

（一）建立集中管理的數字檔案管理機制

數字化資源檔案建設工作涉及方方面面，同時也包括電子文件完整的生命周期，其在組織、制度與方法等方面的都存在者融合與集成的作用。對應的電子文件管理工作，有學者指出最權威、最有效的管理方式是進行全程管理，也就是在電子文件的產生到永久保管或者銷毀的過程都進行周期性管理。我國當前這種分管方式無法滿足全程管理的需求。這種前期與后期的割裂的管理機制，在一定程度上阻礙了文件與檔案管理工作的進程，直接影響了數字檔案管理的整體效率。[3]數字檔案管理應該走后端輻射的全過程管理道路，因此創新以完善管理機制，是檔案管理機構中心的必要性工作。

（二）形成統一的標準機制

數字檔案資源建設工作涉及電子文件接受、傳統載體檔案數字化轉變、資源加工處理、建立各種資源庫等方面、資源種類繁多，形式多變，比如文本、圖形、圖像、聲音的多種類資源的出現。因此在數字化檔案資源建設過程中，應該結合檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用等各個環節的實際工作情況，制定出統一的標準體系。地方檔案部門必須在統一性的標準制度約束下，進行數字檔案建設，以防因為數據檔案建設的差異性給整體資源共享情況造成影響。地方檔案部門還應該加速信息標準化的建設，保證數字檔案管理系統能夠具有良好的統一性與協調性。

（三）加強數字檔案信息服務工作

在大數據時代背景下，合理運用信息技術手段能夠實現數字檔案資源的整合，形成檔案網站集群，為分散性檔案網站提供對應的信息入口檢索性平臺，更好地為民眾查詢檔案信息提供良好的服務。同時還應該合理利用數字技術給檔案工作帶來的各種機遇，強化檔案部門與公眾之間的良好交流，合理利用編輯出版書籍、舉辦檔案展覽、制作電視節目、發布網絡視頻等多樣化的方式，將固定性檔案信息轉變成具有靈活性的信息資源。通過詳細性的管理系統以及數據的挖掘與分析，能夠將數據庫變成思想資源庫。

（四）加強先進性技術的廣泛運用

在大數據時代背景下，云計算、云存儲的使用與普及，為我國檔案管理部門做好對應的數字檔案資源管理工作提供新渠道。因此對于檔案工作人員來說，必須加強新技術的學習與信息技術使用，這樣能順利提升檔案信息保管的安全性，能充分體現出數字檔案存儲信息的價值，推進此項工作的順利進行。

四、結語

結合我國當前檔案管理工作的現狀，對其檔案資源建設出現的問題進行研究是非常必要的，從而根據對針對性對策的合理運用，能夠有效提升此項檔案管理工作的整體質量與效率。

（作者單位為榮成市專業技術人員服務中心）

參考文獻

[1] 杜中元.數字檔案館建設中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2017（10）.

[2] 張丹.綜合檔案館數字檔案資源建設存在的問題與對策研究[D].鄭州大學，2017.

[3] 李叢.數字檔案資源建設的問題與對策分析[J].檔案管理，2017

（3）.