加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案歸檔工作的思考

薛廣鳳

摘 要：由于計(jì)劃生育檔案可以為計(jì)生管理工作和各項(xiàng)決策提供重要的參考，因此為了保證計(jì)劃生育檔案的完整性，全面提高檔案利用效率，需要做好計(jì)劃生育檔案歸檔工作。文中分析了計(jì)劃生育檔案歸檔工作的意義，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)計(jì)劃生育歸檔工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育檔案；歸檔工作；意義；措施

在檔案管理工作中，歸檔工作是其中較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。為了更好的發(fā)揮計(jì)劃生育檔案在計(jì)生工作的重要作用，需要重視計(jì)劃生育檔案的歸檔工作，保證檔案資料的完整，提高檔案利用效率，使計(jì)劃生育檔案能夠更好的服務(wù)于各項(xiàng)工作。

1 計(jì)劃生育檔案歸檔工作的意義

檔案歸檔工作即是將零散的文件按照檔案歸檔工作要求及方法進(jìn)行系統(tǒng)化。在計(jì)劃生育檔案工作中，由于在實(shí)際工作中會(huì)有大量的文件產(chǎn)生，這些文件與計(jì)生工作都具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，因此做好整理工作，并按要求進(jìn)行分類(lèi)，從而方便 后期的查找。對(duì)于計(jì)劃生育檔案進(jìn)行歸檔，其不僅是檔案管理工作較為重要的一個(gè)流程，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案管理的重要內(nèi)容。在具體歸檔工作中，需要遵循規(guī)范的歸檔流程，完整對(duì)資料進(jìn)行收集，保證檔案資料的完整性，為后續(xù)計(jì)劃生育管理和決策工作提供重要的信息支持。而且通過(guò)對(duì)計(jì)劃生育檔案資料進(jìn)行歸檔，有效的避免了檔案資料丟失的可能性，可以進(jìn)一步提高檔案歸檔率，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的有效利用。通過(guò)將完整資料進(jìn)行收集歸檔，不僅能夠?yàn)槭褂谜卟樵?xún)檔案資料提供方便，而且能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的有序開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案歸檔工作的措施

2.1 提高管理人員責(zé)任意識(shí)

為了進(jìn)一步提高計(jì)劃生育檔案歸檔工作的質(zhì)量，檔案管理人員提出了更高的要求。作為計(jì)劃生育檔案管理人員，不僅要掌握《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，并以此作為歸檔工作的有制度約束。同時(shí)計(jì)劃生育檔案管理人員還要強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)，重視在日常工作中針對(duì)制度和工作流程的學(xué)習(xí)和交流。檔案管理人員要明確歸檔工作的重要性，努力提高計(jì)劃生育檔案歸檔工作的效率。而且在實(shí)際歸檔工作中，還要加強(qiáng)對(duì)資料的審核，保證檔案資料的完整性和真實(shí)性。另外，檔案管理人員還要與本單位檔案資料檢查工作相配合，重視對(duì)檔案歸檔工作的質(zhì)量審核，進(jìn)一步提高計(jì)劃生育檔案歸檔率，為計(jì)劃生育檔案管理水平的創(chuàng)造良好的條件。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度

為了能夠有效的開(kāi)展計(jì)劃生育檔案的歸檔工作，需要建立健全規(guī)范的檔案歸檔管理制度，對(duì)歸檔管理目標(biāo)和流程進(jìn)行明確，使檔案管理人員能夠更好的履行職責(zé)，并保證各項(xiàng)制度措施的有效落實(shí)，全面提高歸檔管理的制度化和規(guī)范化水平。同時(shí)還要落實(shí)好歸檔管理責(zé)任制，即在實(shí)際歸檔工作中，需要做好各項(xiàng)制度措施的落實(shí)工作，并對(duì)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，使其做好自己的本職工作。具體需要對(duì)歸檔管理工作中的每個(gè)要點(diǎn)和工作流程朝廷規(guī)范，歸檔工作人員要加強(qiáng)聯(lián)系，在實(shí)際工作中做好協(xié)調(diào)和配合，促進(jìn)各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行，全面提高計(jì)劃生育檔案歸檔工作的效率。另外，還要建立培訓(xùn)制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。具體可以通過(guò)開(kāi)展多種形式的培訓(xùn)來(lái)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。另外，還要重視檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理信息化平臺(tái)的構(gòu)建，全面提高計(jì)劃生育檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.3 規(guī)范落實(shí)歸檔管理工作流程

