信息化背景下文書檔案管理的創新

王秋星

摘 要：當今時代的文書檔案管理工作，由于以信息化作為社會背景，傳統的文書檔案管理方式已經無法正常處理日益增加的文書檔案，因而使文書檔案的管理工作也要不斷地對其進行創新。傳統的文書檔案管理工作相對于信息化背景下的文書檔案管理工作則顯得比較陳舊，信息化背景下的文書檔案管理工作是非常便利的，相對于傳統的管理方式也是變得更加的精確。信息化其實是一個時期的標志，對于文書檔案的管理工作也帶來了一定程度的挑戰。在這種情況下，想要緊緊地跟隨時代的腳步，只有將文書檔案的管理工作也實現信息化，從而可以大大地提高工作效率，增加管理精確度。但是信息化背景下的文書檔案管理工作也并不是十全十美的，這種管理方式也存在著或多或少的問題，等待著人們去解決它。在現實生活中滋生出來的任何的事與物，它們并不是一出生就是十全十美的，都是會有瑕疵的，它們之所以完美，都是從發展的過程中不斷地優化與完善。

關鍵詞：信息化；文書檔案；管理

1 信息化背景下文書檔案管理的現實要求

在信息化社會的發展過程中，世界上的各個行業各個領域幾乎都或多或少地使用到了計算機與網絡。當然，文書檔案的管理工作也在其中。隨著社會的發展，文書檔案管理工作的工作要求也變得越來越高。只有文書檔案的管理理念與信息化理念相符合，只有這樣，文書檔案管理工作才能跟隨時代地潮流，不被社會所遺忘。從而不斷地促進文書檔案管理工作的工作效率。

2 文書檔案管理信息化的優勢

2.1 加快文書檔案查詢的速度、提高管理工作的效率

信息化的文書檔案管理工作變得更加便利，不斷地滿足人們的生活需求。信息化的文書檔案管理工作與傳統的管理工作相比顯示出了突出的優勢。信息化的文書檔案管理可以實時地顯示出文書檔案的存儲情況，對于現實的情況來講，利用信息化實現文書檔案的管理工作，人們事先將文書檔案輸入到計算機中，然后當想要查閱想要了解的文書檔案時，只要輸入關鍵詞就可以快速地查閱到信息。這樣，管理人員就可以不用到處去查詢文字信息，利用網絡就可以查詢到檔案信息，不受時間與空間的限制，這也就大大地加快了管理工作的工作效率。

2.2 可以保障文書檔案管理的高效性

一般情況下，文書檔案都是非常重要的，并且保密性較強的。對于一個政府部門來說，文書檔案中則記載了一項工作的開展情況、工作環節、員工信息、財務方面的信息、機密文件工程等信息。所以文書檔案管理工作是到頭重要的，需要大大加強它的管理工作。當然，文書檔案的精確度也是非常重要的，也是不可忽視的。傳統的文書檔案管理模式是非常繁瑣的，若管理工作人員稍微出些差錯，對于政府部門來說其影響有可以都會是致使性的。傳統的工作模式會導致工作量非常大，以致于工作效率低下，然而信息化的文書檔案管理則可以解決這些問題。

3 信息化背景下文書檔案管理存在的問題

3.1 文書檔案管理理念極其陳舊

在檔案管理的工作當中，文書檔案管理工作是極為重要的，也是非常關鍵的一個部分。所以說在一定的程度中提升信息化的文書檔案管理建設，對于文書檔案管理工作也是具有極大的促進作用的。但是，有很多的政府部門單位對信息化的文書檔案管理方式沒有足夠的了解，也不信任信息化。因此它們不支持信息化的文書檔案管理工作，不知道信息化的文書檔案管理方式對于管理工作具有極大的促進，仍然使用傳統的管理方式。由此可以看出，若是領導沒有這種意識，那么管理人員則不會接受相關的知識培訓，所以無法使用更加有效管理方式 。

3.2 管理工作信息化程度有限

就算領導對于信息化的文書檔案管理工作有相關的了解與認識，并且支持管理人員利用這種方式，并且為增加了文書檔案信息化的建設，引進了相關的設備。即使是這樣，也很難改變工作人員的思維。對于這些先進高級的設備，文書檔案管理人員沒有相關技術操作水平，無法正確的使用這些設備。如果利用文字來對文書檔案進行管理的話，管理的每一個環節都會花費大量的時間和精力，這樣的話，引進的那些先進高級的設備的價值也就無法實現了。如果是將紙上的文字設置成為電子的數據，然后再對電子數據進行管理，這種方式也是非常便利的。但與此同時，這種方式對于管理工作人員的要求也是非常嚴格的，一般的傳統工作人員是無法完成這項工作的，對于工作人員的素質要求很高。當然，這對于政府部門單位又提出了巨大的要求，要求政府部門重視管理工作人員的知識培養，全面提高工作人員的整體素養，使工作人員可以利用信息化的文書檔案管理方式，使管理工作變得更加的高效。

3.3 文書檔案的保密性管理低下

上面 已經論述到了，一般情況下文書檔案的保密性是非常強的。若將紙上的文字信息轉化成為電子信息，這種方式也是非常不安全的，因為電子信息是可以隨意的更改的，所以說文書檔案的保密性管理低下，也是有待提高的。電子信息與紙上的文書檔案就更加地不同了，紙上的文字在更改后，一般情況下都是會留下痕跡的，但更改電子信息就更加地容易了。當電子信息更改后，人們是很難看出有修改的痕跡的，所以信息的真實性就無法辨別了。

4 對于信息化背景下文書檔案管理存在問題的解決措施

4.1 為單位領導和工作人員灌輸思想理念

無論是哪一件事件，都是需要有一個正確的思想觀念的。文書檔案的管理方式也是一樣的，只有當單位領導和管理工作人員都存在正確的思想觀念，對于信息化管理擁有足夠的認識，高效的文書檔案管理的愿望也有希望實現。單位領導應該充分認識信息化的文書檔案管理方式，提供足夠的資金，引進高級的信息化設備，并且要充分發展領導的能力，不斷地增強管理人員的信息化意識， 并且要經常開展一些講座，對管理人員進行培訓，使它們可以正確且高效地利用信息化來完成文書檔案的管理工作。

4.2 為文書檔案管理工作提供一個高素養的團隊

對于信息化的文書檔案管理工作，不僅僅只有對于單位中的領導有要求，對于工作人員的要求也是非常大的。管理人員也應該要積極向上，積極主動地去學習信息化管理的相關知識，提高自身的知識素養，使自己可以完全地勝任這項工作。只有這樣才可以完全熟練地進行信息化的文書檔案管理工作。

5 結語

總而言之，信息化的文書檔案管理與傳統的文書檔案管理工作相比，具有很突出的優勢，傳統的文書檔案管理工作也已經無法滿足當今時代的需求。若文書檔案管理不跟隨時代的快速發展，不使用信息化的文書檔案管理方式，這在一定情況下也制約了社會與經濟的發展。所以，各政府部門單位的文書檔案管理工作都應該利用信息化，提升工作人員的工作效率，也可以促進信息化網絡發展。

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