檔案館實物檔案管理與利用探究

摘 要：在我國建立服務型政府的大背景下，各個機關事業單位都在努力提升公共服務質量和水平。各級檔案館也在適應時代發展，不斷提升其管理水平，擴大檔案的利用價值。實物檔案的概念在90年代初已經被提出，是具有很大的參考價值和保存意義的。隨著我國社會經濟的發展，實物檔案的種類和范圍也在不斷拓展，因此，要從實物檔案的管理與利用方面多思考、多創新，充分發揮實物檔案的應有價值，為人民和社會服務。

關鍵詞：檔案館；實物檔案；管理；利用

實物檔案是各類組織在業務工作中形成的以及個人在其工作、生活中形成的對國家和社會有保存價值的以物質實體為記錄載體的物品檔案。[1]實物檔案的概念早在上個世紀90年代初就被已經被提出，近年來，隨著國家社會經濟的發展，檔案工作的重要性日漸凸顯，各級檔案館為了能夠豐富本館的館藏，加強了對實物檔案的收集和管理工作，這對于追溯當地的歷史文化淵源，傳承地域特色文化，弘揚社會主義核心價值觀具有重要作用。

1 實物檔案的種類和特點

實物檔案的種類有很多，主要包括不同年代的獎狀、獎章、榮譽證書、錦旗等；名人書法字畫、上級領導題詞等；民居用品、建筑構件等；單位停用的各種印章及重大活動中形成的紀念品和宣傳品等等。這些實物檔案品類繁多，包羅萬象，形式多樣，生動直觀。雖然它們可以在一定程度上反映、體現或展現出歷史文化，講述真實發生的事情，但將實物檔案收集、管理和利用好是十分不容易的，需要檔案館及其主管單位在人力物力財力上均給予大力支持。

2 提高實物檔案管理與利用的現實意義

實物檔案已經成為檔案館檔案收集中非常重要的組成部分。管理與利用好實物檔案對于檔案館的發展和社會的進步都是有現實意義的。對檔案館來說，實物檔案豐富了檔案館的館藏數量，形成了多樣化的檔案形式，對于相關單位和專業人士研究城區歷史文化、追溯歷史事件提供了最真實的佐證材料。展出的實物檔案有助于市民了解城市的地方史、建筑史以及當時的居住習俗，而存放于庫房中不便于展出的珍貴實物檔案則是當地歷史的見證，是城市文化傳承的無價之寶。

3 加強檔案館實物檔案管理與利用的有效策略

3.1 創新實物檔案工作機制

如前所述，實物檔案不同于傳統意義上的檔案文件，實物檔案所具有的不確定性和復雜度對實物檔案的收集、管理和利用都帶來了不小的挑戰。因此對于實物檔案的管理機制應有一定的靈活度，且區別于傳統的檔案管理。

首先，要建立“誰主責誰歸檔”的實物檔案管理方式。實物檔案本身具有的形式復雜性和載體多樣性決定了實物檔案的最佳管理方式應為“誰牽頭、誰匯總、誰負責、誰歸檔”。[2]在收集實物檔案的過程中可以發現，實物檔案往往具有個體特色，所以在征集和保存實物檔案的時候要了解實物檔案的所有情況，確保對實物檔案實行個性化管理。而在檔案移交歸檔過程中，還要注意成立專門的負責小組進行，責任明確到人，避免出現失誤。

其次，要做好實物檔案管理全過程的監督檢查。負責實物檔案的工作小組應建立“隨辦隨歸”的工作制度，及時對實物檔案進行登記、編目、整理，將實物檔案的詳細情況記錄清楚。檔案館要定期派專人對實物檔案的管理工作進行督導，隨時監督檢查工作是否到位，管理是否妥當。同時，根據在實物檔案管理過程中出現的問題予以及時解決，對不符合實際情況的制度和流程進行改進完善。

最后，要建立信息反饋制度。檔案館在進行實物檔案的管理工作中應一起收集廣大人民群眾對于該項工作的意見和建議。同時，應充分利用城建檔案數據庫系統，搭建政府、檔案館、市民溝通的橋梁，履行公共管理職能，在努力收集各種反映城市發展進程的檔案資料的過程中接受公眾檢查和監督。此外，還可以通過舉辦實物檔案的展覽實現檔案館與市民的良好互動。

