海事檔案管理的問題與優化策略

孟方紅

摘 要：海事檔案管理是海事管理工作之重要內容，其主要是對海事管理工作中產生的各類資料進行歸檔管理。海事檔案管理具有服務性、管理性以及政治性等特點，既是對海事管理工作之記錄，也能為后續工作的開展提供資料參考。在水上交通管理日益加強的當下，國家對海事管理工作逐步重視，海事檔案管理工作也應得到加強，并嚴格落實相關管理制度，了解當前工作中存在的問題，探究有效的解決對策，以促進海事管理工作之更好開展。

關鍵詞：海事檔案管理；問題；策略

近年來，我國海事事業不斷發展，對海事檔案管理工作提出了更高的要求，也使得海事檔案的重要性日益突顯。在此背景下，如何進一步加強海事檔案的管理，使之求真求實、記錄歷史、服務現實、鑒往知來，成為了各海事檔案管理人員需要探究的課題。對此，本文筆者結合工作實際探討了海事檔案管理工作中現存的問題，并提出了相關優化策略，以供業界同仁參考。

1 海事檔案管理概述

海事檔案管理涉及的內容較多，集中來看主要是對海事業務的管理以及口岸管理，具體包括通航管理、船員管理、船舶監督、危險品與防污染管理等的信息記錄與整理。海事檔案管理需要檔案管理人員確保檔案內容的完整性、真實性以及可利用性，體現檔案管理工作之政治性、服務性與管理性特點。這就需要海事檔案管理人員在明確自身職責、提高工作認識的基礎上進行檔案資料的廣泛收集與嚴格鑒定，并完善管理制度以及移交程序，構建信息化檔案管理體系，統一電子文檔格式，以充分發揮海事檔案管理之價值作用。同時，檔案管理人員還應把握以下工作要點：第一，確保檔案資料的完整性，避免檔案殘缺現象出現；第二，確保檔案之關聯性，避免檔案資料雜亂無章；第三，確保檔案調閱權限的控制，規避安全風險；第四，確保機密檔案的安全，避免破壞檔案的行為。總之，應對海事檔案管理工作引起高度重視，并使之得以最大化利用，以提高檔案管理的質量與水平。

2 當前海事檔案管理工作中存在的問題

2.1 規范化程度低，管理制度有待完善

海事檔案管理的專業性很強，需要按照規范的制度流程進行科學合理的管理，才能實現檔案管理工作的順利開展。此外，海事檔案管理需遵循的程序也很多，包括定義檔案、移交檔案、整理檔案、檔案價值鑒定、檔案存儲、檔案安全性與原始性保證、檔案檢索與利用等；同時，還有特定的術語標準、文件格式、資源描述、元數據以及對象數據格式標準等，這些都需要海事檔案管理人員做到心中有數，按要求進行檔案管理工作。然而，當前一些海事檔案管理部門并未嚴格規范員工的工作行為，也未建立完善的規章制度，致使部分員工為方便完成工作而不按規程辦事，造成了檔案管理工作中存在一些隱患與問題，降低了檔案管理工作效率。

2.2 資金投入不足，信息化管理有待加強

隨著管理信息系統的廣泛應用，各行各業都逐步開展了信息化建設，海事檔案管理也不例外。加強海事檔案信息化管理不僅可提高管理效率，還能優化檔案資源的共享形式，提高檔案利用率。然而，海事管理工作涉及范圍較廣，海事檔案管理沒能獲得足夠的重視，導致相關部門在檔案管理工作中的資金投入不足，檔案信息化管理水平還有待提高。一方面，信息化管理的基礎條件還較為薄弱，未能引進先進的計算機設備、掃描儀、刻錄機，也未能開發專業的檔案數據管理軟件，致使電子文檔的生成和管理還存在部分問題，一些專業材料難以進行電子化轉化，數據分類不清、遺失等現象時有發生，急需引入先進的管理軟件與技術設備進行檔案的信息化管理。

