新時期人事檔案管理工作的重要性及創新模式思考

楊喜鋒

摘 要：隨著企業的發展，人事檔案管理工作越來越引起領導者的重視，做好這一工作，能夠為企業挖掘更多的人才，推動企業的可持續發展。本文結合工作實際，重點分析如何做好人事檔案管理工作，對人事檔案管理工作的創新進行深入探討。

關鍵詞：人事檔案工作；重要性；創新

1 人事檔案管理的作用

1）能夠為人才選拔提供憑證。想要做好人才選拔工作，必須首先了解人才的能力，檔案管理部門需要做好對于人才的全面考察及客觀分析，并及時更新和維護個人信息，切實保證信息的真實性與可靠性。同時，人事檔案管理部門通過有效的人事檔案管理，能夠為單位制定用人決策提供參考。以業績考核為例，其本身與員工的職業發展前途密切相關，而想要保證業績考核的有效性，必須具備大量真實的考核記錄，確保人力資源部門可以利用人事檔案，對員工的素質進行全面評估。

2）能夠優化人力資源配置。人事檔案不僅僅是對個人經歷的客觀評價，更能夠體現出個人的能力和素養，為人力資源的優化配置提供參考。人力資源并非一成不變，其會隨著時間和環境的變化而產生相應的變化，如人員流動、崗位變動等，這也是人力資源發展的一個必然趨勢。即便如此，人事檔案管理依然能夠對人才進行合理評價，通過人力資源信息共享的方式，確保人才可以在不同地區、不同行業和不同組織間實現合理流動，最終實現人力資源配置最佳化。

3）能夠提供真實準確的信息資料。人事檔案是對個人經歷的真實記錄，也是開展人事工作的基礎與前提，檔案管理部門可以在原始檔案資料的基礎上，參考歷史材料以及當前的政策規定，通過核對查實的方式，為人才使用部門提供所需的各種信息，確保人才的合理使用。同時，從企業單位的角度，想要真正做到知人善任和任人唯賢，必須掌握所有員工的真實個人信息，這里的信息不僅包括工作能力和專業素質，還包括個人經歷、思想品德等各個方面，通過查閱人事檔案企業能夠了解員工的真實閱歷，從而為人才的選拔和任用提供參考依據。

2 人事檔案管理工作存在的問題

1）企業對人事檔案不夠重視。人事檔案管理工作較為繁瑣，需對其進行長期的維護，企業人員越多，工作量就越大。同時由于人事檔案管理工作并不直接產生經濟效益，導致相當一部分企業對人事檔案的管理不夠重視。部分有檔案保管權限的企業要么不愿接收或避免接收員工人事檔案，要么接收之后不進行有效管理，僅是將職工的信息進行登記整理，人事檔案則采取粗放的簡單堆放。如此做法導致人事檔案無法為企業提供高效、便捷的檔案利用服務，進而降低了人事檔案管理工作在企業發展中的推動作用，嚴重阻礙了人事檔案工作的發展。

2）管理人員專業水平有待提高。部分企業對人事檔案的管理工作不夠重視，導致檔案管理人員的專業性不夠強，甚至是非專業出身，因而對人事檔案管理的專業知識嚴重缺乏。由于不重視人事檔案的管理，部分企業對檔案管理人員的配備不足，且大部分人事檔案管理人員僅為兼職，其本身就有大量的本職工作需要完成，如此便形成了人事檔案管理“能拖就拖、能不管就不管”的一切以本職工作優先的局面。人事檔案業務主管部門組織舉辦系統專業的知識培訓較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時職工對人事檔案的相關管理要求及材料的收集、整理等工作的了解較少，導致員工個人人事檔案材料收集較為困難，使得人事檔案管理工作并不到位。

