高等學校科研秘書工作的若干思考

劉原

摘 要 科研秘書是連接學校科研部與學院的橋梁，是學院領導了解和管理本院教師科研狀況的主要途徑。科研秘書對教師和學校的科研發展起著不可忽視的作用。本文就科研秘書的工作職責、素質要求以及科研秘書工作中經常遇到的問題進行了總結與思考。

關鍵詞 科研秘書 工作職責 素質要求

中圖分類號：G451.8 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.03.009

Abstract Scientific research secretary is the bridge between the scientific research department and the college， and is the main way for the college leaders to understand and manage the scientific research situation of the teachers in the college. Scientific research secretaries play an important role in the development of teachers' and schools' scientific research and development. This paper summarizes and considers the responsibilities， quality requirements and problems often encountered in the work of scientific research secretaries.

Keywords scientific research secretaries； operating duty； quality requirement

隨著高校體制改革的發展，學院的自主管理權增強，科研秘書崗位也應運而生。科研秘書一方面要加強學院的科研管理工作，另一方面要服務于科研教師和領導，做好科研輔助工作。科研秘書工作職責明確，工作素養也有較高的要求，在整個學校的科研管理體系中起著不可忽視的作用。

1 工作職責

科研秘書的職責，一方面是協助主管科研的院長做好全院的日常科研管理工作，協助主管院長做好全院科研規劃的制訂、實施及科研的總結工作，協助主管院長做好學院科研的評估工作，提高全院的科研水平；另一方面負責與學校有關部門聯系，及時收集有關科研工作的文件，向主管院長匯報，送達科研教師，及時報告協調情況和協好中期檢查，總結和落實執行情況。具體工作職責如下：

（1）熟練掌握科研系統的使用，對系統操作不熟練的教師進行系統操作的介紹，并介紹與科研成果相關的管理文件和規定。對于新入職的教師，要介紹學校科研管理系統中科研項目的申報和錄入、論文、科研獲獎等模塊的使用方法，解答教師在系統操作中遇到的問題。對工作中遇到的新問題及時向科研部或者上級領導反饋相關問題。及時向本院教師傳達學校科研部的相關通知，在規定時間內協助分管科研的院領導組織本院教師完成相關科研工作。

（2）動員和組織教師申報各級科研項目，在了解相關項目的申報政策和時間節點后，及時了解本學院教師擬申報科研項目的信息，提醒項目負責人按照通知要求進行申報，并要求教師按時在學校科研系統中填報申報材料。科研秘書要了解各類各級項目類型的側重點，熟悉各類項目之間的限制條件。對項目負責人的申報作出有效的指導和審核。提交科研部后及時反饋科科研部的審核意見。

（3）協助科研部做好本院相關項目的中期檢查和結項工作。按照科研部通知要求，在規定的時間內指導相關項目負責人提交中期檢查表和附件。根據全院相關項目的中期檢查結果形成中期檢查報告。學院領導審核中期檢查報告后遞交科研部。及時提醒項目負責人按通知要求結項，收齊結項材料并根據立項要求和附件材料進行審核，在項目成果處給出相應的標注，匯總結項材料，提交科研部。

（4）每學期末組織本院教師在科研系統中進行論文、著作、教材、獲獎、參加學術會議等的登記工作，對教師提交的成果進行審核。對于教師每年在國內外參加的學術會議，也要登記參會時間、會議名稱、是否做學術報告，學術報告和參會邀請函可以以附件的形式上傳科研系統。對教師提交的各類著作和獲獎成果進行審核。此外，科研秘書還要配合學校完成科研獎勵的評審，以及學院教師科研工作量的匯總統計。

（5）做好學術活動的申請和組織工作。協助學院做好學術交流活動的計劃管理，對于學術講座，聯系好講座地點，填寫學術報告備案表，向上級申請學術報告，等待審核。組織相關人員參加學術報告，及時在學院QQ群發布學術報告的通知。并將相關報告材料存檔，對于大型國際、國內會議，協助好相關負責人做好會場申請、會議組織和接待工作。

2 素質要求

高校科研秘書作為科研管理系統中最基礎的一個層次，也是不可或缺的一個崗位。科研秘書面對的工作專業而又繁瑣，既要做好管理工作又要服務于教師；既要上傳下達各項工作，又要處理好各種突發狀況。要做好一名高校科研秘書必須具備一定的工作素質要求才能勝任這一崗位。建立一支具有良好的職業道德修養、較強的服務意識、熟練掌握辦公軟件和科研系統的使用、扎實的專業知識和不斷學習的能力的科研秘書隊伍，對于高校整體建設中至關重要。