2.3 管理力量薄弱，管理人員素質有待提高

海事檔案管理的專業性很強，需要專人進行管理，然而，當前很多檔案管理人員都未接受過專業的檔案管理知識培訓，或是雖為專業出生，但對于海事檔案業務并不熟悉，或對于相關管理細則不太了解，如海事檔案的分類編號細則、業務文件歸檔范圍、保管期限、保密級別等沒有深刻的認識，致使管理不規范，影響工作效果。此外，管理力量十分薄弱，專業人員不足，有的檔案管理人員身兼數職，難以全身心投入檔案管理工作，這都需要加強對人員的管理，提高人員的專業素養以及業務水平。

3 海事檔案管理問題的優化策略

3.1 健全檔案管理制度，統一管理標準

所謂無規矩不成方圓，要加強海事檔案的管理需從制度建設入手，通過健全檔案管理制度，統一管理標準，提高檔案管理工作水平。一方面，應根據《檔案法》、《交通部科學技術檔案分類編號辦法》、《檔案法實施辦法》等各項規章制度，結合本單位實際工作情況制定海事檔案管理制度，使各項工作有據可依，有法可循；另一方面，要統一檔案管理格式，規范入檔范圍與入檔時間，并嚴格規范海事檔案對外利用的對象以及申請流程，以保證檔案資料的安全高效利用，做到檔案資料的有效跟蹤以及科學管理。此外，為提高檔案管理工作人員的工作積極性，還應出臺科學合理的工作考核制度，加強獎勵與懲處，使檔案管理人員能夠明確自身職責，遵循海事檔案管理工作流程以及規章制度開展工作，提高工作效率。而對于海事檔案的信息化管理也應出臺專門的信息化管理制度，以提高信息化管理水平。

3.2 重視檔案管理工作，完善信息化管理

信息化建設是當前海事檔案管理之大勢所趨，是提高檔案管理效率的有效舉措。海事檔案資料繁多，且檔案的形式也十分多樣，既有文字檔案、圖片檔案，還有音頻檔案、影像檔案，這些動態與靜態檔案的保存需要分門別類，妥善處理，不僅需要耗費人力物力，還對存儲條件有著不同的要求，加大了管理難度。而開展檔案信息化管理能夠實現各類檔案資料的集中轉化處理，通過計算機進行統一管理，有效降低管理難度，提高管理效率。因此，相關領導應對海事檔案信息化管理提起高度重視，極大資金投入，引入先進的管理軟硬件設備，構建專業化管理網絡平臺，使各類檔案資料都能實現電子化轉化，共同存儲于計算機內，同時要做好檔案資料的備份管理，以避免不必要的風險。此外，檔案管理部門還可聯合兄弟單位打造檔案管理局域網絡，統一電子文檔格式，建立網絡共享平臺，實現檔案資料的局域共享，以提高檔案資源利用率。

3.3 科學開展人才培養，構建專業管理團隊

海事檔案管理工作的開展離不開專業人才隊伍的支持，面對管理力量薄弱、人員素質不齊的問題，海事檔案管理部門有必要加強人才培養工作，通過引進來與走出去策略進行人才的專業化培育，不僅可通過對外招聘引進既懂專業知識又具備海事業務能力以及計算機技能的專業性人才，還可加強對現有檔案管理人員的培訓，通過外派進修、專業學習、舉辦知識講座、進行問題探討等方式進行人員的在崗培訓，使之不斷提升專業水平。此外，海事檔案管理部門還可經常性地舉辦技能比拼、業務交流等活動，不斷加強人員培養，構建專業管理團隊。

4 結語

總之，海事檔案管理部門應時刻遵循“三個海事”“三個一”“三個追求”“四型海事”之發展理念，全面推進檔案管理工作的科學規范化開展，通過完善制度建設、加強信息化管理、加快人才培養，實現海事檔案管理工作的轉型升級，為海事管理事業之發展貢獻力量。

參考文獻

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