優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平

孫杏林

摘 要：當前事業單位的人事檔案是人事管理中一項具有挑戰性的工作，檔案是一個人身份、學歷、獎懲等方面的綜合資料，在人力資源管理中與相應的薪酬福利、社會勞動保障、組織關系等密不可分，既是人生軌跡的體現也具有法律效力。過去各單位在管理人事檔案時，需要在檔案的統計、歸納、保存和交接等各方面工作上消耗大量精力及時間，而且由于檔案數量龐雜，經常會在管理中出現檔案遺失和損壞現象。當前大數據時代的背景下，利用信息科技對事業單位的人事檔案進行管理已迫在眉睫，內部人力資源管理中科技含量越高，其管理的規范性和效用性也就越強，從而可以更好地推進整個行業的發展。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；措施

1 加強事業單位人事檔案管理工作的重要性分析

人事檔案管理工作是事業單位一項重要的基礎管理項目，通過不斷建立、完善事業單位人員人事檔案管理信息，從而有助于提升人事檔案信息的完整性，將與干部職工相關的信息資料等進行收集整理和分析，從而建立人事檔案管理系統和事業單位人力資源管理工作乃至其他業務管理工作的聯系，從而提高人力資源管理價值，更好地借助信息數據為事業單位各類經營發展決策的制定提供參考支持。此外從國家和行業發展層面來看，加強事業單位人事檔案管理工作，有助于政府等有關部門了解事業單位在人事政策等方面的執行情況，了解行業發展動態，更好地為國家有關決策的制定奠定基礎，提升全社會公民整體文化素養，激發創新意識，形成良好的發展格局。中國共產黨第十九次全國代表大會將習近平的中國特色社會主義新時期確定為全黨的指導思想，落實干部標準，建設高素質專業干部， 所有這些都需要在干部人事檔案工作中落實，需要從制度層面進行系統規劃和全面部署。

2 當前事業單位人事檔案管理工作存在的問題分析

2.1 對人事檔案管理工作重視程度不夠，沒有完善的人事檔案管理制度體系來進行指導和約束

事業單位人事檔案管理是一項基礎工作，工作屬于常規性內容，所以領導對人事檔案管理工作重要性認識不足，在資金投入、人員配置以及科學管理等方面缺乏深入的研究，設備更新不及時，人員數量相對較少，人事檔案管理工作往往處于邊緣化的狀態，只有在迎接檢查或者人事調動等方面才進行資源的利用，不利于人事檔案管理工作的有序開展。同時事業單位在人事檔案管理制度體系建設方面積極性不夠，隨著國家經濟社會發展形勢不斷變化，新時期事業單位面臨嚴峻的改革形勢，同時國家在社會保障、勞動力保護等方面的政策也在不斷完善，對于事業單位而言，也應當結合形勢變化建立完善的人事檔案管理制度體系，才能更好地踐行與時俱進的發展理念，但是目前事業單位在人事檔案管理制度建設完善等方面開展積極性不夠，缺乏完善的制度體系，很多內容更新不及時、規定模糊，影響了人事檔案管理工作規范化開展水平。

2.2 人事檔案管理基礎薄弱，信息化開展進程緩慢

事業單位人事檔案管理工作整體基礎比較薄弱，基礎性工作不扎實，新時期國家對檔案管理提出了新的要求，也出臺了一些舉措和辦法，但是在具體執行過程中事業單位在人事檔案管理方面并沒有嚴格按照政策要求來加強標準化管理，很多內容存在不規范、漏項等，人事檔案建立不完善、分類不合理，沒有建立完善的歸檔調整機制，信息更新不及時。此外雖然事業單位也結合形勢要求建立了自身的人事檔案管理信息系統，但是并沒有做到有效的信息共享，導致人事檔案信息資源浪費，影響了檔案管理信息化建設進程。