3.2 實現實物檔案信息化管理利用

實物檔案因為是物體檔案，利用時往往帶來不便。[1]這就要求實物檔案在管理利用過程中要根據檔案信息化建設的大背景，順勢而上，實現實物檔案存量的信息化、增量的電子化。[3]

首先，要為實物檔案進行電子存檔。實物檔案的形態各不相同，內容也大相徑庭，為了能夠便于瀏覽和查找，檔案管理人員必須在接收實物檔案時先利用掃描儀、數碼相機等把實物檔案拍下來進行存儲、登記和編目[4]，對實物檔案進行電子存檔，從而達到快速查閱的目的。

其次，可以進行檔案的條碼化管理。通過線下最流行的二維碼來達到對檔案的管理和利用。在接收實物檔案后，可以為每一件實物檔案編制唯一的二維碼標識，并將實物檔案的來源、背景、作者等信息編入二維碼信息中，使員工或公眾能夠更加便捷地了解實物檔案的所有信息。同時，還要注意如遇到需要保密的實物檔案，還要使用加密算法對圖像信息進行加密處理，以確保加密檔案不會被泄露。此外，還可以使用3D打印技術實現實物檔案的管理傳閱，盡量減少實物檔案在使用和利用過程中的折損，提高檔案的壽命期。[5]

最后，需要建立實物檔案共享平臺和數據資源數據庫。檔案館可以將已經拍攝好存檔照片和編輯好二維碼信息的實物檔案信息錄入檔案數據資源數據庫，擴大檔案館的資源量。同時，要建立實物檔案信息共享平臺，一方面檔案管理人員可以利用該平臺對實物檔案進行管理，隨時檢查實物檔案的信息是否有補充或增減的情況，維護檔案信息的時效性；另一方面可以聯合其他省市級檔案館、檔案管理上級部門和下屬區級檔案館同時接入實物檔案信息共享平臺，達到數據資源流通無阻礙，使得需要查閱檔案的群眾能夠更加快捷方便地找到需要的檔案，節約時間。

此外，還可以利用實物檔案的電子形式編制宣傳畫冊，并進行實物檔案的編研工作，多層次、多渠道地進行開發利用。[6]檔案館可以利用國際檔案日、春節、端午節等節日開展主題宣傳活動，將實物檔案在主題宣傳活動上進行展示展覽，以真實的視覺效果達到傳遞中華民族傳統文化，反映歷史史實，體現地方特色，弘揚社會主義核心價值觀的目的。組織專業檔案人員與出版社合作，編寫反映當地風俗民情的書籍，引入實物檔案的電子形式作為佐證圖片，提升系列書籍的影響力。

3.3 加強實物檔案管理隊伍建設

首先，要加強實物檔案管理隊伍的政治素質和專業能力。檔案館要進行定期培訓，提升管理人員的政治理論學習時間，保證學習效果，同時，要著重培養實物檔案管理人員的專業技能，增強其對有價值的實物檔案的敏感度。無論何時何地，都要培養檔案管理人員發現能夠體現地域文化傳承和社會經濟發展情況的有特色、有保存價值的實物檔案，并開展收集工作。

其次，要加強與高校的合作。可以與高校聯合，建立實習基地，一方面可以為高校的檔案專業人員提供實習機會，另一方面也可以為檔案館培養儲備干部和后備力量，同時還可以邀請高校的相關專業教師到檔案館進行授課，實現高校與檔案館雙方的互利共贏。

參考文獻

[1]吳蔚.基層單位實物檔案的管理與保護[J].城建檔案，2016（07）：76-77.

[2]楊來青，鄒杰，苗麗麗.創新檔案工作機制服務上合組織青島峰會[J].中國檔案，2018（09）30-31.

[3]高珊.基于“三網一庫”的高校實物檔案管理利用——以中國海洋大學檔案館為例[J].蘭臺世界，2018（12）：69-71.

[4]郝瑞秀.實物檔案的管理及利用[C].國家檔案局檔案科學技術研究所專題資料匯編[A].新常態下的檔案工作新思維，2015：98-102.

[5]張維平.加強實物檔案管理工作的研究與探索[J].辦公室業務，2018（14）：102.

[6]汪倩秋，王澤華，劉順，等.論高校聲像、實物檔案的開發與利用——以河海大學校史館為例[J].檔案與建設，2016（03）：34-36.

作者簡介

陸丹婧（1990-），女，漢族，黑龍江省富裕縣，本科，研究方向：檔案管理。