關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

梁桂芳

摘 要：隨著我國信息技術的不斷發展，科學技術的應用已經逐漸滲透到社會生活的方方面面，作為各項工作記錄的檔案信息，自然也開始建設起信息化的檔案管理模式。目前信息化的檔案建設管理主要有信息化建設與管理兩方面內容，共同構成檔案信息化管理的方式。但是我國對于檔案信息化管理的發展的各項內容還存在一定的缺陷，相關制度、設備、人員都存在一定的差距，因此本文就以檔案信息化建設與管理進行深入分析，通過對檔案信息化的概念、特點、步驟的闡述，為信息化檔案管理的發展提出有效的措施，旨在為我國的檔案信息化管理與建設起到一定的指導與促進。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；措施

1 檔案信息化建設的概念和基本理論

檔案信息化的建設管理指利用現代計算機網絡平臺，采用網絡信息收集整理、共享開發的應用對檔案管理中的各項信息進行高效率的保存，同時為使用者提供高效率的檔案使用方式。信息化的檔案管理模式是科技發展的必然趨勢。主要將傳統的實體檔案管理轉化為信息化的數字管理方式，改變了傳統檔案保存中的效率低、花費大、易損壞的特點。在實體檔案的基礎上開發出的更為高效、節約、適用性強的檔案管理模式。

檔案信息化的建立與管理主要體現在檔案信息的網絡化、數字化、共享化的一體化管理。主要通過數據庫服務器的管理技術，然后通過計算機應用端的進行查詢使用，實現了對檔案信息的高效率收集保存，滿足信息時代對檔案信息管理使用的數字化的科技理念。

2 檔案信息化建設的特征

信息化的檔案建設屬于信息技術條件下的必然趨勢，一是對傳統檔案管理模式的改進，使其滿足信息化社會的需要。二是使檔案管理的內容向著更加多元化的方向發展，拓展檔案管理的服務內容與發展空間。并且對檔案信息的公布、檢索、開發進行優化，滿足檔案管理的目的以服務為中心進行展開。另外，檔案信息化建設也是對社會信息使用平臺的改進，計算機和智能手機的使用已經得到互聯網技術的普及，人們對信息的使用方式已經過渡到了數字信息時代。信息化檔案的建設也是人們對信息使用特征的體現。網絡數字化時代的到來，信息管理技術已經開始走向云計算與大數據的應用發展，檔案信息作為信息管理的重要內容，伴隨多媒體與數據庫的廣泛應用，數字信息化的檔案管理已經成為時代變革要求。所以信息檔案的建設與管理是未來檔案發展的必然趨勢。

3 檔案信息化建設存在的問題

3.1 數據的異構性

傳統的檔案管理采用的實體檔案內容，往往會忽略檔案內容的構成方式，雖然可以進行直接接受管理但不利于檔案信息的共享使用。信息化建設對檔案信息的內容需要進行分類歸納，由于各個部門的檔案信息的內容格式不同，一些特殊文件屬性和格式增加了信息化建設的難度，一方面是對檔案信息的電子化接受管理，另一方面要求檔案信息的完整有效，這兩個內容的矛盾增加了信息化管理技術復雜性，從而不能有效進行檔案信息化建設管理。

3.2 高度的分散性

很多檔案信息需要進行多次使用更新，一個信息內容會以不同形式多次出現，不同部門、不同項目都會不斷進行檔案信息的使用發布，比如企業的財務管理信息，稅務部門有包含稅金的財務報表，經營部門有銷售額的財務報表，所以在檔案管理過程中很多互有聯系而相互分散的檔案信息的處理，容易增加信息篩選難度或者造成信息遺漏，信息化管理的一體化不夠緊密。

3.3 管理滯后

檔案管理的信息化建設是以先進的檔案管理科技為基礎，借助于數據庫系統和共享網絡平臺的聯系，使得檔案信息使用者可以迅速進行查詢使用。但是對于檔案信息化建設管理的發展技術知識外部因素，主要作用的還是檔案信息化管理體制的完善，在進行檔案信息化管理設施的建設后，很多檔案管理人員缺乏良好的責任心，很多檔案資料不能及時更新存檔，影響人們對檔案信息的使用，干擾社會發展和企業的經營效率。

4 檔案信息化建設的步驟

4.1 創建網絡檔案系統

對于檔案信息化的推進，首先就需要有良好的檔案信息化系統，根據自身的檔案內容管理要求，在企業內部建立一個檔案信息收集、處理、共享、開發的公共服務平臺，然后在各個部門建設中相應的信息共享端口，方便相關人員及時進行檔案信息的上傳和使用。如果有條件的話可以與外界網絡進行互聯，突破窗口服務的局限性，人們可以隨時隨地進行檔案信息的查詢使用。同時建設相應的安全管理系統，保證檔案管理系統的安全穩定運行。另外，與信息化檔案管理系統相對應的還包括人員使用的權限設置，很多檔案信息都設計到企業發展的效益，對不同管理人員和員工設置信息使用權限，建立起一個全面的檔案信息化管理系統。

4.2 采用電子文件形成部門、檔案部門與計算機信息管理部門三點結合方式

信息化的檔案管理建設需要借助檔案信息的產生部門、檔案管理部門和計算機信息管理部門的結合，部門作為檔案信息的產生者和使用者，對其產生和使用的檔案信息要有一定的責任和要求，使檔案信息有利于檔案管理的展開。檔案管理部門作為檔案信息管理的主體，通過相關的檔案信息管理的要求規范，對部門產生的信息進行分析整理歸納，保證檔案信息管理的效率與價值。計算機管理部門作為檔案信息建設的技術基礎，是企業實行檔案信息化建設管理的關鍵。使用相應的網絡技術對檔案信息的管理與傳遞進行處理，是檔案信息化建設發展的動力。實現檔案信息化建設的發展需要三者的相互協調和共同發展。使得企業內部的檔案管理成為一個有價值的整體。

5 檔案管理信息化建設的策略

5.1 提高電子文件歸檔管理的信息化水平

根據自身檔案管理的發展，采用與之相適應的檔案信息管理系統，根據企業內部的檔案信息類型和使用方式，采用合適的方式進行檔案信息實體內容向數字內容的轉化。同時制定相應的檔案信息化建設管理制度，提升檔案信息化管理的人員積極性。從信息化檔案管理和服務的兩方面內容提升檔案信息管理質量，提升信息化檔案建設、管理、應用的效率。

5.2 提高檔案工作人員從業素質

信息化的檔案建設管理一方面是管理系統的應用推進，另一方面需要有相應的計算機技術和素養的管理人員，進行信息化系統的維護改進，一是進行信息化的檔案管理工作人員需要有相應的計算機技術的操作技能，很多管理系統都會設計到計算機網路、數據庫技術、信息組織的相關技術，相關的信息管理人員也需要具有一定的管理技能。二是對工作人員的綜合素質進行提升，信息化技術的應用雖然減輕了檔案管理的工作負擔，但需要工作人員有良好的責任心，對各項檔案信息可以及時錄入整理，提升檔案部門的窗口服務質量，使得檔案信息化建設最終更好的為人民服務。

6 結語

綜上所述，檔案信息化的建設是信息時代發展的必然趨勢，通過采用信息化的檔案管理方式，使得我國的檔案管理工作的效率、質量、安全得到進一步提升。越來越多的企業生產發展都需要借助信息化的管理方式進行促進，信息化檔案管理的建設與發展為我國經濟的發展提供了良好的信息服務支撐。

參考文獻

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