關于高校二級學院教學檔案管理建設探討

劉玉梅

摘 要：隨著教育體制改革的深化開展，高校的檔案管理的建設工作也要加快進度，并要注重檔案管理的創新，提高檔案管理的質量水平。文章先對高校二級學院教學檔案管理的重要性和問題加以闡述，然后就檔案管理建設的優化策略詳細探究，希冀能借此理論研究，有助于檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：二級學院；教學檔案；建設問題

高等學校教育事業的發展已經取得了階段性的成果，在發展當中，二級學院的教學發展也比較迅速。二級學院的良好發展需要從多方面的管理方面加強重視，教學檔案管理是重要管理內容，對其發展也有著很大影響，做好教學檔案管理工作就顯得比較重要。

一、高校二級學院教學檔案管理的重要性和問題

（一）高校二級學院教學檔案管理的重要性

高校二級學院教學檔案的管理是比較重要的工作，能夠為學生提供證明材料，有助于學生就業。教學檔案當中涉及到學生各種材料內容，檔案的涉及比例比較大，學生的各科成績和學位證等材料都是重要組成，這些都和學生的就業發展有著很大的聯系，所以加強教學檔案的管理，就能有助于學生便捷就業。再者，二級學院教學檔案的管理，對為教學研究工作提供材料也發揮著重要的作用，也有助于為教學政策的制定提供材料依據。教學檔案是各材料存儲載體，教學活動實踐也囊括其中，所以能夠為教學政策的制定提供依據，促進教學科研工作的開展。另外，二級學院教學檔案的管理，對教學評估有著積極作用，是學校對教師客觀的綜合評估依據。

（二）高校二級學院教學檔案管理的問題

從當前高校二級學院教學檔案管理的情況能發現，其中還存在著諸多管理問題有待解決，問題的存在阻礙了教學檔案的進一步發展，主要有以下幾個層面：

其一，教學檔案管理模式落后。處在新的教育體制改革背景下，高校二級學院教學檔案管理要向著新的模式發展，運行信息化的教學檔案管理模式，才能提高檔案管理的整體質量水平。但是從實際的現狀能發現，教學檔案的管理依然是采用傳統的管理模式，思想觀念也沒有及時轉變，忽視了電子材料和聲像資料的收集等，在教學檔案的管理手段方面是比較單一化的，這就必然會影響教學檔案管理的質量效率。

其二，專業檔案管理人才比較缺少。二級學院教學檔案的管理工作有著諸多的價值，上文中已經有所闡述，這就要求教學檔案管理工作的開展需要有專業化人才作為支撐，才能保障檔案管理的整體質量。但從實際現狀能發下，二級學校檔案管理人員并不是專業出身，所以管理教學檔案的時候就顯得不專業，管理的失誤性問題比較常見，教學檔案完整度以及系統性得不到保障。兼職的教學檔案管理人員的流動性也比較大，這就常常會出現青黃不接的問題。

其三，信息化檔案管理水平低。信息化時代，教學檔案的管理實現信息化管理已經成為趨勢，但是高校二級學院在教學檔案管理中信息化意識還比較薄弱，沒有充分重視信息化管理的重要性。

二、高校二級學院教學檔案管理的優化策略

（一）高校二級學院教學檔案管理模式

高校二級學院教學檔案管理要選擇科學適應的模式，才能真正有助于發揮檔案管理的積極作用。統一集中管理模式是重要模式類型，二級學院內部教學檔案室集中管理教學檔案，為教職工以及學生提供相應的服務。二級學院的教學檔案管理部門是管理主體，這一模式紙質版檔案材料和教學信息資源管理集中，安全性是比較好的。而另一種分散式的教學檔案管理模式類型，主要是學院內各專業團隊分散的管理模式。該模式是二級學院內部教學機構以及相關團隊構成的網絡系統，采用內部網站實名登錄渠道來下載相關信息資源，信息更新速度比較迅速，內容也較為豐富。

（二）高校二級學院教學檔案管理的優化策略

第一，集成化教學檔案管理策略。高校二級學院教學檔案的管理，需要從多方面進行考慮，符合實際教學檔案管理的需要和要求。通過集成化管理模式的方式進行管理，能有效提高教學檔案管理的整體質量水平，教學檔案管理是集成的任務，所以管理過程中就要全面的集成式管理思想作為指導。信息化發展時代，二級學院教學檔案管理也要能和信息技術緊密結合起來，向著集成化的模式轉型發展，這是提高教學檔案管理質量水平的關鍵。教學檔案的實際管理當中，將教學檔案管理和相關信息管理系統緊密結合起來，這樣能實現各信息的共享，有助于提高教學檔案管理的水平。

第二，分類化教學檔案管理策略。高校二級學院教學檔案管理策略的實施，必須要結合院校的具體檔案管理要求，通過對教學檔案分類的方式進行管理也是有著其優勢的，將教學檔案分成綜合類以及教學業務類和教學管理類，這樣按照不同類型的要求進行管理才能提高管理的質量水平。如在教學管理類的檔案管理中，就會涉及到學生學籍管理文件，招生工作文件，學生課程安排表以及教學的檢查等各個內容。綜合類檔案就有學院制定下發的教學規章制度，以及教育教學會議通知等內容。而教學業務類的檔案內容，涉及到教學大綱以及試卷和教案等相關的內容。按照分類管理的方式，就能有序的開展管理工作。

三、結語

綜上，高校二級院校的教學檔案管理工作的推進過程中，要能從多角度加強重視，提高檔案管理的整體質量和效率，只有如此才能有助于檔案管理的工作順利開展，在未來的發展當中二級院校教學檔案管理工作的將會愈來愈重要。

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