計(jì)劃生育檔案歸檔應(yīng)該嚴(yán)格遵循工作流程進(jìn)行，推動(dòng)各項(xiàng)工作制度化和流程化，有效約束和規(guī)范各項(xiàng)活動(dòng)，努力提高歸檔工作實(shí)效性。管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔工作流程，定期對(duì)工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，讓他們熟練掌握各項(xiàng)操作，努力提升工作效率。利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建歸檔管理信息系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)資源共享。對(duì)歸檔流程做好詳細(xì)記錄工作，統(tǒng)計(jì)每個(gè)月檔案的歸檔情況，為改進(jìn)服務(wù)和工作流程創(chuàng)造條件。設(shè)立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人員加強(qiáng)檔案管理監(jiān)控，保證各項(xiàng)制度得到有效落實(shí)，讓工作人員嚴(yán)格按規(guī)范流程對(duì)計(jì)劃生育檔案進(jìn)行歸檔。

2.4 從嚴(yán)把關(guān)，認(rèn)真鑒別歸檔材料

對(duì)于計(jì)劃生育檔案歸檔而言，檔案管理人員需要對(duì)每一份材料認(rèn)真鑒別，對(duì)于不規(guī)范的材料要退回重新填報(bào)，同時(shí)材料只有經(jīng)單位和組織審查部門(mén)蓋章或本人簽字后才能歸檔。檢查材料是否規(guī)范、有無(wú)漏填的情況。當(dāng)鑒別審核后與要求相符的材料才能填軍民一致檔案移交單，當(dāng)檔案收齊整理完畢后則要及時(shí)立卷歸檔，定期將整理好的案卷及時(shí)移送檔案相關(guān)部門(mén)。為了能夠解決歸檔工作中存在的問(wèn)題，由需要落實(shí)好歸檔制度的執(zhí)行工作，以此來(lái)保證收集整理工作的常態(tài)化，做到及時(shí)歸檔，嚴(yán)把入口關(guān)，從而提高計(jì)劃生育檔案歸檔工作的質(zhì)量。

2.5 做好電子文件的整理歸檔工作

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)，這也使電子文件開(kāi)始取代紙質(zhì)文件，并成為當(dāng)前信息記錄的主要形式。這就需要做好這些電子文件的整理工作。由于電子文件保存容易而且數(shù)量十分龐大，這也增加了整理的難度。在針對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔工作中，需要對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)排序，具體可以根據(jù)檔案磁性載體作為分類(lèi)的依據(jù)，在具體歸檔過(guò)程中，對(duì)于存在格式不同的問(wèn)題，當(dāng)對(duì)文件格式轉(zhuǎn)換時(shí)極易導(dǎo)致文件真實(shí)信息受損，因此這方面還需要不斷進(jìn)行改進(jìn)。另外，還要建立計(jì)劃生育檔案信息庫(kù)，通過(guò)對(duì)不同文檔信息進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)，分門(mén)別類(lèi)的對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，并建立相應(yīng)的搜索引擎，可以為后續(xù)查找提供更多的便利。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案歸檔工作作為計(jì)劃生育檔案管理工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，需要認(rèn)識(shí)到歸檔工作的重要性。對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理人員，在實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，需要與計(jì)劃生育工作的需要相結(jié)合，提高對(duì)歸檔工作的認(rèn)識(shí)，并在實(shí)際工作中做好檔案資料的收集和歸檔工作，保證計(jì)劃生育檔案的完整性。同時(shí)還要建立健全相關(guān)管理制度，全面提高計(jì)劃生育檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量，使計(jì)劃生育檔案能夠?yàn)橛?jì)生管理和決策工作提供重要的參考依據(jù)。

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