大數據時代社保檔案管理電子化探究

張玉國

摘 要：如今信息技術水平快速發展，人類社會已經進入到大數據時代，在這種時代背景下，國有企業的管理面臨著新的要求與挑戰，特別是國企的社保檔案管理工作。過去社保檔案管理通常是人工、紙質化管理，管理效率低、效果不佳。隨著大數據的應用，社保檔案管理逐步實現電子化發展，這能夠很好的提高國有企業社保檔案管理的效果以及效率，為國有企業員工提供優質的服務。本文就大數據時代國有企業社保檔案管理的電子化情況進行分析。

關鍵詞：大數據時代;國企社保;檔案管理;電子化

社保檔案是社會保險業務辦理過程中形成的一種專業性的以文字、圖表以及電子文檔等為載體的資料，具有一定的保存和利用價值，能夠記錄參保對象的“一生”，將參保人員的參保繳費、轉移交接、待遇領取等情況如實的反應出來。隨著大數據時代的到來，國有企業的社保檔案開始實現電子化管理，改變了傳統紙質檔案管理的不足，對于國有企業社保工作的推進有著重要的影響。

一、社保檔案管理情況概述

（1）社保檔案管理重要性分析

對于社保事業的發展以及國有企業員工而言，社保檔案管理工作的有序開展具有重要的影響，這是衡量國有企業績效水平的重要標準。社保檔案能夠對國有企業的發展歷程、重要成果等進行記錄，可以說是十分重要的教學資料。目前我國社保事業的發展水平還處于初級階段，其在國有企業中的應用還有一定的不足，因此必須緊跟時代發展，利用大數據、電子化的技術優勢，加強社保檔案的管理，為今后工作的開展提供參考，也進一步促進社保事業的發展。

（2）社保檔案管理的目的

國有企業社保檔案的管理并不只是形式化的工作，其管理的主要目的在于能夠在企業應用時隨時調取，有較高的利用率，能夠為國有企業員工的社保提供科學的依據。對于社保檔案管理，其重點要做好檔案的入庫、登記、整理、歸檔以及電子化管理。

（3）社保技術檔案作用

社會發展，時代進步，國有企業檔案信息大量增加，其受重視程度也逐漸提高，社保技術檔案是依據個人發展情況而逐步形成的，如國有企業員工的受教育情況、級別、職稱以及工作、培訓等，還有就是國有企業的設備、理論發展成果等，這些社保技術檔案對于社保檔案的精細化、電子化管理，提高工作效率等方面有著重要的影響。

二、國有企業社保檔案管理的現狀

（1）社保檔案管理制度不夠完善

社保檔案管理制度的不完善主要從兩個方面表現出來，首先就是缺少完善的檔案管理標準，盡管政府出臺了相應的社保檔案管理標準，但是在國有企業中，其管理的形式、歸檔的范圍以及交接流轉等都是不同的，并且存在著脫節等情況。其次國有企業的社保檔案管理缺少完善的借閱、保存制度，導致社保檔案文件的歸檔缺乏完整以及時效性，經常出現忘記歸還、信息丟失等情況。出現問題之后工作人員不能及時的處理、補救，導致社保檔案信息的參考價值受到極大影響。國有企業內部缺少完善的社保檔案管理制度標準，就無法有效的避免管理混亂情況的出現。

（2）紙質化情況依舊存在

對于企業人事檔案，其是員工退休、享受養老保險的重要依據，但是在個別國有企業中，人事檔案依舊存在紙質化的情況，導致員工退休審核材料與社保網絡相分離。人事檔案是國有企業社保檔案中占有重要比例的部分，將對員工的退休時間、工齡時間以及養老金額等有重要影響，但是由于其存續的時間比較長，并且涉及到企業的各個部門，因此數量大、情況復雜、流動也比較頻繁，要轉變其管理方法還是有一定難度的。

（3）檔案掃描比較潦草

社保檔案管理工作中，在檔案掃描時不夠細致，沒有與檔案庫實現數據上的連接，雖然社保檔案管理要求掃描人事檔案，但是在實際工作中這種掃描工作開展的不多。事務處理系統中缺少與信息互聯的人事檔案管理體系，導致企業的人事檔案無法與社保信息網絡有效的銜接。并且企業的檔案錄入與遠程傳輸等能力不足，工作人員退休需要親自對相關材料進行檢查。

