淺析醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理

賈瓊

摘 要：醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，是設備管理的基礎，其管理水平直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質量和技術水平，所以加強醫(yī)療設備檔案管理是極其重要的。近幾年來，我院把醫(yī)療設備管理作為醫(yī)院綜合檔案管理的一個重要部分，落實措施，重點加強環(huán)節(jié)管理，使醫(yī)療設備檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮了較好的作用。

關鍵詞：醫(yī)院；醫(yī)療設備；檔案管理

醫(yī)療設備檔案是指醫(yī)療儀器設備出廠時隨機攜帶的原始文件資料和在選型、購置、安裝、使用、維修以及報廢過程中形成的所有文檔資料，也是醫(yī)療設備使用、管理、維修的主要參考依據(jù)。為了確保每一個醫(yī)療儀器設備檔案的完整、系統(tǒng)和安全，為設備的引進，尤其是大型設備，以及各種設備的維修，廢舊設備的淘汰，落后設備的革新等，提供準確的信息資料和技術數(shù)據(jù)，醫(yī)療設備檔案的管理必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則。

1 建立醫(yī)療設備檔案的意義

1）建立醫(yī)療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進的醫(yī)療設備功能多樣、價格不菲，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

2）建立醫(yī)療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉和使用過程中，由于熱力、化學元素等作用，一些零部件會磨損、腐蝕或松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，設備檔案是為設備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

3）利用設備保修期和維修期的區(qū)別，通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，避免不必要的支出，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。

2 醫(yī)療設備檔案的內容

1）全院和各科室醫(yī)療設備報表，包括設備編號、設備名稱、型號、產(chǎn)地、價格、經(jīng)費來源、設備分類、用途、購置日期、啟用日期、使用科室等。

2）醫(yī)院每年通過設備管理委員會討論同意的醫(yī)療設備采購計劃、大型設備申報文件和醫(yī)療設備的出入庫登記。

3）醫(yī)療器械審批表、醫(yī)療器械論證表、考察報告、談判記錄、設備委員會討論備忘錄、供應商資質證明、醫(yī)療器械三證并加蓋供貨單位公章，需政府采購的要填寫政府采購登記表，需國際招標的要招標代理協(xié)議、投標文件，需進口設備的要外貿代理協(xié)議、貨運單、海關報關單、商檢部門的檢測文件、免稅證明、檢驗檢疫證明、報價單，是大型醫(yī)用設備的要廳、部下發(fā)的大型設備資源配置許可文件。

4）貨物配置清單，隨機文件，醫(yī)療器械開箱驗收鑒定書，產(chǎn)品價格，產(chǎn)品樣本，使用和維修手冊，線路圖及有關技術資料，合格證。

5）操作規(guī)程、維護保養(yǎng)制度，安裝調試記錄及使用維修記錄，性能鑒定書。

6）醫(yī)院每年強制檢定醫(yī)療設備統(tǒng)計表，各類醫(yī)療設備的計量要求和標準及計量結果與計量周期。

3 醫(yī)療設備檔案管理現(xiàn)狀

1）醫(yī)院領導重視程度不夠。對于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟收益的醫(yī)療設備，歷來醫(yī)院在購置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優(yōu)購置，盡快到貨驗收使用發(fā)揮效能。但醫(yī)療設備購回后，使用情況如何，是否充分發(fā)揮效能，是否創(chuàng)造了最大的經(jīng)濟效益，這一系列問題，往往會被醫(yī)院領導忽略，存在醫(yī)療設備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實反映醫(yī)療設備從購置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過程的醫(yī)療設備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

2）醫(yī)療設備檔案借閱使用效能沒有充分發(fā)揮。大多醫(yī)院僅將醫(yī)療設備檔案作為技術性資料收集歸類整理，進行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計和上級主管部門檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導工作的功能沒有充分得到發(fā)揮。

3）醫(yī)療設備資料分散，難于收集。醫(yī)療設備檔案資料存在于設備采購部門、醫(yī)學工程維修部門、設備存放的每一個臨床、醫(yī)技科室以及檔案部門，它以紙質、電子介質、圖片資料、影像資料等各種介質的形式存在。僅我院上萬元的醫(yī)療設備就有2000件之多，如此多的分散在醫(yī)院每個角落的醫(yī)療設備，使得醫(yī)療設備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。

4）醫(yī)療設備檔案管理缺乏專業(yè)人員。醫(yī)療設備檔案管理從始至終僅在檔案部門配有專職的檔案管理員，其他環(huán)節(jié)均為兼職的檔案管理員。分布在設備購置、維修、使用環(huán)節(jié)的諸多兼職設備檔案管理員，沒有太多的檔案管理經(jīng)驗，缺乏檔案管理專業(yè)知識，對于醫(yī)療設備檔案管理是有心無力，不知如何做好此項工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫(yī)療設備檔案管理工作。

5）醫(yī)療設備檔案管理周期長，管理難度大。醫(yī)療設備從申購到使用、報廢、處置等一般需要5～10年，如此長的生命周期均是醫(yī)療設備檔案資料生成的過程。設備生命周期內產(chǎn)生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。

6）醫(yī)療設備檔案管理制度不健全。醫(yī)療設備檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，是造成醫(yī)療設備檔案疏于管理，醫(yī)療設備管理出現(xiàn)疏漏的主要原因。沒有完善的規(guī)章制度，醫(yī)療設備檔案管理就無章可循，達不到醫(yī)院對醫(yī)療設備檔案管理的要求。

4 保證醫(yī)療設備檔案集中統(tǒng)一管理的有效措施

1）加強宣傳，提高群體檔案意識。這是做好檔案工作的基礎。特別要對醫(yī)院中層領導進行檔案法規(guī)教育，并將宣傳教育內容傳達給所在科室的醫(yī)務工作人員，并堅持宣傳教育工作常抓不懈。要對現(xiàn)有的醫(yī)療設備進行清查，將保存在科室及個人手中的設備資料限期交醫(yī)院綜合檔案室保管。對已遺失的設備資料要設法補齊，一并移交。

2）“三方”堪驗，保證設備檔案資料的齊全完整。凡新購進的醫(yī)療儀器設備，要求有器械管理科、使用科（室）和檔案室人員同時在場的情況下方可開箱，堪驗儀器設備資料的齊全完整，并將此形成制度，堅持下去。這樣，醫(yī)院的設備檔案定能完整地集中到醫(yī)院綜合檔案室。

3）對技改設備的檔案資料，要及時收集進室。這項工作做得好壞，對設備檔案的齊全完整至關重要，不可忽略。

通過采取以上措施，醫(yī)療設備檔案必能得到集中統(tǒng)一管理，并能充分發(fā)揮出設備檔案的應用作用。在工作中，只要不斷改進工作方法，切實為利用者提供方便，就能對檔案工作的順利發(fā)展起到促進作用。