2.1 良好的職業道德修養

良好的職業道德修養是高校科研秘書應具備的核心素質，是做好各項工作的保證。高校科研秘書應加強思想道德建設，提高政治覺悟，堅持正確的人生觀、價值觀和世界觀。首先，科研秘書應熱愛自己的工作，做到愛崗敬業。工作中科研秘書應以崇高的思想品質，飽滿的工作熱情，嚴謹的工作作風和扎實的專業技能去完成工作任務。其次，科研秘書在自己的工作崗位上應重視團結、注重交流。科研秘書不僅要與本院教師就各類科研工作進行有效的溝通，還要做好領導的得力助手。提高工作效率，在和諧愉悅的工作氛圍中培養高尚的職業道德修養，更好地服務于教師。

2.2 較強的服務意識

科研秘書在與領導、上級管理部門、教師溝通交流時應構建和諧的相處氛圍，將各項工作順利地進展開，更好地服務于教師，服務于學校。在課題申報過程中，部分青年教師經驗不足，這時就需要科研秘書對課題申報、論證、材料的提交等方面對教師進行耐心詳細的講解。在收到上級管理部門部門下發的通知和任務時，要通過電子郵件或者QQ等聯系方式逐一傳達到相關人員，同時再用電話確認。在指導學生科研項目的過程中，科研秘書要熱心地回答學生提出的問題，鼓勵學生積極參加學校及校外組織的科技活動等，開拓學生視野。

2.3 熟練掌握辦公軟件和科研系統的使用

熟練掌握辦公軟件和科研系統的使用是做好一名高校科研秘書工作的基礎，也是科研秘書工作能力的體現。現在各高校都進入信息化時代，基本上所有高校都擁有自己的科研管理系統。科研秘書需要熟練掌握科研管理系統的使用，及時處理教師在使用科研管理系統中遇到的各種問題，同時對教師添加的信息進行審核，確保科研管理系統能準確無誤地收錄科研信息，有效地反映教師和學校的科研實力。

2.4 扎實的專業知識和不斷學習的能力

隨著高校教師科研的進一步深入，科研秘書應熟悉學院教師涉及的學科領域以及專業知識，以及該研究方向在國內外所處的水平、地位以及今后的發展方向，便于與科研人員進行有效的溝通。在科研過程中出現的問題能做出合理的判斷采取相應的處理措施。因此，科研秘書只有具備扎實的專業知識和不斷學習的能力，不斷地學習和充實相關領域的專業知識，才能更好地與教師和相關部門溝通，更好地完成學院科研管理工作。

3 工作中遇到的主要問題

科研秘書要處理的事情過于專業復雜，在當前信息化時代新形勢下，科研秘書必須具備一定的工作能力和創新能力，不斷提升自己，掌握工作方法，才能更快更好的完成工作任務。面對飛速發展的世界，科研秘書在工作中經常遇到的問題有以下幾點：

3.1 工作時間分配不夠合理，效率不太高

科研秘書除了本職工作是科研秘書之外，往往還需要兼職擔任其它秘書工作。有的秘書除了在學院擔任科研秘書之外還兼職研究生秘書和教務秘書的相關事宜。工作量大且繁瑣，往往導致時間分配不過來。科研秘書往往沒有更多的時間去專研各類文件，也不能很好地提升自己。在各類各級項目申報的時候，項目申報的時間節點基本上都集中在上半年的幾個月里。這就要求科研秘書在較短的時間內要完成大量科研項目的審核工作。對于需要為各類部門和領導提供的科研報表和附件材料，時間相對集中，任務重，壓力比較大。

3.2 部分教師未能及時上交所需的材料

對于項目的申報材料，項目負責人往往對自己的申報材料重復修改后仍然不放心，直到材料交到學院科研秘書后仍然需要修改，反復打印，導致全院的材料不能按時交到科研部。往往科研部上交材料也有截止時間，在緊湊的時間下處理大量的工作，難免忙中出錯。某些教師由于超過了材料提交的時間而直接交到學校科研部。表面上看是給科研秘書節省了審核工作，但往往導致學院材料不齊全科研部不受理，學院項目申報檔案與科研部不一致，項目申報統計數目與實際不符，并且缺少了這些信息會給年終總結等各種匯總信息帶來麻煩。

3.3 工作主動性和創造性不高

科研秘書是高校領導了解高校教師的科研現狀、進展和成果的主要途徑，為了促進教師不斷提高自身的科研能力，做出科研成果，科研秘書要輔助學院領導制定出行之有效的科研管理工作規章制度和獎勵機制，但對于科研秘書來說，沒有獎勵制度和激勵措施，這使得其工作主動性不強，創造性不高。在科研管理中應適當引進激勵機制，對那些工作認真負責、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘書給予關心和照顧，以維持科研秘書的工作積極性；對那些工作不積極、無責任心、無大局意識的人員應堅決按章處理。只有這樣，才能促進科研秘書在工作中充分發揮主動性和創造性。

4 結語

科研秘書處于一個服務學院教師并聯系學校科研部的比較重要的位置。科研秘書自身素養和工作能力的高低直接影響著高校科研工作的發展。科研秘書只有在工作中與時俱進不斷思考與學習，才能更好地服務于教師，并為學校領導和科研部及時提供相關信息，為整個學校的科研管理發展提供更好的服務。

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