（4）影像化水平不高

國有企業各科室都是自己對業務檔案進行整理，手工、紙質的管理方式依舊存在，這會對今后的檔案查詢、統計、核查等產生影響，檔案利用便捷性不高，容易出現工作誤差。而且企業內部有很多年久的檔案，沒有及時備份，流失情況嚴重，導致經辦證據不足，業務辦理中由于原始依據不足導致社保經辦的嚴肅和連續性受到影響，不利于維護參保人的利益。

三、大數據時代國有企業社保檔案管理電子化策略

（1）提高重視程度，完善制度建設

要努力企業領導對于社保檔案管理的重視程度，明確檔案管理的重要意義，認識到檔案電子化管理的優勢，為電子化管理奠定良好的基礎。同時完善社保檔案管理的各種儲存、取用制度，由專業的檔案人員任職管理，優先錄用檔案管理專業的人才。對社保檔案進行統一的輯錄、備份，實現數據資料的電子化。同時注重對社保檔案管理人員的教育培訓，使其掌握電子化管理的方法，并保證社保檔案管理工作的嚴肅性、系統化。

（2）輯錄管理，實現影像化儲存

依據“辦理者負責收錄，收錄者負責影像化”的原則，對國有企業中的原始紙質檔案進行隨時的收錄，并及時對其進行影像化處理，將規定數量資料作為呈遞單元，并將檔案呈遞給相關的檔案儲存管理部門，下一年度將年初檔案儲存管理部門前一年留下的資料全部處理完畢。檔案庫目錄中收錄的紙質檔案要建立對應的檔案號，利用這些檔案號碼對掃描的文檔資料進行命名，進而獲得影像資料。同時還需要對檔案資料進行科學的審核收錄、檢查，由檔案管理部門的專業人員提取電子檔案，并通過監督者進行檢查，實現檔案資料透明化的收錄。

（3）建立共享化的聯網數據庫軟件

對于國有企業的社保檔案數據進行分類化的整理，并形成網絡搜索以及資料借閱管理系統，使社保檔案管理實現高效的管理。學習檔案收錄影像化的知識對管理人員進行統一調集，保證數據庫中的相關檔案在規定時間內掃描完成，建立科學、規范的人事資料管理數據庫。對于事后數據要強化管理，新員工入職需要認真審核，日常工作中及時進行數據的輯錄，并每年定期對社保檔案進行整理校訂，實現查缺補漏。同時實現檔案的網絡檢閱系統建立，對信息檢索技術進行升級，做到聯機、脫機搜索，逐步實現智能化、在線化搜索，將檔案系統與社保業務辦理平臺有效連接。

（4）有效維護業務辦理軟件

為保證國有企業社保檔案資料的科學化、規范化管理，就必須要有完善的社保信息系統，在對相關檔案進行影像化處理之后，要利用管理軟件，將電子管理系統與社保業務系統有效連接，在為員工辦理社保業務時能夠從企業的人事資料庫中對相關資料進行檢閱，錄取紙質檔案之后將其存入到電子數據庫中，實現檔案資料的共享，保證業務辦理效率，減少誤差的出現。企業員工在申請退休時可以通過網絡上傳電子檔案，不需要親自審查，并且網絡平臺上能夠將業務辦理的進度顯示出來，參保人員能夠隨時了解相關信息。

（5）完善電子備案與追責制度

在大數據時代背景下，數據信息的安全性管理也是極為重要的。為此國有企業的社保檔案管理人員要對檔案數據進行認真的備份，并對檔案信息的存放媒介進行嚴格的維護，定期對數據的完整性進行檢查，及時備份，遇到特殊情況可以異地多次備份，避免工作人員失誤導致社保檔案資料、數據泄露或者損壞。國有企業可以結合自身的實際需要，選擇合適的時間開通查詢的接口，為企業、員工提供最大的便利。檔案數據管理部門要有專門的工作人員對端口查詢維護負責，使國有企業員工的合法利益得到保障。

四、結束語

總而言之，在國有企業檔案管理中，社保檔案是重要的組成部分，其管理效果以及質量水平將對員工的利益產生重要的影響。在大數據時代背景下，國有企業社保檔案管理要逐步電子化，減少檔案管理誤差的出現，使其社會價值得到充分的顯現。

參考文獻

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