2.3 人事檔案管理隊伍素質有待提升

開展人事檔案管理工作，不斷提高規范化標準化管理水平，需要有專業的人員來進行實施，目前由于事業單位整體在思想觀念等方面對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，通常沒有專門的人事檔案人員來開展此項工作，檔案管理人員往往都是身兼數職，沒有足夠的時間和精力來進行研究，加上缺乏系統的培訓，對政策等了解不全面、不深入，難以勝任新時期人事檔案管理工作的新要求。

2.4 人事檔案開發利用程度不高

加強人事檔案管理工作，需要采取有效的措施保證人事檔案的規范性和完整性，同時還要注重人事檔案管理信息的利用和開發，只有加強資源有效應用，將人事檔案管理與是事業單位自身的業務實際等結合起來，才能更好地發揮人事檔案應有的功能，目前事業單位人事檔案管理工作大部分停留在信息匯總整合方面，人事檔案和人力資源薪資待遇調整、職稱評定以及培訓等方面結合程度不夠，不利于人事檔案管理功能的有效發揮。

3 事業單位人事檔案管理的具體策略

3.1 提升意識，強化領導

為了從深層次對人事檔案管理工作進行完善，單位領導要重視和關注，要讓人事檔案管理工作擁有強有力的支撐。單位內部要把人事檔案管理工作納入議事日程之中。比如，創建檔案管理領導小組，小組對人事檔案管理工作的各個層面負責，并開展定期的檢查和指導工作。在工作開展中要及時地發現其中存在的不足，提出解決意見。隨之形成人事檔案管理考核機制，對人事檔案工作進行合理的考量，開展分類指導模式，實現動態管理模式。這樣，人事檔案工作會展現出制度化特征，更加規范和科學。

3.2 完善檔案工作基礎建設

事業單位的領導要對人事檔案管理工作的開展提供支持和鼓勵。檔案管理部門就要和領導開展積極有效溝通，對檔案管理的設施進行重點更新和升級。比如，在單位內部要創建專用檔案庫房，配置優質的檔案柜。在庫房中，要擁有一些安全防護設施，還應該對庫房進行定期檢查。檔案的庫房和閱檔室等地方要實行分離模式。在檔案工作上要投入更多的精力和物力，保證人事檔案管理工作順利開展。

3.3 形成完善的管理制度

在事業單位發展過程中，要使得人事檔案管理制度的建設水平得到提升。人事檔案管理工作具有一定的復雜性，在沒有規章制度的情況下，就得不到有效管理。所以，在實際開展人事檔案管理工作的過程中，應該從現實社會需求出發，對檔案管理制度進行完善和升級，并關注制度的具體落實情況。人事檔案資料的收集和歸檔制度要以嚴格的要求為支撐，防止出現虛假檔案材料。最終，為人員的考察和任用提供真實的信息。

3.4 加強人事檔案管理人才隊伍建設

提高檔案管理人員的服務意識和能力一方面要不斷引進高素質的檔案管理和人力資源管理人才，同時注重人才隊伍的開發，針對事業單位人事檔案管理工作新要求，加強政策理念、制度基礎知識、檔案管理技能以及職業素養、計算機技術等方面的綜合培訓，提高檔案管理人員的崗位勝任能力。另一方面要不斷提高檔案管理人員的創新意識，主動研究新形勢下做好事業單位人事檔案管理工作的新舉措，加強檔案管理人員與其他部門人員之間的溝通交流和協作，提高對其他部門人員的指導服務能力，共同為推動事業單位人事檔案管理工作有序開展形成強大的人力合力。

4 結束語

綜上所述，在當前網絡技術越來越普及的背景下，事業單位曾經使用的人事檔案管理方案以逐漸與時代脫節，并逐漸出現了很多問題。因此要求人力資源管理人員對問題進行反思，從而轉變陳舊落后的管理思想，更好地利用現代計算機與網絡技術，從而實現員工檔案管理的自動化與信息化。信息科技手段的運用可以大大提高工作效率，為實現事業單位內部管理的跨越式發展做出了突出的貢獻。

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