3）人事檔案專項審核工作不嚴謹。黨的十九大以來，中央組織部對人事檔案專項審核提出了一系列標準規范，要求組織開展人事檔案專項審核工作。部分企業對人事檔案專項審核工作重視不夠，雖然開展了專項審核，卻沒有對存在的問題加以詳細闡述分析，及時處理；部分單位甚至還沒有開展人事檔案專項審核工作，由此形成的人才培養和選人用人工作上的漏洞需要引起人事檔案管理部門高度重視。例如，對新錄用到單位的高校畢業生，或是在職員工就讀后的成套學籍檔案材料，需要重點審核學歷的真實性和準確性。對于擬提拔人用的干部，則需全面審核“三齡、兩歷、一身份”。

3 提高企業人事檔案管理的措施

1）加強人事檔案管理工作。企業需充分認識到人事檔案的重要性，并在思想上進行轉變來不斷地學習。企業領導要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的各項投入，做好檔案管理這個基礎性工作，才能為各項工作的順利進行提供有力保障。同時，企業職工也需端正工作態度，了解檔案管理的重要性，保持良好的管理態度，來促進管理工作的發展。

2）豐富檔案內容。新時期，建筑企業人事檔案管理想要發揮出應有的作用，就必須對人事檔案的內容進行豐富和完善，在記錄員工工作經歷及工作內容的同時，也需要將員工的個人素質、業績能力以及職業道德等納入人事檔案中，確保人事檔案能夠全面、客觀、真實地反映員工的情況，使人事檔案做到物盡其用，為建筑企業人員任用及調動提供參考依據。面對人事檔案管理中存在的問題，建筑企業應該從自身的實際情況著眼，采取有效的應對措施。一方面，應該改變傳統人事檔案中記錄的內容，注重記錄員工的個人素質及工作能力，確保記錄的內容包括員工的工作業績、個人專長、組織能力等，提升人事檔案在企業人才選拔中的作用；另一方面，應該加強建筑企業人事檔案的真實性和客觀性，對員工的優點和缺點進行全面記錄，不能一味進行主觀評價，還應該加入客觀資料來提升人事檔案的可信度，確保企業能夠通過人事檔案，掌握員工的真實情況。

3）構建完善的人事檔案管理制度。檔案管理部門需將現代化管理理論運用到人事檔案管理之中，從而形成一套完善的人事檔案管理制度。制定《企業人事檔案管理實施細則》《人事檔案查（借）閱制度》《人事檔案材料收集歸檔及人事檔案材料整理規范》等，健全和完善人事檔案管理制度，確保各項檔案管理工作做到有據可依，實現其在企業人力資源管理中的最佳應用成效。

4）加強檔案管理的信息化建設。想要更好地做好人事檔案工作，企業應當從加強檔案的信息化建設方面著手，提高人事檔案管理的信息化水平，逐步減少紙質檔案的使用頻率，避免頻繁使用對紙質檔案的損傷。同時強化電子檔案的輔助作用，切實提高檔案管理工作效率，為企業人才培養和選用人提供高效的決策服務。

5）人事檔案管理信息資源共享。利用人事檔案管理中具有共享特征的目錄數據庫信息，可實現資源共享，最大限度發揮人事檔案管理的實際價值，為單位科學決策提供可行性參考依據。各企業要利用人力資源管理系統軟件，建立或完善單位員工原始人事檔案信息，內容涵蓋員工實際情況、工作經驗、個人學歷、專業技能、勞動合同、崗位變動、培訓學習、從事工種、家庭背景、社會關系、薪酬待遇、政治面貌、科研成果及論文發表等。這樣，不但能實現企業人事檔案信息的有效共享，還便于在較短時間內準確找出相關員工人事檔案所需信息，提高企業工作效率和質量水平。

4 結束語

隨著社會經濟的發展，人事檔案在企業的發展中所起的作用越來越重要。企業應當提高認識，主動作為，解決人事檔案管理工作中存在的問題，通過科學和規范化的管理方法，應用現代信息化手段，加強和改善人事檔案管理工作，進一步提高人事檔案服務企業發展的水平。

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